Въпреки че можете да копирате и поставяте данни от един Excel файл в друг, можете също така да създадете връзка между два файла или работни книги. Когато създавате връзка между файлове, копираните данни се актуализират, когато се променят първоначалните данни. Също така е възможно да се създаде връзка между диаграма, намираща се в работна книга на Excel, в Microsoft Word или PowerPoint слайд.
Забележка: Информацията в тази статия се отнася за Excel версии 2019, 2016, 2013, 2010 и Excel за Mac.
Поставяне на връзки между файлове в Excel и Word
В примерното изображение данните от файл в Excel са свързани с документ на Word. Данните се поставят в документа като таблица. След това таблицата може да бъде форматирана с помощта на функциите за форматиране на Word.
Тази връзка се създава с помощта на опцията Поставяне на връзка. За операциите за свързване чрез поставяне, файлът, съдържащ оригиналните данни, е известен като изходен файл а вторият файл или работна книга, съдържащи формулата на връзката, е файла на местоназначението .
Свързване на единични клетки в Excel с формула
Връзките могат да се създават и между отделни клетки в отделни работни книги на Excel, като се използва формула. Този метод може да се използва за създаване на жива връзка за формули или данни, но работи само за отделни клетки.
- Изберете клетката в работната книга за местоназначение, където искате данните да се показват.
- Натиснете знака за равенство ( = ) на клавиатурата, за да стартирате формулата.
- Превключете в работната книга източник и изберете клетката, съдържаща данните, които ще бъдат свързани.
- Натисни Въведете ключ. Excel превключва обратно към целевия файл. Свързаните данни се показват в избраната клетка.
- Изберете свързаните данни, за да се покаже формулата на връзката в лентата за формули над работния лист.
Поставете опциите за връзки в Word и Excel
Когато поставяте връзка за данни, Word ви позволява да изберете дали да форматирате свързаните данни, като използвате текущите настройки за източника или целевите файлове. Excel не предлага тези опции. Excel автоматично прилага текущите настройки за форматиране в целевия файл.
Свързване на данни между Word и Excel
За да свържете данни между Word и Excel:
- Отворете работната книга на Excel, съдържаща данните, които ще бъдат свързани (изходния файл).
- Отворете целевия файл. Това може да е работна книга на Excel или Word документ.
- В изходния файл маркирайте данните, които да се копират.
- В изходния файл изберете У дома > копие, Избраните данни са заобиколени от пунктирана линия.
- В целевия файл изберете местоположението, където ще се показват свързаните данни. В Excel изберете клетката, която ще бъде в горния ляв ъгъл на вмъкнатите данни.
- От раздела Начало кликнете върху Поставете стрелка надолу за да отворите падащото меню "Опции за поставяне".
- Избери връзка опция. Свързаните данни се показват в целевия файл.
Ако и двата файла са отворени, когато данните се актуализират в изходния файл, файлът на местоназначението се актуализира незабавно.
Ако целевият файл е затворен, когато данните за източника се променят, данните в целевите клетки се актуализират при следващото отваряне на файла.
Ако източникът е затворен, когато се отвори целевият файл, може да се отвори предупредително поле, което да показва, че документът съдържа връзки към външни файлове. Ще ви бъде поискано Актуализация или Не актуализирайте връзките.
Прегледайте формулата на връзката в Excel
Формулата на връзката се показва по различен начин в по-старите версии на Excel:
- В Excel 2010 и по-новите версии на програмата, ако изберете свързаните данни в целевия файл, формулата като = Book1 Sheet1! A1 се появява в лентата за формули над работния лист.
- В Excel 2007 формулата за свързване се показва като = Excel.Sheet.12 в лентата за формули.
Във формулата за 2007 г. абсолютната клетка се записва в стил R1C1, който е колона 1 на ред 1 и който е еквивалентен на по-често срещания стил на сортиране на клетки SAS1.
И в двете формули, Book1 показва името на файла източник.
Преглед на информацията за връзката в Microsoft Word
За да видите информация за свързаните данни (като изходния файл, свързаните данни и метода за актуализиране) в Word:
- Кликнете с десния бутон върху свързаните данни, за да отворите контекстното меню.
- Изберете Свързан обект на работен лист > звена за да отворите диалоговия прозорец Връзки.
- Ако в текущия документ има повече от една връзка, всички връзки се показват в прозореца в горната част на диалоговия прозорец. Изберете връзка, за да се покаже информация за тази връзка под прозореца.
Поставете връзка между графиките в Excel и PowerPoint
Свързване на графики с вмъкване в PowerPoint и Word
В допълнение към създаването на връзка за текстови данни или формули е възможно да използвате и "Вмъкване на връзка", за да свържете диаграма, намираща се в една работна книга на Excel, с копие във втора работна книга. Можете също така да използвате този метод, за да свържете диаграма на Excel в PowerPoint или Word файл.
Веднъж свързан, промените в данните в изходния файл се отразяват както в оригиналната диаграма, така и в копието, намиращо се в целевия файл.
Изберете Форматиране на източник или местоназначение
Когато поставяте връзка между диаграми, PowerPoint, Word и Excel ви позволяват да изберете дали да форматирате свързаната диаграма, като използвате текущата тема за форматиране както за файла източник, така и за целевите файлове.
Свързване на диаграми в Excel и PowerPoint
Придружаващият пример образ показва връзка между диаграма в работна книга на Excel (изходния файл) и слайд в презентация в PowerPoint (целевия файл).
- Отворете работната книга, съдържаща диаграмата, която искате да копирате.
- Отворете файла за представяне на местоназначението.
- В работната книга на Excel изберете графиката.
- В Excel изберете У дома > копие.
- В PowerPoint изберете слайда, където ще бъде показана свързаната диаграма.
- В PowerPoint изберете Поставете стрелка надолу за да отворите падащия списък.
- Изберете също Използвайте темата за местоназначение или Поддържане на форматиране на източника за да поставите свързаната диаграма в PowerPoint.
Ако двата файла, съдържащи свързаните диаграми, са отворени, промените в актуализацията на източника незабавно и в двете диаграми.
Когато отваряте презентация в PowerPoint, съдържаща свързани данни, може да се отвори кутия за предупреждение, за да покаже потенциална загриженост за сигурността. Ще бъдете попитани дали искате да актуализирате свързаните данни.
