Електронна поща. Това е едновременно основно удобство и непрекъснато разсейване. Но, независимо от това как се чувствате към него в настоящия момент, едно е сигурно - това е неизбежна необходимост. Вероятно е, че не можете да го направите през работния ден, без да съставите един (добре, вероятно много повече от един) имейл.
И ако искате да бъдете професионалисти и да разберете мнението си по начин, който е ясен, това е ефикасно и това не кара вашите колеги да искат да оставят глава на бюрата си от чисто безсилие? Е, има няколко различни правила за етикет, които ще искате да сте сигурни, за да имате предвид.
"Да да да. Чувал съм всичко това милион пъти преди ", вероятно мислите. Но въпреки това, колко пъти тези точки са били удряни вкъщи, аз съм готов да се обзаложа, че все още сте извършили обща фалшива електронна поща поне веднъж през изминалата седмица - може би дори ден.
Излишно е да казвам, мисля, че всички от време на време можем да използваме освежител. И така, ето един удобен списък, който ще ви помогне да се справите с всички тези правила за етикет на етикета, за които се кълнете, че знаете - но не успяват действително да се приложат.
Основите
Когато изграждате къща, започвате с мазето. Така че, преди да се потопим в специфичните раздели на имейла ви, нека да разгледаме основите.
Дори да пренебрегнете или забравите всяка друга част на тази статия, най-малкото се уверете, че сте поставили отметки в тези полета.
- Ако изпращате от личен адрес - например за заявление за работа или за информационно интервю - уверете се, че адресът ви продължава да звучи професионално. Искате да направите правилното впечатление и „[email protected]“ няма да го намали.
-
Ако сте получили гневно съобщение или се чувствате вбесени, отдръпнете се от компютъра за няколко минути. Ако изхвърлите нещо в разгара на момента, това ще доведе само до проблеми.
-
Включете приятелски поздрав и закриване. Това кара цялото ви съобщение да се чувства много по-пълно, излъскано и професионално.
-
Проверят. Достатъчно казано.
синхронизиране
Ефективното време е едно от онези неща, за които е твърде лесно да се забрави, когато правите всичко възможно, за да задвижите пътя си във входящата си поща.
Но ако някога сте получили незабавен отговор с една дума на замислено, продължително съобщение или сте чакали седмици, за да получите отговор, който сте чакали с нетърпение, мисля, че ще се съгласите, че времето е достойно за малко повече внимание.
- По правило отговаряйте на имейлите веднага щом реално сте способни. Не искате да оставяте хората да висят.
-
Ако съобщението заслужава малко повече време и мисъл, не изстрелвайте наполовина, незабавен отговор, само за да го свалите от чинията си. Вместо това отговорете и потвърдете, че сте го получили - и уведомете подателя, че ще ви отнеме малко време, за да обмислите нещата.
-
Чудесен съвет, който да ви помогне да поддържате вашите отговори в проверка? Съучредителят на Muse Алекс Кавулакос препоръчва, че колкото по-бързо реагирате, толкова по-кратък трябва да бъде отговорът ви.
Получатели
Изглежда безкрайни имейл вериги. Сътрудници, които продължават да ви съобщават за съобщения, които нямат абсолютно нищо общо с вас. Онези съотборници, които изглежда нямат представа за какво е това полезно BCC поле.
Те са всичко, за което вероятно се захващате - поне когато други хора ги извършват. Но, нека да включим за малко прожекторите върху вас. Изправили ли сте се против някое от тези правила за етикет по отношение на списъка ви с получатели?
- Продължете с повишено внимание, когато използвате „Отговори на всички“ и го използвайте само когато всички в тази тема трябва да бъдат актуализирани. Били сте предупредени
-
Не се страхувайте да използвате BCC, особено в тези случаи, когато не искате всички адреси или получатели да бъдат видими за всички.
-
Ето едно удобно правило, което трябва да имате предвид: Позоваването на някой в полето „До“ означава, че очаквате отговор. За разлика от това, ако сте CC този човек, вие просто го държите в контура на съобщението си към другите.
-
С всичко казано, колкото по-малко хора можете да включите в имейл, толкова по-добре. Твърде много готвачи в кухнята вероятно просто ще доведат до объркване и кръстосани проводници.
Тема на линията
Коя е първата част от вашето послание, на която хората ще гледат? Това е лесно: вашата тема.
Както вече знаете, страхотна тема може да създаде чудеса за вашата електронна поща като цяло. Лоша тема? Е, нека само да кажем, че може да вдъхнови значително влошаване сред вашите получатели.
- Направете темата си конкретна, вместо да разчитате на неясни фрази като „Проверка.“ Това позволява на вашите получатели незабавно да разберат какво представлява вашето съобщение. Освен това много по-лесно ще го намерите, когато имате нужда по-късно.
-
Дръжте го кратко. Въпреки че искате той да е специфичен, това не означава, че трябва да бъде самостоятелен параграф. Опитайте се да се придържате с по-малко от 10 думи - всичко по-дълго от това може да е собственото му изречение.
-
Колкото и да бързате, не пропускайте изцяло темата. Никой не обича да вижда онзи зловещ „Без субект“ във входящата си поща.
Тяло по имейл
Ето го - месото и картофите на вашето съобщение. Другите полета са важни, но тук наистина ще стане ясно защо се свързвате с човека на първо място.
Да, комуникациите на работното място стават все по-небрежни. Но това не означава, че искате имейлите ви да се трансформират в тотални неорганизирани съобщения. Уверете се, че спазвате тези правила за етикет, а съобщенията ви със сигурност са излъскани и професионални.
- Това е още едно място, където ще искате да сте максимално ясни и сбити - вероятно просто ще считате, че златното правило за изпращане на имейли. В крайна сметка, ако нещо отнеме страници текст, за да обясни, вероятно е по-добре да го направите лично или по телефона.
-
Придържайте се към всички традиционни правила за писане, които сте научили в училище. Това означава, че правилната структура на изреченията, главни букви, пунктуация и устояване на изкушението да изхвърлите съобщението си с емоджи.
-
Уверете се, че съобщението ви съдържа ясни въпроси за запитване или действие. Независимо дали искате мнението на сътрудник за нещо или търсите подробности по проекта, трябва да имате солидна причина за изпращане на имейл - и също така трябва да изясните тази причина изрично.
-
Ако не се изискват действия на получателя и просто изпращате имейл, за да предоставите актуализация, също така направете това ясно. Хората трябва да се отдалечат от бележката ви, знаейки какво се очаква от тях.
-
Използвайте точки от куршуми или номерирани списъци, когато е подходящо. Всички сме заети и някои форматирания улесняват много лесно да прегледате вашето съобщение и да получите акцентите.
-
Смелете важна информация, така че да се откроява, но избягвайте да използвате всички шапки, поради което изглежда да крещите.
-
Използвайте четлив шрифт и избягвайте твърде много различни цветове на шрифта. Искате вашето съобщение да бъде възможно най-просто за четене.
Прикачени
Трябва да прикачите нещо към имейла си? Често това е замислено и вие приключвате само да пипнете какво е необходимо, преди да натиснете „изпрати“.
Но прикачените файлове не са Дивият Запад на света на имейлите. Не, все още има няколко правила за етикет, които ще искате да сте сигурни, че следвате.
- Преди да прикачите нещо, уверете се, че действително е необходимо. Няма смисъл да прикачвате Word-документ с една страница, съдържащ две изречения.
-
Когато се съмнявате, прикачете файла като PDF, за да не се сблъскате с проблеми със съвместимостта.
-
Ако трябва да изпратите голям прикачен файл, не забравяйте първо да го „ципвате“ или компресирате.
-
Вземете навика да прикачвате файла си, преди да изготвите текста на имейла си. По този начин можете да избегнете ужасното последващо съобщение „Съжалявам, забравих прикачения файл!“
Ако търкаляте очи и твърдите, че сте чували всичко това преди, не ви обвинявам. Но вероятно е все пак да не спазвате тези често повтарящи се правила на етикета всеки път.
Така че, считайте това вашето приятелско напомняне, за да излезете от автопилот и да обърнете по-голямо внимание на вашите съобщения. Вашите колеги ще ви благодарят.
Имате ли някакви други правила или домашни любимци, които да добавите към списъка? Кажете ми в Twitter!
