Някой ден няма нищо по-досадно от неправилно общуване по имейл. Прекарвате време, като дърпате едно обмислено съобщение и се случва едно от следните неща:
- Другият човек изпраща бърз отговор, който ви кара да разпитате дали те четат дори вашите.
- Те пишат нещо загадъчно и така нямате представа какво мислят.
- Те изобщо не отговарят.
В този момент вие сте готови да се закълнете изцяло по електронната поща - и единственото, което ви спира, е да знаете, че това е напълно нереалистично.
И така, ето по-доброто използване на вашето време: Прегледайте написаното и вижте дали може да предизвикате тази верига от събития.
Не казвам това, за да се почувствате зле (и наистина може да се окаже, че получавате безполезен отговор без никаква вина).
Въпреки това си струва да проучите какво изпращате; защото, ако успеете да идентифицирате начин да подсилите съобщенията си - изведнъж ще имате много по-голям процент на връщане на това, което ви трябва. И е толкова просто, колкото да се преструвате, че сте получател и да задавате следните два въпроса:
1. Защо получавам това?
Факт: Средният човек прекарва 1/3 от работния си ден за проверка на имейла. И така, не всяко едно съобщение ще спечели цялото им внимание. (Помислете за това: склонни ли сте просто да прескачате тези групови имейли, които са адресирани до всички?)
Напълно добре е да изпратите обща актуализация или БЮР, без да е необходим отговор. Въпреки това, тъй като съществуват такива видове съобщения, когато изпращате и изпращате имейл до конкретен човек по конкретна причина, искате да направите това ясно и бързо.
Всеки лесен начин да направите това е да зададете ясен въпрос и да го забиете отгоре. Разгледайте следните два примера:
Опция 1
Вариант 2
Най-добър,
Както можете да кажете, втората версия се различава само от началната линия, но веднага става ясно, че това е повече от обща, не-необходима последваща актуализация. Чрез усилване на бележката с целта си (вместо просто да завършите с нея) вие улеснявате колегата си да види, че искате да чуете от тях, преди да продължите напред.
2. Какво трябва да направя след това?
Натрапването на „Бих искал вашите мисли за втората промяна, която направих да …“ също постига втора цел. Той също така казва на читателя какво точно търсите: обратна връзка по конкретна точка.
Не мога да подчертая това достатъчно, защото подчертаването на следващата стъпка на другия човек е от ключово значение за получаването на търсения отговор (и ви спестява от онзи неудобен момент, когато вместо това, от което се нуждаете, получавате множество идеи за нещо, което вече сте решили).
Трябва да има ред като този във всеки имейл, който изпращате:
- Бих обичал да мислиш за / Какво мислиш?
- Имам нужда, за да продължа напред.
- Просто изпращам това за справка: Не е необходимо действие.
- Исках да споделя, само за да имате актуализация.
- Бихте ли могли да изпратите обратно?
Добре написаните имейли могат да ви помогнат да бъдете по-продуктивни, като ви спестите от срещи и телефонни обаждания, които успяхте да осъществите в няколко кратки абзаца. За да ги направите още по-ефективни, просто не забравяйте да имате предвид какво ще мисли другият човек, когато ги получи, и отговорете на техните ключови въпроси отпред.
Вдъхновени сте да намерите още повече начини да подобрите имейлите си? Ето три статии, които трябва да проверите сега:
- 10 начина да напишете по-добри имейли
- Ръководство на редактора за писане на небрежно добри имейли
- Изненадващият трик за писане на имейли, които получават отговори
