Ако искате да запазите имейлите си в Microsoft Outlook във файл, можете да използвате самата Outlook, за да превърнете съобщението в обикновен текст (с разширение .TXT файла) и да го съхранявате на компютъра, флаш устройството или навсякъде другаде.
След като вашият имейл е в документ с обикновен текст, можете да го отворите с всеки текстов редактор / визуализатор, като Notepad в Windows, Notepad ++, Microsoft Word и др. Също така е лесно да копирате текста от съобщението, да го споделите с другите , или просто да запазите файла като резервно копие.
Когато запазвате имейл във файл с Outlook, можете лесно да запазвате само един имейл или дори да запазвате кратни данни в един текстов файл. Всички съобщения ще бъдат обединени в един прост документ.
Можете също така да конвертирате съобщенията си в Outlook в обикновен текст, така че имейлите да изпращат само като текст, без графики, но няма да запазват имейла във файл на вашия компютър. Вижте Как да изпратите обикновен текст в Outlook, ако имате нужда от помощ.
Как да запазите имейли в Outlook в даден файл
-
Отворете съобщението в прозореца за визуализация, като кликнете или го докоснете веднъж.
За да запазите няколко съобщения в един текстов файл, маркирайте всички от тях като задържите надолу Ctrl ключ.
-
Това, което правите, зависи от версията на MS Office, която използвате:
Outlook 2016: Файл> Запазване като
Outlook 2013: Файл> Запазване като
Outlook 2007: Изберете Запази като от бутона Office
Outlook 2003: Файл> Запазване като …
-
Уверете се Само текст или Само текст (* .txt) се избира като Запишете като тип: опция.
Ако запазвате само едно съобщение, вероятно ще имате и други опции, като например да запазите имейла в MSG, OFT, HTML / HTM или MHT файл, но никой от тези формати не е обикновен текст.
-
Въведете име за файла и изберете някъде запомнящо се, за да го запазите.
-
Кликнете или докоснете Запази за да запазите имейла (ите) във файл.
Ако сте запазили няколко имейла в един файл, отделните имейли не се разделят лесно. Вместо това трябва да погледнете внимателно заглавката и тялото на всяко съобщение, за да знаете кога започва и кога ще свърши.
Други начини за запазване на имейли в Outlook в даден файл
Ако смятате, че е необходимо да записвате съобщения често, има алтернативи, които може да са по-подходящи за вас.
Например CodeTwo Outlook Export може да конвертира Outlook email в CSV формат. Можете да "отпечатате" имейла на Outlook в PDF файл, ако трябва да запазите съобщението в PDF формат. Email2DB може да анализира съобщенията и да съхрани информацията в бази данни.
Ако имате нужда от имейла в Outlook във формат Word, за да работите с MS Word, като DOC или DOCX, просто запазете съобщението във файловия формат MHT, както е споменато в стъпка 3 по-горе, след което импортирайте този MHT файл в Microsoft Word, за да можете запазете го във формат MS Word.
Отварянето на MHT файл с MS Word изисква да превключите падащото меню "Всички документи на Word" в "Всички файлове", за да можете да разглеждате и отваряте файла с разширението .MHT файл.
За да запазите съобщение на Outlook в различен вид файл, може да е възможно с безплатен файлов конвертор.
