Не знам за вас, но понякога се събуждам и чувствам, че прекарвам деня си, опитвайки се да не се удавя във входящата си поща. Очевидно това не е проблем само аз; почти всеки професионалист, когото познавам, се бори с получаването на неговите съобщения.
Има обаче една добра новина: Определено има начини да направите пощата си по-управляема и да намеря някои, които отидох направо при експертите. По-долу са навиците, които пет от най-натоварените хора в света използват, за да завладеят своите имейли. Вижте кои от тях можете да започнете да използвате, за да подобрите стратегията си.
1. Те реагират бързо
Ерик Шмид, изпълнителен председател на Google, има някои на пръв поглед контраинтуитивен съвет: Отговорете бързо на имейлите във вашата пощенска кутия. Той обяснява мотивите си за това във VentureBeat :
Има хора, на които може да се разчита, че ще отговарят бързо на имейли, и такива, които не могат. Стремете се да бъдете един от първите. Повечето от най-добрите и най-натоварените хора, които познаваме, действат бързо по имейлите си, не само до нас или към избрани няколко изпращачи, но и до всички.
Въпреки че не е задължително да отговаряте на всеки имейл в рамките на три минути, след като той се появи във входящата ви поща, направете забележка колко време ще ви отнеме наистина. Ако мислите, че съобщението ще отнеме само 30 секунди или две думи, просто му отговорете, докато го четете. Ако ще се наложи по-дълъг отговор, изпратете бърз имейл назад, за да уведомите човека, че сте го виждали и кога ще отговорите. Веднага ще получите уличен кредит за уважението и вниманието си.
2. Правят им имейл забавление
Бившият основател на Facebook и медийната компания Ранди Зукерберг има някои имейл съвети, които ще ви накарат да искате да разчупите чиповете и гуакамоле: Направете купон за клиринг във входяща кутия с някой от вашите колеги или приятели.
Донесете виното, взривете страхотен списък с плейлисти, изпробвайте как мразите да се давите в имейл - и след това се фокусирайте през следващите няколко часа върху изчистване на възможно най-много съобщения, докато споделяте забавни съобщения, които намерите, или препоръки, които откривате по пътя.
Преминаването през входящата ви поща не трябва да се извършва безшумно в офиса; това всъщност може да бъде странно колективно преживяване, което потенциално обединява вас и вашите колеги (защото кой не обича да мрази имейла?).
О, и очевидно пропуснете алкохола, ако реално планирате да отговаряте на съобщения и не просто ги хвърляте в кошчето. Или вземете съветите на Джен Дзура и напишете някои от по-трудните си имейли, докато ги подкажете - но след това ги запазете като чернови и ги прочетете на следващия ден, преди да натиснете „изпрати“.
3. Те планират време за „Без имейл“
Вземете страница от плейбука на един от лидерите на свободния свят, Барак Обама: Вашето лично време е свещено, така че не го прекарвайте завинаги в стремеж, за да стигнете до нула във входящата поща. Както съобщава 99U:
Президентът има три момента в графика си, които безспорно са негови: сутрешната тренировка, вечерята с дъщерите му и нощното време, след като семейството му заспи.
Макар че може да ви се струва лесно да се стигне само до един имейл през извънработно време, направете си навик да казвате „не“. Винаги ще има имейли за отговор и хората, които твърдят, че техните съобщения са спешни или важни. Начертаването на тази линия означава, че ще бъдете по-продуктивни, когато всъщност трябва да започнете работа.
4. Те го използват, за да се организират
Въпреки че не бих препоръчал да използвате входящата си поща като списък със задачи, основателят на LearnVest Алекса фон Тобел има изключение от това правило, което сподели с Lifehacker:
Аз също имам навика да си пиша бележки, тъй като живея във входящата си поща. В неделя вечер сядам и си правя списъци с всичко, което трябва да се случи на следващата седмица. Снимам си имейл, за да мога да спя по-лесно (задачите са извън главата ми) и мога да бъда уверен, че знам, че списъкът ще ме чака в AM.
Съставяйки списъка си със задачи, когато все още имате всичко на ум (вместо сутрин, когато сте сънливи или мърляви), освобождавате друга част от деня си, която да бъде изразходвана за действителни проекти, вместо да планирате какво искате ' ще правя.
5. Те получават начален старт сутринта
Множество заети хора като изпълнителния директор на AOL Тим Армстронг и изпълнителния директор на Virgin Money Джейн-Ан Gadhia започват дните си, получавайки своите пощенски кутии. Gadhia има основателна причина за това:
Първото нещо, което правя, е да разгледам имейлите си и да отговоря на всички нерешени. Не издържам на това, че не съм направил!
Очевидно все пак ще трябва да прекарвате време през деня си, като получавате имейли, но ако започнете, бихте могли да улесните нещата, както и да ви информират какви неща трябва да направите веднага щом влезете в офиса.
Има причина много от тези супер заети хора да са толкова успешни и да забият малко съвет за производителност по имейл тук и там никога не боли!
