Функцията за междинна сума на Excel работи чрез вмъкване на функцията SUBTOTAL в база данни или списък с свързани данни. Използването на функцията за междинна сума прави бързото и лесно намиране и извличане на конкретна информация от голяма таблица с данни.
Въпреки че се нарича "междинна обща характеристика", не се ограничавате с намирането на сумата или сумата за избрани редове от данни. В допълнение към общата сума можете да намерите най-големите стойности за всяка подраздел на база данни.
Този стъпка по стъпка настойнически включва пример за това как да се намери най-високата продажна сума за всеки регион за продажби.
Стъпките в този урок са:
- Въведете данните за урока.
- Сортиране на пробата за данни.
- Намиране на най-голямата стойност.
Въведете данни за междинните уроци
Първата стъпка към използването на функцията за междинна сума в Excel е да въведете данните в работния лист.
Когато правите това, имайте предвид следните неща:
- Важно е данните да се въвеждат правилно. Грешките, причинени от неправилно въвеждане на данни, са източник на много проблеми, свързани с управлението на данни.
- Не оставяйте празни редове или колони, когато въвеждате данни. Това включва не оставяйки празен ред между заглавията на колоните и първия ред данни.
За този урок
Въведете данните в клетки A1 до D12, както е показано на изображението по-горе. За тези, които не се чувстват като пишете, данните, инструкции за копиране в Excel, са достъпни на тази връзка.
Сортиране на данните
Преди да можете да приложите междинните суми, данните трябва да бъдат групирани по колоната от данни, от която искате да извлечете информация.
Това групиране се извършва с помощта на функцията за сортиране на Excel.
В този урок искаме да намерим най-голям брой поръчки на регион продажби, така че данните трябва да бъдат сортирани по област заглавието на колоната.
Сортиране на данните по регион на продажби
- Плъзнете клетките за избор A2 да се D12 за да ги подчертаете. Бъди сигурен не за да включите заглавието в първия ред в селекцията си.
- Кликнете върху Данни раздела на лентата.
- Кликнете върху Вид , разположен в центъра на лентата за данни, за да отворите диалоговия прозорец Сортиране.
- Избирам Сортиране по регион от падащия списък под Колона позиция в диалоговия прозорец.
- Уверете се, че това Данните ми имат заглавки е отметнато в горния десен ъгъл на диалоговия прозорец.
- Кликнете Добре.
- Данните в клетки А3 до D12 трябва да бъдат подредени по азбучен ред от втората колона област, Данните за трите търговски представители от Източния регион трябва да бъдат изброени на първо място, следвани от Север, след това от Юг, и после от Западен регион.
Намиране на най-голямата стойност, използваща междинните суми
В тази стъпка ще използваме функцията за междинна сума, за да открием най-високата сума за продажби за регион. За да намерите най-високата или най-голямата стойност, функцията за междинна сума използва функцията MAX.
За този урок:
- Плъзнете избора на данните в клетките A2 да се D12 за да ги подчертаете.
- Кликнете върху Данни раздела на лентата.
- Кликнете върху Междинна сума за да отворите диалоговия прозорец на междинния сбор.
- За първата опция в диалоговия прозорец При всяка промяна в: изберете област от падащия списък.
- За втората опция в диалоговия прозорец Функция за използване: изберете MAX от падащия списък.
- За третата опция в диалоговия прозорец Добавете междинните суми към: отметнете Общо продажби само от списъка с опции, представени в прозореца.
- За трите отметки в долната част на диалоговия прозорец, отметнете:Заменете текущите междинни сборовеРезюме по-долу
- Кликнете Добре.
- Таблицата с данни трябва сега да включва най-високата продажна сума за всеки регион (редове 6, 9, 12 и 16), както и Гранд Макс (най-високата продажна сума за всички региони) в ред 17. Тя трябва да съответства на изображението в горната част на този урок.
