Изпращането на имейл е най-лесният и най-малко натрапчив метод за отправяне на заявки в екипи. Но именно защото имейлът е толкова лесен, че може да бъде пълна загуба на време. Премахването на неясен имейл, който не казва ясно на получателите какво трябва да направят или защо вашият въпрос е важен, ще създаде само повече работа за всички.
Най-ефективните имейли се отнасят към темата като ID на обаждащия се и използват думи, които стигат до точката веднага.
Ето някои дози и не трябва да избирате думите, които ще ви преведат ясно и ще ви предпазят от досадни (или объркващи) ваши колеги:
1. Когато има задачи за изпълнение
Не пишете: и т.н.
Напишете: The, This или These
Вашите учители в гимназията бяха прави - бъдете конкретни! Дори ако имейлът ви е след скорошен разговор или среща, вероятно ще бъде подаден като нещо, което да направите по-късно. Когато вашият получател е готов да го прочете, виждането на „Проследяване на срещи на персонала и т.н.“ няма да е полезно. Вместо това, бъдете ясни за това, от което се нуждаете, и напишете: „Моля, разрешете тези въпроси от среща на персонала“ или „Докладът, обсъден на заседание на персонала“. да се провери.
2. Когато споделяте друг имейл
Не пишете: „FWD:“
Пишете: Помощ
Този винаги ме кара да се сещам за 90-те, когато беше обичайно да виждам имейли с подобно нещо: „Fwd: fwd: fwd: fw: Изпратете това на 10 души и това ще бъде щастливият ви ден!“ Освен ако наистина изпращате верижни писма по време на работа (сериозно, не), вероятно просто споделяте нещо, което някой друг е написал, че искате вашият колега да чете или да прави нещо. В такъв случай, направете й услуга и напишете „Бихте ли ми помогнали да дешифрирам това?“ Или „Изглежда, че клиентът се нуждае от помощ.“ Разбира се, може би сте планирали да напишете това съобщение в тялото на имейла, но темата е много по-добро място, ако искате това да бъде забелязано бързо.
3. Когато се опитваш да бъдеш личен
Не пиши: Хей
Напишете: Вие
Изпращането на „Ей“ в темата за електронна поща е същото като текстовото съобщение „Трябва да поговорим“ с приятел или някой, с когото се срещате. Не го правете! Ще направите получателя подозрителен към онова, което ще дойде по-нататък, и можете да изчакате известно време за отговор, защото той никога няма да се отвори. Тъй като всъщност може да ви се наложи да си поговорите за нещо лично или лично, опитайте „Кога имате време за 15-минутен чат?“ Този подход отнема ръба и поставя силата в ръцете на получателя, за да избере време, което да работи за него,
4. Когато имате нужда сега
Не пишете: Спешно
Пишете: Днес
Когато времето е кратко и налягането е високо, „спешното“ е дума, която може да породи само паника. А паниката е последното нещо, което човек, отговорен за дадена задача, трябва да направи. Ако имате достатъчно време да разпознаете нуждата и да изпратите имейл, вие също имате време да уведомите предварително, че „Това трябва да бъде вашият първи приоритет днес.“ Ако това наистина е спешно, направете телефонно обаждане или лично посещение вместо.
5. И още една бонусна фраза
Не на последно място е фраза, която всички казваме, за да прекратим имейлите си, но рядко може да използваме директно да се обръщаме към нашите колеги: „Благодаря.“ Кратко, просто послание за признателност ще измине дълъг път в укрепването на връзките между вас и членовете на вашия екип В него се казва, че вие разпознавате техните усилия и цените техните роли. И това сигурно победи падането на доверието.
