Обсебен съм от това да бъда максимално продуктивна, независимо дали това поставя по-добри срокове или намирам най-ефективния начин да планирам дните си.
Но входящата ми поща все още беше оскъдна. А кикърът е: изпращах много и същи имейли отново и отново.
Тогава започнах да използвам консервирани отговори. Ако не сте запознати с тях, можете да запишете отговор, който изработвате и след това, вместо постоянно да го презаписвате, можете да щракнете и да го вмъкнете в имейла си, спестявайки време и усилия.
Все още не се продава? Написах пет често срещани, спестяващи време шаблона, за да започнете, които ще ви убедят в това има смисъл. (Първо, трябва да настроите. Ако сте потребител на Gmail, тук ще намерите инструкции. И ако сте потребител на Outlook, те се наричат „Бързи части“ и можете да ги видите тук.)
1. За да отложете отговор
Понякога можете да отправите бърз отговор. Но друг път вашият отговор ще изисква допълнителна мисъл или работа с краката. Тъй като междувременно не искате да игнорирате човека, изпратете това, за да му уведоми, че ще можете да отговорите, когато можете. Изглежда така:
2. За обезвреждане на ситуация
Знаете, че едно от най-лошите неща, които можете да направите, когато напрежението се повишава, е да кажете на някого как се чувствате по пощата. Вместо да рискувате, когато емоциите са силни, използвайте предварително създаден шаблон, за да сте сигурни, че използвате подходящ тон на работното място. Изглежда така:
3. Да споделяте инструкции
Постоянно ли казвате на хората как да навигират в уебсайта ви или да използват вашата база данни? Вместо да пренаписвате инструкциите отново и отново, въведете го веднъж и няма да се налага да се притеснявате за липсващи стъпки, когато сте подложени на стрес или сте супер заети (или репликирате работа през цялата седмица). Изглежда така:
4. Да изпълнявам работа с нисък приоритет
Имате твърде много в чинията си? Дръжте имейла си кратък и честен, като предлагате алтернативи. Опитайте тази:
5. Да изпратите прикачен файл
„Моля, намерете прикачен …“ трябва да бъде един от най-често срещаните отговори по имейл, което го прави идеален кандидат за шаблон за отговор на консерви. (Просто не забравяйте да прикачите файла, преди да кликнете върху „Изпращане!“). Опитайте тази:
Запазването на имейл отговори ще ви помогне да управлявате входящата си поща и вашето време. По този начин можете да ги напишете, когато се чувствате изрядни и ясно мислите, и да ги направите под ръка за онзи стресиращ, разрушен във времето ден.
И накрая, не забравяйте, че това, че са спасени, не означава, че са поставени в камък. Чувствайте се свободни да ги промените, ако се наложи, така че те наистина ще работят за вас напред.
