Миналата седмица проведох семинар за екип от здравни специалисти, когато те започнаха нова фискална година. Преди семинара накарах присъстващите да попълнят анкета за тяхната работа: какво върви добре и къде срещат предизвикателства.
Не е изненадващо, че се появиха няколко много често срещани теми, които обсъдихме през нашето време заедно. Голямата тройка включваше размера на натовареността им, лошото качество на комуникация и трудността да работят с други хора, за разлика от тях самите.
Кой не може да се свърже с тези предизвикателства на работното място?
Докато работихме по всяка тема, дискусията със сигурност предостави инструменти, които да им помогнат да разрешат проблемите, които идентифицирахме.
Но също така разбрах, че ако предприемат проактивни стъпки всеки ден, за да предотвратят тези проблеми, те биха могли да облекчат голяма част от ежедневния стрес на работата. Бонус: Бъдещите срещи могат да се съсредоточат върху изследването на по-иновативни и креативни концепции.
За тази цел ето три мерки, които можете да използвате в работата си всеки ден, за да останете пред предизвикателствата, които заливат много екипи. Докато четете, помислете как, ако разглеждате тези три ключови показателя за всеки ден, работният ви живот може да се трансформира.
1. Процент от времето, което отделяте за трите си критични приоритета
Почти всеки клиент виждам борба с огромно натоварване. Когато обаче отделим време, за да съсипем наистина работата, обикновено това включва много загубено време и енергия. Избягване на работа, закъснение, многозадачност и разсейване - всичко това е основна работа на страницата, добавя стрес и натоварването изглежда по-голямо от него.
Ако имате предизвикателство за натоварване, ето едно упражнение, което трябва да завършите всеки ден: Поставете две колони на страница. Отляво запишете своите три до пет най-големи, най-важни, най-важни приоритети, които оказват влияние - знаете ли, тези, които ще се покажат на вашия преглед в края на годината, ще получите повишение и накарайте отдела да отбележи приземяване,
От дясната страна всеки ден следете работата, която всъщност вършите, и колко време отнема всяка задача. След това проследете процента от времето, което отделяте за най-важните си приоритети спрямо всичко останало.
Какво забелязвате?
Ако има разлика между най-важните ви приоритети и това, за което отделяте времето си, вероятно страдате от инфлация на работното натоварване. Работите по много задачи и оставате до късно, но не получавате най-важните неща.
От друга страна, ако отделяте на приоритетите си нужното внимание и оставяте по-малко критичната работа до по-късно (или отмените, ако това е необходимо), натовареността ви ще изглежда по-реалистична. Бонус: Ще се почувствате много по-концентрирани и постигнати в процеса.
Ето още един съвет: Ако мениджър, ако някой дойде при мен, казвайки, че неговата натовареност е твърде голяма, бих искал да видя този анализ преди някакъв по-нататъшен разговор. Преди да отнесете проблемите с натоварването на вашия мениджър, бъдете сигурни, че разполагате с фактите за това, което наистина определя неговия размер.
2. Процент от вашата комуникация, съобразен със стила на вашия слушател
Ах, комуникация. Обичам цитата от Джордж Бърнард Шоу: „Най-големият проблем с комуникацията е илюзията, че тя се е състояла.“ Колко правилно е това?
Лошата комуникация между и между членовете на екипа (и шефовете) задълбочава работата и прави всичко по-трудно.
Въпреки че има много причини за това, има една основна причина, която се появи в работилницата и е тази, която виждам често: Когато общувате, често мислите повече за това, което трябва да кажете, а не как трябва да чуе другият човек то.
Нека ви дам пример. Всички ние имаме различни силни страни, стил на работа и личности. Склонен съм да бъда шофьор, което означава, че имам много директен, пряк до точката стил на комуникация. Понякога в кариерата ми са ми казвали, че съм "сплашващ" или "недостъпен." Трудно е да повярвам, знам - никога не съм се считал за себе си. Но публиката ми го направи и това е всичко, което има значение.
В отговор се научих да приспособя моя стил на комуникация и съдържание към моята аудитория. Така че, ако моята мишена е някой, който е много задвижван от отношенията и се занимава със социалните аспекти на изграждането на рапорт на работното място, моят директен стил до точката може да се чувства ужасяващ или завладяващ.
Чрез адаптиране на моя подход - предаване на същото съобщение, но по-бавно, с повече социална изящество и фокус върху тенденцията към отношенията с този човек - този човек може по-добре да ме чуе. Тогава те всъщност слушат, вместо да се чувстват сплашени и да нарастват в защита.
Ще комуникирате по-ефективно, когато имате предвид нуждите на вашата аудитория. Погледнете различните стилове на комуникация на работното си място и вижте как можете да прекроите отново съобщенията си, така че другите да получат по-добре това, което казвате.
Не забравяйте, че не е ваша публика да тълкува вашето послание. Ваша работа е да общувате по начин, по който аудиторията ви ще разбере.
3. Действия, които сте предприели, за да поддържате отношения на работното си място
Нека да си признаем: начинът, по който се работи днес, е чрез отношенията, които имате с тези около вас. Когато нямате силни връзки, работата ви ще страда.
Слабите взаимоотношения на работното място създават негативна среда. Помислете за това: Има ли вероятност да ходите на бат за някой, когото всъщност не ви интересува толкова? Какъв ще бъде моралът, ако в офиса има слаби или безразлични отношения? Ще се радвате ли да работите толкова много?
Участниците в нашия семинар, напрегнати от предизвикателствата, идващи от различни отдели, различни култури и различни поколения. На работното място лесно можете да изберете да оставите тези качества да ви разделят. Или можете да работите за преодоляване на тези раздели, като нарочно създавате и поддържате връзки с тези, които не сте като вас. Има много начини за изграждане на връзка с другите - и не трябва да е трудно или отнема много време.
Например, направете смисъл да се срещате с един човек на кафе всяка седмица или да седите с друга група на обяд. Комплиментирайте другите (автентично) за работата, която вършат; изпращайте бележки за признателност, когато това е основателно.
И ако усетите конфликт между себе си и друг колега, не го избягвайте (и в резултат на това стресирайте) - поканете го или нея в разговор, за да обсъдите и разрешите различията си. Предприемането на действия за поддържане на отношенията засилва връзките ви с екипа и повишава и вашето самочувствие.
Сега сте оборудвани да оценявате работния си ден чрез много нов обектив. Ако можете да се съсредоточите върху приоритетите, ефективността на вашата комуникация и качеството на вашите взаимоотношения, ще постигнете невероятни резултати.
