Вие сте на линия в Starbucks. Ти си първият, който пристигна на среща. Просто се събуждаш.
Какво общо имат всички тези ситуации?
Вие също проверявате имейла си и стенете при мисълта, че трябва да преминете през всичко това.
Кой не прекарва значителна част от времето си далеч от бюрото, управлявайки - или би трябвало да кажа, опитвайки се да управлява - имейл на телефон? Невъзможно е да се измъкнеш. Въпреки това, вместо да оставяте този малък номер на уведомяване (който продължава да става все по-висок) да ви стресира, можете просто да промените начина, по който се справяте.
Ето четири метода, които се научих да ми помогнат да остана малко по-здрав.
1. Направете телефона си да чете съобщения до вас
За да използвате пълноценно пътуването си до и от работа, помислете да използвате Talkler. Това е приложение, което ви чете имейлите. И не просто спира до там, но ви дава възможност да ги изтриете, докато отидете или да отговорите със записи. Това означава, че можете да държите двете си ръце на колелото (или да държите полюса на метрото) и да продължите да бъдете продуктивни по пътя към офиса. И добра новина: Работи на платформи за обмен, както и на повечето доставчици на електронна поща на компанията.
2. Прочетете и действайте веднага
Представете си това: Стоите на опашка и чакате кафе. И така, надничате в имейла си, но след това, преди дори да успеете да завършите четенето, е ваш ред да поръчате. След това поглеждате отново, докато чакате да го вземете - всеки път, когато препрочитате едни и същи думи. Но разбира се, никога нямате време да отговорите, така че проверявате същия имейл, когато се върнете в офиса си.
Повторното четене на имейли отново и отново не ви спестява време. Вместо това, приемайки, че не е спешно, премествам съобщения, които изискват отговори в папка, наречена „задачи по имейл“. Ако необходимото действие трябва да бъде обработено от някой друг от вашия екип, препращам съобщението до тях там и там. И ако съобщението не изисква никакви действия, веднага го изтривам или архивирам. Ако нямате време за някоя от горепосочените стъпки - оставете телефона си за момента.
3. Настройте филтри
Освен че сами подавате всичко, трябва да отделите време и за настройка на система, която автоматично филтрира вашите съобщения в конкретни папки. (Ако имате нужда от помощ за започване, проверете това или това). Няма причина ръчно да сортирате имейли за цялата компания от спешни бележки, когато телефонът ви е готов да действа като ваш личен асистент. Макар че ви препоръчвам да го направите като цяло - той наистина прави разлики в телефона ви, тъй като се опитвате наистина да сведете до минимум входящия имейл.
4. Създайте специален подпис за имейл
Вашият мобилен подпис за електронна поща може да бъде както вратар, така и изкупителна жертва. Поясняването, че използвате телефон, ще управлява очакванията на другия човек. Предупреждава ги, че всяка печатни грешки вероятно са автоматично поправени и че не можете да изпратите прикачен файл, който живее на вашия работен плот.
Това не е извинение да въведете „ур“ или „аз 2“ - но обяснение, ако направите малка грешка. Можете да продължите с основното: „Моля, извинете всички печатни грешки. Това е бърз мобилен отговор ", или още по-краткото, " изпратено от моя телефон. "
Дори ако просто започнете да използвате някой от тези методи, ще видите незабавно подобрение в начина, по който реагирате на входящите имейли. Изведнъж, вместо да се чувствате стресирани, когато нещо друго влезе във входящата ви поща, ще можете да продължите като нормално, като знаете, че има силна система.
