Обичам лятото. Разбира се, понякога може да бъде нелепо горещо и е сложно да намерите дрехи, подходящи за работа, но ако имате късмет, е време за ваканция.
През последните няколко години обаче забелязах, че ваканциите вече не са само шанс да се отпуснете: Те също започнаха да стават синоним на стрес. Стрес, свързан с имейла, за да бъдем точни: хората изглежда се чувстват претоварени от идеята да бъдат вързани към имейла си, да нямат достатъчно достъп до него или да се връщат във входяща поща, която се спука по шевовете.
Е, вземете го от мен: С малко подготовка и някои ясни граници, вие ще можете да се съсредоточите върху лежането край басейна с моето мото - без лаптоп - за нула време.
Преди да тръгнеш
Точно както правите леглото си, изпразвате хладилника и изваждате боклука преди да се отправите към ваканция, изчистването на входящата ви поща преди да тръгнете прави връщането много повече. Така че, няколко седмици преди да заминете за пътуването си, отделете няколко часа, за да направите малко пролетно почистване на входящата кутия, за да се подготвите (мислете за това като основен тен, освен по-добър за вас и безкрайно по-лесно да направите от дивана си).
Също така ще искате да подготвите екипа и клиентите си 10-15 дни преди да заминете. Изпратете им имейл, като им напомняте за вашите дати на излизане, като им давате второстепенни точки за контакт за различни области, за които сте отговорни (т.е. да ги уведомите да не ви изпращат имейли!) И да поискате да се задържат за всичко, което не е спешно, докато ти си далеч. Не забравяйте да поискате да ви изпратят всякаква работа или отговори, дължими преди датата на заминаване, 4-5 дни преди пътуването, така че имайте време да се свържете с тях.
Препоръчвам също да кажете, че няма да проверявате често имейл, а да поставите „НЕВЕРОЯТНО“ в реда на темата, ако нещо наистина не може да изчака до завръщането ви. Като грундирате екипа си да поиска от какво се нуждае преди да тръгнете и да ги помолите да спрете да се свързват с вас, докато не се върнете, ще намалите драстично общото си зареждане по имейл.
И накрая, не забравяйте да поставите имейл автоматичен отговор преди излитане. Някои хора стигат до крайност и напълно изключват електронната си поща, докато не са на път, но не бих препоръчал да тръгнете по този маршрут, освен ако вие и работното ви място не можете да го подкрепите. Достатъчно съобщение, казващо: „Излязъл съм от офиса и не проверявам имейл до 15 август - моля, свържете се така и така, ако имате нужда от помощ“ е достатъчно.
Професионален съвет: Добавете 1-2 дни към датата си на връщане в автоматичния отговор, за да си купите време, за да наваксате, преди хората отново да ви бомбардират с имейли.
Докато си далеч
Ето, ето, където вашата личност е голям фактор, затова разделих съветите си за двете крайности:
За екраните за вземане на обща почивка
Ако мисълта да не проверявате електронната си поща в продължение на две седмици буди чувство на ужас, вместо на злорадство, може би ще приличате на мен, така че преминете към следващия раздел. Ако това изобщо не ви прилича, ето какво препоръчвам: Търгувайте един ден по-малко ваканция за пълна почивка от имейл.
Знам, че много от вас ще мразят идеята, но се отнасяйте с мен. Или имате работа, на която можете да се хванете, след като се върнете, или нямате. Ако знаете, че попадате в последната група, летенето у дома в събота и небрежното наваксване в неделя, преди да се насочите обратно на работа, беше много успешна стратегия за много от моите приятели, които не са свързани с електронна поща.
За пристрастените към доброто име-имейл
За пристрастени по имейл (като мен) препоръчвам да проверявате входящата си поща на всеки 1-2 дни от смартфон и да се съсредоточите върху изчистването на нещата . Тези две неща са ключови:
1. Използвайте смартфон: Защо? Много по-трудно е да бъдеш засмукан във входящата си по телефона по телефона - всъщност не можеш да пишеш дълги имейли или да търсиш нещата. Но ако се появи нещо важно, ще го видите.
2. Съсредоточете се върху изчистването на нещата: Важно е да устоите на желанието да отговаряте на неотложни имейли, без значение колко бързи и лесни са те, защото това ще сигнализира на получателя, че сте на разположение, и да отговаря на имейли. В момента, в който хората получат какъвто и да е имейл от вас, те мислят, че сте на разположение, и вие препичате.
Имате обаче моето разрешение да направя следното: Отговорете на имейли с надпис „НЕВРЕМЕННО“ (надяваме се, че няма да имате такива), изтрийте имейли, които не се нуждаете или искате да четете, и четете и архивирайте информационни имейли. (Имейлите, които се изпращат на групи, където не сте специално извикани, попадат в кофата за четене и архивиране.) Това, което ще остане при завръщането ви, са имейли, които изискват вашето внимание и отговор, но не са толкова спешни, че да трябва да им отговорите, преди да се върнете.
При последната ми ваканция през седмицата тази стратегия доведе до това, че при връщането ми (вместо пълните 380, получени по време на пътуването ми) имах 90 имейла, с които да се справя. Отне ми 15-30 минути на ден. За мен това напълно си заслужава и ми даде спокойствието, от което се нуждаех истински да се отпусна, когато съм на почивка.
Когато се върнете
Независимо от метода, който сте избрали, докато си отивате, първите ви няколко дни назад вероятно все още ще изискват малко наваксване. Подарете си два пълни работни дни, за да станете и да работите и избягвайте срокове или големи срещи през това време. Обикновено блокирам 2-3 часа на ден през първите два дни назад, за да се справя както с входящата си, така и с общата догонваща с моя екип. Уверете се, че пийте кафе с вашия мениджър, за да питате за промени в приоритетите или сроковете или за нови проекти, които са започнали. Ако управлявате други, настройте време с тях, за да видите как са минали нещата, докато сте били навън.
С малко подготовка, малко самосъзнание и някои времеви блокове, когато се върнете, можете да сте сигурни, че ще получите почивката и релаксацията, от която се нуждаете, по време на следващата си ваканция.
