31 съвета за по-малко смучене на електронната поща - музиката

Имейл: Обичаме го, мразим го, обичаме да го мразим. Но тъй като скоро няма да отиде никъде, ние сме тук, за да ви помогнем да се възползвате максимално от него.

От съвети за захранване чрез вашата препълнена входяща кутия до стратегии, които да ви помогнат да получите по-малко от нея на първо място до интелигентни начини, за да сте сигурни, че имейлите, които изпращате, оказват голямо влияние, ние имаме всичко необходимо, за да превърнете входящата си поща във комуникационна мощност.

Ако искате: Поддържайте ясна поща

1. Най-лесният начин да спрете получаването на толкова много имейли на първо място е да се отпишете на онези десетки бюлетини, които по своему желаете да четете, но всъщност никога не ги правите. Unroll.me е абсолютно най-лесният начин да идентифицирате тези смукатели във вашата пощенска кутия - и да се отпишете масово.

2. Ако получавате много нежелана поща от хора, можете също да опитате BoxBe. BoxBe използва това, което нарича персонализиран „Списък с гости“, за да гарантира, че получавате имейл от хора, които са от значение за вас, докато екранирате съобщения от всеки друг в отделен „Списък на чакащите“. Всеки, който не е в списъка ви с гости, ще получи съобщение заявка за потвърждаване на съобщението им, преди да бъде доставено във вашата пощенска кутия.

3. Опитайте да използвате имейл автоматичен отговор - и не само когато сте извън офиса. Автоматичният ви отговор не трябва да бъде дълъг или подробен, но бързото съобщение „Здравей, получих имейла ви и ще се свържа с вас, когато мога!“ Съобщението може да попречи на нетърпеливите бобърци да изпращат последващи имейли преди имате шанс да отговорите. Ето как да го настроите.

4. Съпротивлявайте се на желанието да се отговори на всеки правилен начин по имейл. Както обяснява Александра Францен, „много„ спешни “имейли са склонни да се разрешат без вашето съдействие. Избирайки да не отговаряте моментално, обучавате хората да бъдат по-самостоятелни - докато създавате здрави и реалистични очаквания за това колко бързо ще можете да отговорите. "

5. Предотвратете следващите имейли, като завършвате съобщенията си с ясни инструкции, вместо с въпроси. Вместо да кажете: „Трябва ли да се свържем отново следващата седмица?“, Опитайте: „Ще ви се обадя във вторник сутринта, за да се свържете отново.“ Ако това не работи, вашият получател ще ви уведоми, но в противен случай вие сте предотвратили ненужно напред-назад.

Ако искате: Намалете времето, което прекарвате по имейл

1. Искате да поддържате имейлите си както кратки, така и продуктивни? Поемете задължение да правите всяко съобщение пет изречения - или по-малко. Дори има сайт, който е създаден, за да помогне: Five.sentenc.es! Както е обяснено, „Отнасяйте се към всички отговори по имейл като SMS към текстови съобщения, като използвате определен брой букви на отговор. Тъй като е твърде трудно да броим букви, вместо това броим изречения. ”Имате ли нужда от съвет за поддържане на нещата накратко, но все пак учтиви? Елиът Бел има няколко страхотни съвета.

2. Ако ви се случва да изпращате едни и същи съобщения отново и отново, запишете шаблони в папката си с чернови (тук ще започнете с 27) или се възползвайте от лабораторията „Canned Response“ на Gmail, която ви позволява да запишете произволен брой отговори и лесно да ги поставите в имейлите си. (Вижте как да го настроите, любезно с Gadgetwise.)

3. Изпращате много имейли от телефона си? Опитайте автоматичен текст, инструмент, който ви позволява да въведете персонализирано съкращение, което след това се разгръща в пълно размазване на текст. Например, въвеждането на „rl8“ може да се разшири до „Закъснявам“, което е удобно, когато тичате на среща. (Ето как да го настроите.)

4. Освен ако работата ви не изисква незабавно да отговаряте на имейли, задайте само няколко пъти всеки ден, че ще проверявате входящата си поща. Това време може да бъде различно всеки ден, просто трябва да бъде умишлено (например днес ще заделя за 9-10 ч., За да мина през входящата си поща, след това ще го гледам отново от 4-5).

5. Добавете два маркера (или филтри в Gmail) във входящата си поща: „бърз отговор“ и „изисква фокусирано време.“ Когато знаете, че имате солиден блок от непрекъснато време, започнете с отваряне на фокусираната си папка с време и решете кои най-много имате трябва да се справим. И следващия път, когато имате няколко минути да отделите, докато чакате автобуса или на линия за кафе, отворете папката си за „бърз отговор“, вместо да проверявате Instagram.

6. Настройте имейла си така, че след като се справите с един имейл и го подадете или го изтриете, ще бъдете прехвърлени директно към следващия във вашата пощенска кутия, вместо да се върнете към списъка с имейли. (За Gmail можете да направите това чрез опцията Auto-Advance в Gmail Labs.) Това намалява всяко време, което бихте прекарали, решавайки кое съобщение да обърнете внимание на следващото!

7. Трябва да преминете през куп имейли за кратък период от време? Опитайте имейл играта, която ви дава пет минути, за да преминете през възможно най-много имейли и ви възнаграждава с точки. Той също така се фокусира върху справяне с 10-20 имейла наведнъж, като кара вашата входяща битка да се чувства по-голяма за хапване.

Ако искате: Организирайте вашата пощенска кутия

1. Не съхранявайте всичките си имейли във входящата си поща - или ги изтривайте, файлове или архивирайте, след като са били обработени. Изследване от 2011 г. на Института по невронауки в Принстън определи, че „когато средата ви е претрупана, хаосът ограничава способността ви да се съсредоточите.“ Това важи и за вашата виртуална среда; колкото повече имейли можете да видите - дори и такива, които вече нямат значение - толкова повече време мозъкът ви ще прекарва подсъзнателно в мисли за тях.

2. За хора, които не обичат списъци със задачи, лесно решение (или така смятат) е да използват входящата си поща като такава. Но за истински задачи, като „Създаване на предложение за нов клиент“ или „Наем на офис за плащане“, е време да намерите система от списъци със задачи, която работи за вас. Използването на входящата ви поща като списък със задачи поставя времето ви в ръцете на други хора - с всеки нов имейл идва нова задача, независимо дали ви харесва или не. Но трябва да добавите съзнателно задача в списъка си със задачи е шанс да определите дали наистина трябва да правите това в момента, вместо друга работа.

3. Можете да използвате Gmail, за да накарате някои имейли да пропускат вашата пощенска кутия автоматично. Например, ако плащате автоматично сметката си за кабел, можете да я архивирате автоматично и да добавите етикета „Финансов“. Никога не трябва да я виждате, но ако имате нужда, знаете къде да я намерите. Говорейки за намиране на неща …

4. Преди да изпратите какъвто и да е имейл, прочетете го за търсене. Какво бихте търсили, за да намерите този имейл по-късно? Тези думи в имейла ли са? Може да искате да промените „Бележки от срещата с Джак“ на „Бележки от срещата на август с Джак Смит от Амазонка.“

5. Всъщност има много команди за търсене, които правят намирането на стар имейл много, много по-лесно. Ето грунд за това как да намерите всеки имейл по тема, тема, подател и други.

Ако искате: Направете своя Inbox Way Cooler

1. Искате ли някога да поставяте лепкави бележки навсякъде във входящата си поща? Подходящо нареченото Забележки за Gmail ви позволява да прикрепяте бележки и маркери към всяко имейл съобщение - прикрепете бележки към имейл нишка в горната част на изгледа на изпратените си имейли или наистина навсякъде другаде във вашата пощенска кутия.

2. Допълнителна информация за Gmail е добра мечта на мрежата: Плъгинът показва информацията за контактите ви в социалната мрежа точно във вашата пощенска кутия, така че можете да се свързвате с тях в LinkedIn, Facebook и Twitter, без дори да напускате Gmail. Можете също така да видите перфектен списък на скорошни имейли от тях и да записвате лични бележки, които да прикачите към техните адреси в акаунта ви.

3. Подобно на Gmail на стероиди, Gmelius е разширение за браузър за Chrome, Firefox и Opera, което до голяма степен повишава изживяването ви в Gmail с всичко - от изчистен интерфейс (няма повече реклами!) До възможност за блокиране на електронните проследяващи адреси, за да защитите поверителността си. Друга любима функция е автоматичният бутон „Отписване“, който замества бутона „Спам“ на Gmail, когато Gmelius открие списък с пощенски съобщения.

4. Знаете онези имейли, за които знаете, че няма да стигнете до по-късно, но се страхувате, че ще забравите? Плъгинът Boomerang, който в момента е наличен за Gmail и Outlook, е идеален за справяне с тях. Можете да планирате имейл да изчезне и да се върнете по-късно, когато сте готови да се справите с него, оставяйки пощенската си кутия по-ясна дотогава. Boomerang също така ви позволява да планирате имейл, който да бъде изпратен по-късно и да настроите повтарящи се имейли.

5. Вижте Gmail Labs - което ви позволява да изпробвате функции за добавяне на Gmail като „отмяна на изпращане“ и преглед на календара ви право във вашата пощенска кутия. Влезте в настройките си в Gmail, след което кликнете върху „Лаборатории“, за да започнете.

6. Намирате ли да подписвате или изпращате много документи и договори? Hellosign за Gmail ви позволява да подписвате документи и да попълвате формуляри, без да напускате входящата си поща - истински спасител за онези от нас, които мразят скенери, принтери и факс машини.

Ако искате: Прочетете имейлите си

1. Направете първите 50 знака от всяко съобщение възможно най-кратки и изпълними, казва Fast Company . Примамлив отварящ го прави много по-вероятно вашите получатели да продължат да четат.

2. Дългите блокове текст изглеждат страшно за четене, така че помислете как да направите текста си по-четим. Използвайте куршуми, списъци, удебеляване и кратки, лесно пропускаеми абзаци. Имате проблеми с разрешаването му? Това може да е знак, че се опитвате да покриете твърде много.

3. Ако получавате повече от една точка или задавате повече от един въпрос в имейла си, уверете се, че тези елементи се открояват от останалата част от разказа, като ги поставите с удебелен шрифт, маркирайте ги или ги подредете в списък с букви. Контрастът естествено привлича погледа на получателя към месото на съобщението (парчето, което не можете да им позволите да пропуснат!).

4. Направете всякакви въпроси, които задавате, възможно най-конкретни. „Какво мислите за предложението?“ Не е добър въпрос. „Можем ли да продължим с предложението на продавача от 20 000 долара до петък?“ Е по-добре.

5. Надявате се да хванете своя шеф или някой важен в по-малко натоварения ден, но не знаете графика му? Избягвайте имейлите във вторник и четвъртък. Това са дните с най-голям обем за пощенските кутии на хората и не искате вашето важно съобщение да се изгуби в море от бюлетини, оферти и друга кореспонденция.

6. Направете броя на темите си - нещо, което дава на получателя ясна представа какво ще бъде в имейла. (Бонус: Това също ще ви помогне лесно да търсите съобщението във входящата си поща, ако получателят ви се обади за обсъждане, а не да пише обратно по имейл.)

7. Изследователи от Карнеги Мелън откриха, че най-ефективните имейли имат тематични линии, които се харесват на едно от двете неща: любопитство (страхотно, ако сте маркетинг) или полезност (вероятно най-доброто за останалите от нас). едноминутно видео, за да научите повече.

8. Искате наистина да сте сигурни, че съобщенията ви ще бъдат прочетени? Разширението за Chrome MailTrack ви позволява да видите дали и кога хората са чели имейлите ви. И ако забележите, че седи там непрочетено? Вижте тези съвети за следване на правилния начин.