Миналия месец предложих три съвета за по-добро управление на проекти, включително как да делегирате правилно, как да се възползвате максимално от инструментите и как да прекратите проекта си по смислен начин. Но управлението на проекти представлява толкова много уникални предизвикателства, с огромно поле от изследвания, което непрекъснато представя нови подходи и перспективи, така че нямах как да не продължа с още няколко съвета.
Тези съвети се фокусират върху проактивното управление на няколко от нещата, които могат да се промъкнат върху вас и да провалят успеха ви. Понякога се усеща, че малки демони за неуспех дебнат във всеки ъгъл и чакат да ви дадат добър „gotcha!“ Ето как управлението на риска, управлението на промените и управлението на обхвата ще подобрят шансовете ви за успех.
1. Обърнете внимателно вашите рискове
Рискът е заплаха, която тепърва ще се реализира и първото нещо, което можете да направите, за да не се материализира, е просто да знаете, че съществува. Ако разработвате ново приложение, което клиентите могат да използват, за да плащат сметките си, рисковете могат да варират от по-незначителните или умерените (член на екипа се преназначава, оставяйки ви персонал) до основните (промените в правилата за мобилни плащания изискват от вас използвайте напълно различна технология). Не можете да предотвратите появата на всеки риск, но изчерпателен и обмислен отчет за всеки възможен риск може да ви помогне да управлявате възможността.
По време на фазата на планиране на вашия проект разработете дневник на риска, в който можете да проследявате всеки риск, който може да представлява предизвикателство за вашата времева линия, бюджета или общата ви способност да завършите проекта. Има много различни шаблони, достъпни онлайн, но повечето от тях предлагат да се включат описание на риска, датата, на която той е бил повишен, вероятността той да се случи и тежестта на последствията, ако се случи. Всеки риск трябва да има собственик, назначен да го наблюдава и най-важното - смислен набор от действия, които могат да бъдат предприети за намаляване на вероятността от възникване на този риск (ако има такъв). Например рискът сървърът да се провали, причинявайки загуба на данни на хората, може да е с малка вероятност, но с висока степен на тежест, удовлетворен от плана за смекчаване, за да инсталирате резервен сървър. Въпреки че вероятността е малка, въздействието би било толкова голямо, че ранните и сигурни стъпки за отчитане на неговата възможност биха стрували разходите и усилията.
Не забравяйте, че това трябва да бъде жив, дишащ документ и новите рискове трябва да се отчитат и наблюдават, тъй като възникват по време на проекта.
2. Поставете основата за промяна
Управлението на проекти непременно означава, че нарушавате статуквото по някакъв начин. И не е тайна, че много хора намират промяна, най-малко, трудна. В бяла книга за Института за управление на проекти консултантката Мардж Комбе обсъжда концепцията за готовност за промяна, тъй като и столицата - и човек, и друг начин - една организация е готова да посвети на промяна и психологическата готовност на хората, чието сътрудничество се изисква да осъществи промяната. Ако не можете да си позволите да извършите промяната или ако всичките ви работници са подредени навън със знаци на протест, очевидно не сте в състояние да продължите напред.
И така, какво можете да направите, за да поставите основите за промяна, голяма или малка? Материалните аспекти на управлението на промените са малко по-лесни за справяне. Ако е ясно, че нямате пари, оборудване или технологичен капацитет, за да свършите работата, то това са нещата, които трябва да обърнете веднага.
Това е културната и психологическата работа, която изисква по-внимателно изпълнение. Ако служителите или клиентите са устойчиви на промяна, отделете време, за да разберете защо. Може би има недоразумение, което можете да изясните, или основен недостатък в плана ви, който не сте обмисляли. Екип от чиновнически служители може да се мъчи за преминаване от обработка на хартиени формуляри към електронни формуляри. Вместо да приемем, че екипът е устойчив на промени, дискусия с тях относно техните резерви може да разкрие, че електронната система няма начин да се справи с изключенията, което в крайна сметка ще доведе до дезорганизация и два отделни процеса. Разбирането на перспективата на персонала, който ще използва този ден от ден на ден, може да помогне да се гарантира, че промяната служи на цялата организация.
Организациите с хора, които са отворени за промяна и които разбират промяната и нейните ползи за тях е много по-вероятно да видят, че промяната се случва безпроблемно от тези, които пазят хората си в тъмнината.
3. Мислете за обхвата на пълзене като за свой смъртен враг
Обхватът на обхвата - когато параметрите на вашия проект постепенно превъзхождат оригиналните граници, които сте установили - е чест дерайлер на проекти. Това е до голяма степен, защото често изглежда, че има смисъл да разширите първоначалния си обхват. Може да се окажете, че шамарите по челото в момент „защо не се сетих за този“ момент или сте убедени от заинтересованата страна, че допълнителна камбана или свирка ще спестява работници часове всеки ден.
Като правило, не - повтарям, не - спазвайте тези изисквания.
Разбира се, понякога изискванията се променят и може да е по-лесно да промените играта днес, отколкото да се върнете, когато всичко е казано и направено. Но тези допълнения често се сумират, доставяйки ви направо в нещастната вселена на свръхбюджет и извън графика.
Най-добрият начин да се предотврати пълзенето на обхвата е да отделите повече време и енергия за предходни изисквания за събиране, изчерпателно да интервюирате тези с експертиза по темата и да зададете правилните въпроси, за да сте сигурни, че нищо не ви липсва. И в неизбежното събитие, което правите, внимателно обмислете разходите и ползите от промяна в обхвата си. Ако е необходимо, запазете текущ списък от подобрения на втората фаза, които можете да прегледате, след като първоначалният проект е извън земята.
Толкова много от получаването на желаните от вас резултати по времевата линия може да бъде проследено до проактивност. Обучете се да ухаете на проблем, преди да се появи, и да усетите влекача на обхвата, преди той да ви изпрати отвор на червей. Няма да мислите за всичко, но предвидимостта преодолява задницата всеки ден.
