Как да защитите файлове на Microsoft Office

В зависимост от версията на Microsoft Office, която използвате, тя може да съдържа различни приложения. Основната оферта обикновено съдържа Word, Excel, PowerPoint и Outlook. PowerPoint не изглежда да предлага присъща сигурност, но Word, Excel и Outlook предлагат известно ниво на криптиране.

Осигуряване на Word Docs

За документи на Microsoft Word (Word 2000 и по-нови) можете да изберете по-високо ниво на сигурност при запазване на файл. Вместо просто да кликнете върху "Запазване", щракнете върху досие, тогава Запази като и следвайте тези стъпки:

1. Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
2. Кликнете върху Опции за защита
3. В полето Опции за защита има различни опции:
   • Можете да въведете парола в квадратчето до Парола за отваряне ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
   • В Word 2002 и 2003 можете да кликнете върху напреднал бутон до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на криптиране, което е още по-трудно да се проникне
   • Можете да въведете парола в квадратчето до Парола за промяна ако това е ОК за останалите да отворят файла, но искате да ограничите кой може да прави промени във файла
4. В долната част на полето Опции за защита също се предлагат някои опции за защита на поверителността на документа:
   • Премахнете личната информация от файловите свойства при запазване
   • Предупреждавайте преди печат, запазване или изпращане на файл, който съдържа проследявани промени или коментари
   • Запазете случаен номер, за да подобрите точността на сливането
   • Направете скрита маркировка видима при отваряне или запазване
5. КликнетеДобре за да затворите полето Опции за защита
6. Изберете име за файла и щракнете върху него Запази

Осигуряване на Excel файлове

Excel предлага много подобен стил на защита на Microsoft Word. Просто кликнете върху досие, Запази като и следвайте тези стъпки:

1. Кликнете върху Инструменти в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец за съхранение на файлове
2. Кликнете върху Общи опции
3. Можете да въведете парола в квадратчето до Парола за отваряне ако искате файлът да бъде напълно недостъпен без паролата
   • Можете да кликнете върху напреднал бутон до полето за парола, за да изберете по-високо ниво на криптиране, което е още по-трудно да се проникне
4. Можете да въведете парола в квадратчето до Парола за промяна ако това е ОК за останалите да отворят файла, но искате да ограничите кой може да прави промени във файла
5. КликнетеДобре за да затворите полето Общи опции
6. Изберете име за файла и щракнете върху него Запази

Осигуряване на Outlook PST файлове

Действителното цифрово подписване и шифроване на входящи или изходящи имейл съобщения и техните прикачени файлове е съвсем различен проблем, който ще бъде обяснен друг път. Ако обаче експортирате данни от папките на Microsoft Outlook в PST файл, можете да добавите защита, за да сте сигурни, че данните не са достъпни за други хора. Просто следвайте тези стъпки:

1. Кликнете върху досие
2. Изберете Внос и износ
3. Избирам Експортиране във файл и кликнете Следващия
4. Изберете Файл с лична папка (.pst) и кликнете Следващия
5. Изберете папката или папките, които искате да експортирате (и изберете квадратчето до Включете подпапки ако желаете), след което щракнете върху Следващия
6. Изберете изходния път и името на файла и изберете една от опциите за файла за експортиране, след което кликнете върху завършек
   • Заменете дубликатите с изнесените елементи
   • Разрешаване на създаването на дублирани елементи
   • Не експортирайте дублирани елементи
7. при Настройка за шифроване, изберете една от следните опции
   • Няма криптиране
   • Компресируемо криптиране
   • Високо криптиране
8. В долната част на екрана въведете парола, която да използвате, за да отворите шифрования PST файл (трябва да въведете една и съща парола и в двете полета, за да се уверите, че сте написали паролата по начина, по който сте възнамерявали, в противен случай може да не успеете да отворите свой собствен файл)
   • Изберете дали да или не Запазете тази парола в списъка си с пароли
9. Кликнете Добре за да завършите експортирането на файла

(Редактиран от Анди О'Донъл)