Ето една тъжна реалност: мениджърите прекарват на срещи от 35% до 50% от времето си и въпреки това ръководителите смятат над половината от тези срещи за провали.
Това не е толкова шокиращо. Твърде често се оказваме в мозъчна атака, която е малко прекалено дълга или не е достатъчно дълга или объркваща или разочароваща или крайно непродуктивна.
Разбира се има няколко решения. Можехме да отменим. Можехме да пренасрочим. Бихме могли да превърнем срещата във верига за електронна поща или дискусия в Slack.
Това са всички подходящи стъпки в определени случаи. Но понякога трябва всъщност да положим усилия, за да разберем къде се срещат нашите срещи и активно да работим за тяхното поправяне. Защото в края на краищата не можем просто да откажем да се срещаме с хора - нищо няма да се направи.
Ако търсите виновника, опитайте да си зададете тези въпроси и приложете тези съвети, за да провеждате по-ефективни срещи по време на работа:
Въпроси 1-3 преди срещата
Да, срещата ви може да се провали дори преди да започне. Ето какво трябва да мислите, веднага щом изпратите поканата.
1. Чувствате ли се подготвен?
Всички ваши материали са зададени? Има ли план за това как ще протече срещата? Има ли налична и резервирана конферентна зала?
Най-големият ви приятел ще бъде на дневен ред - не можете да имате страхотна среща без такава.
Другото важно нещо, което трябва да се подготвите предварително, е вашата цел за срещата. Попитайте себе си (и може би го запишете): „Какво е едно нещо, което искам да постигна?“ Може да е нещо малко, като актуализиране на вашия екип или голямо, като да измислите стратегия за увеличаване на ангажираността на потребителите. Уверете се, че всички са приведени в съответствие с тази цел, така че не се опитвате да покриете противоречиви идеи в една кратка сесия.
„Трябва да имате раздел относно желания резултат, който е различен от дневния ред“, казва Деванте Люис-Джексън, мениджър на продажбите на среден пазар в The Muse. „В дневния ред се обсъжда какво ще се случи по време на срещата, но желаният резултат изгражда консенсус за това какво трябва да се направи преди приключването на срещата. Това помага особено, когато разговорът се дерайлира около темите на дневния ред. "
2. Чувстват ли се други хора подготвени?
Не всяка среща, която провеждате или присъствате, ще изисква предварително хората да преглеждат, попълват или получават материали. Ако обаче го направят, горещо препоръчвам да се гарантира, че всеки има подходящото време и ресурси за това (отново използвайте тази програма!).
Но често създаваме срещи, преди да обмислим контекста и прозрачността. В резултат на това хората влизат в разговора в грешното пространство на главата. Вземете за пример някой, който е нов и има нулев опит в историята на вашата компания. Или някой, който присъства на спринт среща и никога досега не е работил с инженерен екип. Вероятно няма да излязат много от срещата или ще допринесат с някакви ценни прозрения, или могат да пренесат дискусията, разбира се, със своите премествания.
Така че, преди да влезете, запитайте се следното:
- Всички знаят ли защо имаме тази среща?
- Всички знаят ли защо бяха специално поканени на тази среща?
- Всички актуални ли са за това, което ще обсъждаме в тази среща?
- Всички ли познават всички останали в тази среща? Ако не, какво трябва да знаят?
- Има ли напрежение между хората, което може да попречи на напредъка в тази среща?
Ако отговорът е „не“, можете или да дръпнете човека (или хората) настрана, или да ги застреляте с бърз имейл, за да им осигурите известна информация.
3. Вълнуват ли се хората?
Очевидно никой няма да скача нагоре и надолу при мисълта за вашата среща, освен ако не държите едно на кученца за домашни любимци (в този случай трябва да попитам къде се е изгубила поканата ми).
Но вашият екип трябва да почувства някакъв начин за това и да се надяваме повече към положителния край на емоциите. Те може да не са екстатични да говорят на тримесечни приходи, но могат да бъдат облекчени най-накрая да получат някакво излагане на важна информация или да имат място да зададат своите горещи въпроси.
Ако стенат - и стеновете им нямат нищо общо с мразенето на срещи и всичко свързано с този специфичен вид срещи - копайте малко по-дълбоко. Възможно е това да е повторение на предишен разговор и по този начин загуба на време, или някои членове да се чувстват неподготвени, или някой да бъде изключен и всички да са разстроени от това. Дори е възможно вашият екип да е препълнен и да няма честотна лента и енергия, за да седне през час. Независимо откъде идва отрицателната енергия, трябва да се обърнете към нея, преди да влезете в стаята.
Въпроси 4-7 По време на срещата
Това, че сте се подготвили правилно, не означава, че сте на ясно. Има няколко неща, които трябва да сте наясно в момента, за да гарантирате, че всичко върви гладко.
4. Удряте ли всички най-важни точки?
Влязохте с задача за вършене - отговорете на въпрос, обмислете идеята, очертайте нов процес, каквото и да е. Знакът за добра среща е този, който постига това в границите на вашия срок.
Да направите това е доста просто. Следвайте дневния ред до Т (или поне възможно най-отблизо). На всеки 10-15 минути правете проверка със себе си, за да видите дали все още сте на тема. Ако не, насочете разговора назад и се съгласете да поставите щифт във всяка тангента, на която сте били за по-късно. Съгласете се да прегледате отново всичко, което сте пропуснали или офлайн, или в друга среща (и да зададете тази задача на някой в стаята). Не бягайте, освен ако всички останали не могат да се съгласят да се срещнат по-дълго. Като отделяте повече от времето на хората, вие затруднявате изпълнението на други важни срокове, които може да сте определили за тях.
„Целта на срещата е да вземете решение относно нещо и какво / кой / как се изпълнява действието“, казва Хедърлин Нелсън, мениджър на Office Operations в The Muse. „Най-просто казано, ако не можете да излезете с предмет, който може да се изпълни или да вземете решения, не провеждайте среща.“
5. Дали всички (или най-малкото от всички) обръщат внимание?
Да накарате 100% от аудиторията да има всички погледи към вас, телефони надолу, на ръба на седалките си вероятно е разтягане (в крайна сметка ние лесно се разсейваме човешките същества), но почти всички трябва да ви слушат почти всички време.
За да накарате хората да слушат, изисква малко усилия от ваша страна. Поддържайте нещата кратки и сладки. Очертайте ясни следващи стъпки. Използвайте лесни за четене и разбиране визуализации. Забранете лаптопите (ако можете).
Това е чудесно четиво защо никой не слуша в срещите ви - и как да го поправите.
6. Хората задават ли въпроси и получават ли отговори?
Бих казал, че рядко има среща, на която никой не задава нито един въпрос. Ако това е така, хората вероятно не обръщат внимание и най-вероятно ще ви зададат много въпроси след приключване на срещата (и ще трябва да прочетете # 5).
Но колкото е важно да имате ангажирана аудитория, важно е и действително да се справите с техните проблеми. Твърде често казваме „Ще стигна до този момент по-късно“ или „Обещавам, че ще отговоря накрая“ и никога няма да се върна към него. Затова се уверете, че покривате всичките си бази, дори ако това означава да запишете въпроса им или да ги помолите да го повторят в края на презентацията.
Имайте предвид, че може да има други причини, поради които хората не задават въпроси. Може би сте създали среда, може би неволно, в която те не се чувстват удобно. Или може би хората са толкова изхвърлени от дискусията, че не са сигурни откъде да започнат да задават въпроси; в такъв случай вероятно сте се отказали да им дадете контекст (вижте # 2 за съвет по този въпрос).
7. Има ли значим модел на изказване на някои хора (или изобщо не говорят)?
Най-вероятно сте поканили всички в стаята, защото сте искали тяхното мнение или принос за проект - и в крайна сметка идеите и действията, които излизат от вашата среща, ще бъдат по-силни и по-изравнени, ако всички участват. Така че искате да сте сигурни, че всеки участва поне веднъж през цялото ви време заедно.
На теория това звучи чудесно, но не винаги е реалността. Някои хора са по-силни и по-уверени от други, някои хора са на по-високи властни позиции от други, а някои хора не се чувстват толкова включени или уважавани, колкото други в залата. Пример: Изследванията показват, че е по-вероятно жените да бъдат прекъснати в разговорите, отколкото мъжете.
Опитайте се да бъдете правилния вид лидер на дискусиите. Изключете мързеливите колеги. Не прекъсвайте Придържайте се към хора, които са прекъснати. Обадете се на хора, които не са казали много или които може да са по-плашещи. Това важи най-вече за отдалечени хора, които не са физически в стаята.
Също така, не забравяйте, че попадате и в тази категория, дори като организатор на срещи! В някои случаи има смисъл човекът да говори най-много, но дори и тогава трябва да сте сигурни, че всички гласове в стаята се чуват и усилват. (Ето няколко съвета, за да се спрете да се разминете и да разпознаете, когато говорите твърде много.)
Въпроси 8-10 След срещата
Почти там! Ако искате вашите срещи да бъдат хомерун всеки път, помислете по-долу.
8. Всеки ли прави правилните следващи стъпки?
Можете да разберете кога една среща мина лошо, когато всички напуснат стаята и тръгват да правят нещата точно както не сте искали те да го направят.
Избягвайте това, като сте директни и ясни за следващите стъпки. Преди да се откъснете, обърнете се към следното:
- Какво трябва да се направи?
- Как трябва да се свърши?
- Кога трябва да се свърши?
- Кой ще бъде отговорен за това?
- Кой ще контролира / проследява успеха на него?
9. Постигната ли беше по-голямата цел на срещата?
Хората изглеждат по-мотивирани да свършат нещата след това? Изглежда, че работят по-ефективно? По-малко объркване или по-малко въпроси се задават? Постигнахте ли първоначалната си цел? Шансовете са, ако отговорът е да, добре сте се справили (и ако отговорът е не, прочетете горните раздели, за да разберете къде сте сбъркали).
10. Чувстваха ли се и други хора, като срещата беше продуктивна?
Аз отделям този въпрос от горното, защото това изисква всъщност да попитате хората как са се чувствали по време на срещата, а не да предполагате.
Получаването на директна обратна връзка (особено като мениджър) е важно. Възможно е да почувствате, че срещата е преминала без прекъсване, но всички останали не са съгласни - чувайки това, което ще ви помогне да разберете защо не е било успешно и как можете да направите по-добре следващия път. Разбира се, не можете да питате всички всеки път, когато се срещнете как е минало, но правите това от време на време ще гарантирате, че сте на правилния път.
Никой не обича срещите, така че защо да ги караме да смрадят? Отговорете на тези въпроси напред и е много по-малко вероятно да направите провалите на срещите си.
