Само защото наскоро внедрената функция на Google за отмяна на изпращане не означава, че сте ясни, когато става дума за грешки в имейла. В крайна сметка, когато работите толкова бързо, колкото правите, има смисъл само, че ще се изплъзвате всеки път и отново. Дори и да сте перфекционист.
Всъщност има няколко неща, които всички професионалисти в крайна сметка правят в един или друг момент - в кариерата си (ако не веднъж годишно). Така че, вместо да се паникьосвате, просто следвайте нашето ръководство.
1. Кликнете върху Изпращане, преди да се предполага
Трудно е да останете спокойни, след като случайно изпратите на някого половин имейл - особено когато сте планирали да го ревизирате, тъй като е изпълнен с грешки, прекомерни възклицания и формулировки, които лесно могат да бъдат погрешно разбрани.
Но не прекарвайте следващите 10 минути в проучване на приложения за проследяване на имейл, за да видите дали получателят ви е отворил съобщението. Вместо това завършете оригиналния имейл бързо (вече нямате лукса да отделите няколко минути за редактирането му) и напишете следното отгоре:
2. Случайно отговор на всички
Тази грешка идва в два сценария: Първият, изпращате нещо, което не е поверително, но не е точно предназначено за всички да четат - например имейл до шефа си относно времето за почивка. Или две, изпращате на цялата компания мрачен коментар за колега, който беше предназначен само за близък приятел.
За първия сценарий опитайте:
Изпращането на това е начало, но все още не сте далеч. Това не е случайно приплъзване, което може да бъде лесно поправено. Подходете към когото и да е, че сте се обидили лично (или по телефона) и се извинявайте - без значение колко е неприятно. След това прочетете това за стъпка по стъпка подход как да се възстановите от този тип по-сериозна грешка в работата.
3. Създаване на грозна грешка
Повечето печатни грешки не изискват последваща бележка, но всички сме се натъкнали на онези находчиви, които изискват обяснение. Може би печатницата променя значението на това, което всъщност се опитваш да кажеш. Или може би има толкова много, че просто те кара да изглеждаш леко неграмотно.
Вместо да се надявате, че вашият получател ще пренебрегне печата (ите) като грешка, кажете му:
4. Изпращане на имейл на грешното лице
Тази грешка отново идва в два различни сценария. Или изпращате съобщение, свързано с компанията, на Colleague Two, вместо на Colleague One, или случайно изпращате чувствителна информация на някой извън компанията.
За първия сценарий напишете:
Последният сценарий, разбира се, е много по-сериозен. Преди да се свържете с неправилния получател, вземете предвид последствията, като уведомите вашия мениджър какво се е случило - и разберете колко чувствителна е информацията, която сте изтекли. След това, въз основа на инструкциите на по-висшестоящия ви, се извинете на външната страна и учтиво помолете него или нея да изтрие вашето съобщение.
Какви са други ежедневни грешки в имейла и как да се възстановите от тях? Разкажи ми за тях в Twitter?
