Дори и да не сте в позиция, която изисква силно смачкване на числата, вероятно сте трябвало да използвате Excel поне веднъж или два пъти в кариерата си. Това е една от онези програми, които имат толкова много различни приложения в различни индустрии.
Например, в една от старите ми работни места не използвахме Excel за традиционното му използване за изчисляване на финансови данни или създаване на графики. Вместо това използвахме редица електронни таблици, за да проследим информацията за контакт на служителите, както и датите за изпълнение на задачите и предстоящите проекти на хоризонта. И макар че определено е полезен инструмент, той има някои ограничения - което ме доведе до новия ми любим заместител: Google Sheets.
Когато за пръв път започнах да го използвам, се ритнах, че по-рано не превключвам. Той е рационален, прост и удобен за мобилни устройства. Въпреки че не е перфектна замяна на Excel, има редица ситуации, в които може би е по-добрият вариант.
Ето кога препоръчвам да го направите своя електронна таблица по избор:
1. Вие си сътрудничите
В предишното си положение често бих викал напред-назад в кабинки с колегите си, за да разбера кой е оставил файла на Excel, върху който работихме, отворен на техния компютър. Въпреки че всички имахме достъп до електронната таблица, това беше причина, че не винаги имаме достъп до най-актуалната версия, тъй като само един човек може да я актуализира наведнъж. Опитът да се сортира чрез множество запазени повторения беше огромна кавга - меко казано.
Така че, освен ако не сте голям почитател на изпращането на файлове напред или назад или запазването на нови версии на една и съща електронна таблица няколко пъти на ден, Google е този път. Той е базиран в облак, което означава, че много хора могат да получат достъп и да използват файла едновременно - всички и всички промени ще бъдат отразени в реално време.
Има и опция да оставяте коментари, така че ако имате въпрос защо някой от партньорите ви промени номер или добави колона (или нещо наистина), можете да добавите бърза бележка. Освен това има и начин да видите историята на ревизиите, в случай че искате да се върнете към по-ранна версия. Неговата функционалност прави общуването лесно.
2. Изтегляте данни в реално време
Това е една от най-готините функции, които открих едва наскоро: Тъй като програмата е присъщо свързана с Google, можете да въведете формули за информация за запасите, RSS емисии или дори да използвате функцията за превод на Google.
Това означава, че вашият лист може автоматично да изтегля данни, които може да сте събрали и компилирали ръчно преди. Осъзнавам, че това е употреба на ниша, но нека кажем, че искате да държите под око няколко запаса; всичко, което трябва да направите, е да въведете формулата и името на борсовия маркер и voila: Създадохте свой личен тракер, който се актуализира в реално време (стига да сте свързани с мрежата).
3. Трябва да се актуализира често
Едно от първите неща, за които използвах Google Таблици (в личен план) беше да следя моето преподаване на йога; Исках да запиша местоположение, студио, часове и брой студенти по бъдещи данъчни причини, както и натрупване на учебни часове. Листовете направиха най-смисъл за мен, поради функцията за безплатни мобилни приложения, както и простият формат.
Въпреки че използването на телефон за сложни формули вероятно не е идеално, той беше идеален за бързи и чести актуализации, докато бях в движение.
Ако издърпате компютър, за да добавите малко парче данни, звучи като скучно дело, ще намерите таблици, полезни за неговото удобство и мигновена синхронизация; след като добавите информацията, тя се актуализира навсякъде, а не само на вашия телефон.
Това може да ви бъде полезно, ако поддържате текущ списък с хора, които срещате на събития в мрежа или вечери на клиенти; Вашият лист може да има име, дата, място и всяка информация, която искате да имате предвид за последващи имейли. Или можете да го използвате за проследяване на разходи и изминаване на мили за командировки.
Опциите за това как можете да използвате програмата в движение са безкрайни; за разлика от повечето приложения (като например такива за бюджетиране, съставяне на списъци и т.н.) можете да създадете колкото се може повече колони и редове.
4. Вие сте на бюджет
Ще запазя това кратко и сладко: Листовете са безплатни; Excel не е.
Ако вашата компания плаща и предпочита Excel, очевидно, вие ще искате да отложите за тях (освен ако не сте в състояние да направите ясен аргумент за превключването). Но ако това не е така, изборът изглежда толкова ясен.
За diehard Excel потребителя, сигурен съм, че имате много причини, поради които сте застанали до програмата си - и има смисъл да се придържате към нея, особено ако сте в позиция за финансиране или анализатор на данни и използвате хиляди клетки на стойност данни, с които Sheets просто не могат да се справят.
Но за някои от нас просто няма смисъл да използват програма, базирана на десктоп, в среда, която все повече се сътрудничи. Може малко да улесни работата ви - а кой не иска това?
