Претоварен сте с работа, когато пристигнете в офиса в понеделник сутринта. Вие изпускате проекти и отговаряте на безкрайни имейли, и преди да знаете, че е 19:00 и едва сте направили вдлъбнатина в списъка си със задачи.
Но тогава петък идва наоколо и вие пътувате. Прекарахте по-ранната част от седмицата в стрес и бързате да приключите със задачите, само за да прекарате остатъка от седмицата, усуквайки палци.
И така, какво можете да направите, за да излезете извън натовареността си? Започнете, като си зададете тези три въпроса:
1. Кой оказва натиск върху вас, за да постигнете всичко в момента ?
Всеки има крайни срокове - но колко от тези срокове си налагате сами и колко ви налагат някой друг?
Ако разберете, че сте причината, трябва да преминете към въпрос два. Но…
Ако е твоят шеф
Вашият мениджър може да очаква определени задания от вас в определени моменти и да не е наясно, че тези срокове създават неравномерност във вашия работен процес. И макар че може да докладвате на някой, който не се интересува как изборът им влияе върху вас, надявам се, че това не е така.
Така или иначе няма да знаете, докато не го донесете. Намерете време да седнете с мениджъра си - в идеалния случай, когато не са претоварени - и обсъдете кои крайни срокове са най-важни за спазване и кои могат да обмислят да се движите или продължите. (Съвет: тези имейл шаблони могат да ви помогнат да започнете разговора.)
Ако това е вашата индустрия
Но понякога проблемът е само индустрията, в която се озовавате. Определени задачи вървят по спринтови графици, други работят около неудобни срокове. Ако сте доволни от ролята, в която играете, може би ще трябва просто да приемете, че така работи.
Въпреки това, има малки неща, които можете да направите, които ще ви накарат да се почувствате по-малко завладяващи (но повече за това по-късно).
2. Лекувате ли неотложни задачи спешно?
Правим това непрекъснато - идва имейл, при който се чувстваме задължени да отговорим незабавно или шефът изхвърля друг проект и приемаме, че трябва да започнем този ден, или клиент иска среща днес този следобед.
Понякога тези ситуации са спешни. Но друг път просто ги третирате по навик. Така че, поемете дълбоко въздух следващия път, когато се озовете в някоя от тези ситуации, направете списък на всичко, което трябва да направите, и го поставете като приоритет сега или по-късно . Когато се съмнявате, или поискайте краен срок, или ако е наред да го върнете обратно. (Спойлер: По-вероятно е хората да кажат „да, разбира се“, ако обясните защо.)
О, и ако все още се мъчите да дадете приоритет на задачите, тези стратегии за списък със задачи могат да помогнат.
3. Бихте ли могли да прекарате бавни дни, напредвайки?
Това, че всичките ви срокове са събрани за няколко дни, не означава, че трябва да ги изпълнявате едновременно. Възползвайте се от по-бавните си дни, като работите напред. Може да бъде дори толкова просто, колкото да очертаете отчет, така че всичко, което трябва да направите, е да попълните по-късно заготовките. Или прекарвате в петък за изготвяне на имейли, които обикновено изпращате в понеделник, и насрочването им (използвайки инструмент като Boomerang), за да излезете в подходящото време.
Не можете да продължите напред в бавни дни, защото липсват парчета, имате нужда от отказ от шефа си или чакате редакции на колегата? Помислете да използвате това време вместо да се организирате и подготвите за натоварените дни.
Почистете бюрото си, създайте своя списък със задачи за следващата седмица (изпробвайте този шаблон), прочетете статии в индустрията, които никога нямате да четете, или може би просто просто се отпуснете, като хапнете обяд далеч от бюрото си или вземете кафе с колега - каквото е необходимо, за да сте сигурни, че ще бъдете най-добрият си аз, когато стресът отново удари.
Не винаги е честно, че определени дни те задържат късно в офиса, докато други те оставят да се чудиш защо изобщо си там, но понякога това е просто реалността. Ако обаче се възползвате максимално от времето, което имате, няма причина всичко да не се свърши, когато трябва да се направи.
