Excel е електронна електронна таблица програма, която се използва за съхраняване, организиране и манипулиране на данни. Данните се съхраняват в отделни клетки, които обикновено се организират в поредица от колони и редове в работен лист; тази колекция от колони и редове се нарича таблица.
Програмите за електронни таблици могат също да извършват изчисления върху данните чрез формули. За да улесни намирането и четенето на информацията в работен лист, Excel разполага с редица функции за форматиране, които могат да се приложат към отделни клетки, редове, колони и цели таблици с данни.
Тъй като всеки работен лист в последните версии на Excel съдържа милиарди клетки на всеки работен лист, всяка клетка има адрес, известен като референтна клетка, така че да може да се отнесе към формули, диаграми и други функции на програмата.
Темите, включени в този урок, са:
- Въвеждане на данните в таблицата
- Разширяване на графите за отделни работни листове
- Добавяне на текущата дата и определен диапазон в работния лист
- Добавяне на формула за приспадане
- Добавяне на формула за нетната заплата
- Копирайте формули с дръжката за пълнене
- Добавяне на форматиране на число към данните
- Добавяне на клетъчно форматиране
Въвеждане на данни във вашия работен лист
Въвеждането на данни в клетките на работните листове винаги е процес в три стъпки; тези стъпки са както следва:
- Кликнете върху клетка където искате данните да вървят.
- Въведете данните в клетката.
- Натисни Въведете на клавиатурата или кликнете върху друга клетка с мишката.
Както бе споменато, всяка клетка в работен лист се идентифицира чрез адрес или клетка, която се състои от буквата на колоната и номера на реда, които се пресичат на мястото на клетката. Когато пишете референция на клетката, винаги първата буква на колоната е написана първо, следвана от номера на реда - например A5, С3, или D9.
Когато въвеждате данни за този урок, е важно да въведете данните в правилните клетки на работния лист. Формулите, въведени в следващите стъпки, използват референтните клетки на въведените данни.
За да следвате този урок, използвайте референтните клетки на данните, които се виждат в изображението по-горе, за да въведете всички данни в празен работен лист на Excel.
Продължете да четете по-долу
02 от 08Разширяване на колони в Excel
По подразбиране ширината на клетката позволява само осем знака от всяко въвеждане на данни да се показват, преди данните да се прехвърлят в следващата клетка вдясно. Ако клетката или клетките отдясно са празни, въведените данни се показват в работния лист, както се вижда с заглавието на листа Изчисляване на отчисленията за служителите влязло в клетка А1.
Ако клетката вдясно съдържа данни, обаче, съдържанието на първата клетка е съкратено до първите осем знака. Няколко клетки от данни, въведени в предишния етап, като например етикета Степен на приспадане: влязло в клетка ВЗ и Томпсън А . влязло в клетка А8 са съкратени, защото клетките отдясно съдържат данни.
За да коригирате този проблем, така че данните да са напълно видими, колоните, съдържащи тези данни, трябва да бъдат разширени. Както при всички програми на Microsoft, има няколко начина за разширяване на колоните. Следващите стъпки обхващат как да разширите колоните с помощта на мишката.
Разширяване на колоните за индивидуални работни листове
- Поставете курсора на мишката върху линията между колони А и B в заглавката на колоната.
- Показалецът ще се промени на стрелка с двоен надпис.
- Кликнете и задръжте надолу с левия бутон на мишката и плъзнете двуядрената стрелка надясно, за да се разшири колона А до цялото влизане Томпсън А. е видима.
- Разширете други графи, за да показвате данните според нуждите.
Ширини на колони и заглавия на работен лист
Тъй като заглавието на листа е толкова дълго в сравнение с другите етикети в колона А, ако тази колона е разширена, за да се покаже цялото заглавие в клетка А1, работният лист не само изглежда странно, но и ще затрудни използването на работния лист, поради пропуските между етикетите отляво и другите колони с данни.
Тъй като няма други вписвания ред 1, не е неправилно просто да оставяте заглавието, тъй като то се разнася в клетките надясно. Алтернативно, Excel има функция, наречена "сливане" и "център", която ще бъде използвана в по-късна стъпка за бързо центриране на заглавието върху таблицата с данни.
Продължете да четете по-долу
03 от 08Добавяне на дата и избран диапазон
Нормално е да добавите датата към електронна таблица - доста често да се посочва кога е бил последно актуализиран листът. Excel има редица дата функции които улесняват въвеждането на датата в работен лист. Функциите са само вградени формули в Excel, за да е лесно да се изпълнят често изпълняваните задачи - като например добавянето на дата към работен лист.
Най- ДНЕС функцията е лесна за използване, защото няма никакви аргументи - кои са данните, които трябва да бъдат предоставени на функцията, за да може тя да работи. Най- ДНЕС функцията също е една от нестабилните функции на Excel, което означава, че се актуализира всеки път, когато се преизчислява - което обикновено се случва винаги в работния лист.
Добавяне на дата с функцията ДНЕС
Стъпките по-долу ще добавят ДНЕС функцията на клетка С2 на работния лист.
- Кликнете върху клетка С2 за да стане активната клетка.
- Кликнете върху Формули раздела на панделка.
- Кликнете върху Време за среща опция на панделка за да отворите списъка с функции за дата.
- Кликнете върху днес функция за отваряне на Формула Builder.
- Кликнете Свършен в полето за въвеждане на функцията и връщане към работния лист.
- Сегашната дата трябва да бъде добавена към клетка С2.
Виждащи ###### Символи вместо дата
Ако се появи ред от символи на маркерите за хакване клетка С2 вместо датата след добавяне на ДНЕС функция към тази клетка, защото клетката не е достатъчно широка, за да покаже форматираните данни.
Както бе споменато по-рано, неформатираните числа или текстовите данни се прехвърлят върху празните клетки надясно, ако са твърде широки за клетката. Данните, които са форматирани като конкретен вид число - като валута, дати или време, обаче, не се прехвърлят в следващата клетка, ако са по-широки от клетката, в която се намират. Вместо това те показват ###### грешка.
За да коригирате проблема, разширете колона С използвайки метода, описан в предходния етап на урока.
Добавяне на избран диапазон
А наречен диапазон се създава, когато на една или повече клетки се даде име, което прави диапазона по-лесен за идентифициране. Посочените диапазони могат да се използват като заместител на референтната клетка, когато се използват в функции, формули и графики. Най-лесният начин да създадете именирани диапазони е да използвате име кутия разположени в горния ляв ъгъл на работния лист над номерата на реда.
В този урок, името скорост ще бъде дадена на клетка С6 да се определи коефициентът на приспадане, приложим към заплатите на служителите. Посоченият диапазон ще бъде използван в формула за приспадане към които ще се добави клетки С6 да се C9 на работния лист.
- Изберете клетка С6 в работния лист.
- Тип скорост в Име кутия и натиснете бутона Въведете на клавиатурата
- Cell C6 сега има името на ставка.
Това име ще се използва за опростяване на създаването на Формули за приспадане в следващата стъпка на урока.
04 от 08Въвеждане на формулата за отчисления на служителите
Формулите за Excel ви позволяват да извършвате изчисления за числови данни, въведени в работен лист. Формулите в Excel могат да се използват за основно число, например прибавяне или изваждане, както и по-сложни изчисления, като например намиране на средностатистически резултат от теста и изчисляване на ипотечните плащания.
- Формулите в Excel винаги започват с равен знак ( = ).
- Равен знак винаги се въвежда в клетката, където искате да се появи отговор.
- Формулата се попълва чрез натискане на клавиша Enter на клавиатурата.
Използване на референциите за клетки в формулите
Един общ начин за създаване на формули в Excel включва въвеждането на формулата в клетки в работните листи и след това използването на референтните клетки за данните във формулата, вместо самите данни.
Основното предимство на този подход е, че ако по-късно стане необходимо да промените данните, това е просто въпрос на замяна на данните в клетките, а не на пренаписване на формулата. Резултатите от формулата ще се актуализират автоматично, след като данните се променят.
Използване на наименувани диапазони във формулите
Алтернатива на референтните клетки е да се използват избрани диапазони - например диапазонът с име скорост създаден в предишната стъпка.
Във формулата посочената диапазон функционира същата като клетка, но обикновено се използва за стойности, които се използват няколко пъти в различни формули - например процент на приспадане за пенсии или здравни помощи, данъчна ставка или научна константа - докато референтните клетки са по-практични във формулите, които се отнасят само до конкретни данни.
Въвеждане на формулата за отчисления на служителите
Първата формула, създадена в клетка С6 ще умножи Брутна заплата на служителя Б. Смит с процента на приспадане в клетка СЗ.
Крайната формула в клетка С6 ще бъде:
= Скорост B6 *
Използване на посочването, за да въведете формулата Въпреки че е възможно просто да напишете горепосочената формула в клетка C6 и да се появи правилният отговор, по-добре е да използвате посочването, за да добавите препратки към формули, за да сведете до минимум възможността за грешки, създадени чрез натискане на погрешна клетка. Посочването включва кликване върху клетката, съдържаща данните с показалеца на мишката, за да добавите референтната клетка или кръга с име към формулата. Продължете да четете по-долу Тази формула е създадена в клетка D6 и изчислява нетната заплата на служителя чрез изваждане на сумата на приспадането, изчислена в първата формула от Брутна заплата, Крайната формула в клетка D6 ще бъде: = В6-С6
Относителни референции за клетки и формули за копиране Досега Удръжки и Нетна заплата формулите са добавени само към една клетка в работния лист -С6 и D6 съответно. В резултат на това работен лист понастоящем е попълнен само за един служител - Б. Смит. Вместо да премине през продължителната задача за пресъздаване на всяка формула за останалите служители, Excel позволява при определени обстоятелства формули да се копират в други клетки. Тези обстоятелства най-често включват използването на конкретен тип референтна клетка - известна като относителна клетка - във формулите. Позоваванията на клетки, които са въведени във формулите в предходните стъпки, са относителни референтни клетки и те са стандартният тип референтна клетка в Excel, за да се направят формули за копиране колкото е възможно по-ясни. Следващата стъпка в урока използва Попълнете дръжката да копирате двете формули в редовете по-долу, за да завършите таблицата с данни за всички служители. Най- попълнете ръкохватката е малка черна точка или квадрат в долния десен ъгъл на активната клетка. Дръжката за запълване има редица приложения, включително копиране на съдържанието на клетката в съседни клетки. запълване на клетки с поредица от номера или текстови етикети и копиране на формули. В тази стъпка на урока, попълнете ръкохватката ще се използва за копиране на двете удържане и Нетна заплата формули от клетки С6 и D6 до клетки С9 и D9. Копиране на формули с дръжката за пълнене Продължете да четете по-долу Форматирането на цифри се отнася до добавянето на валутни символи, десетични маркери, процентни знаци и други символи, които помагат да се идентифицира видът на данните в клетка и да се улесни четенето. Добавяне на процента символ Добавяне на символа за валута Клетъчното форматиране се отнася до опциите за форматиране - като например нанасяне на получерно форматиране върху текст или числа, промяна на подравняването на данните, добавяне на граници към клетките или използване на функцията за сливане и центровка за промяна на външния вид на данните в клетката. В този урок горепосочените клетъчни формати ще бъдат приложени към конкретни клетки в работния лист, така че да съответстват на завършения работен лист. Добавяне на получерно форматиране Промяна на подреждането на данните Тази стъпка ще промени подравняването по подразбиране на няколко клетки, за да центрирате подравняването. Обединяване и централни клетки Най- Обединяване и център опцията съчетава избрани в една клетка и центрира вписването на данни в най-лявата клетка в новата обединена клетка. Тази стъпка ще се слее и центрира заглавието на работния лист - Изчисляване на отчисленията за служителите. Добавяне на долните граници към клетките Тази стъпка ще добави долните граници към клетките, съдържащи данните в редове 1, 5 и 9
Въвеждане на формула за нетните заплати
Копиране на формули с дръжката за пълнене
Прилагане на форматиране на числа в Excel
08 от 08 Прилагане на клетъчно форматиране в Excel
