Споделената пощенска кутия позволява на вашите клиенти, доставчици и други да изпращат имейл до централен адрес, където всеки от екипа може да вижда и отговаря на тези съобщения.
Какво представлява пощенска кутия, споделена в офиса?
Един от най-ефективните начини за споделяне на имейл съобщения с група хора е да настроите споделена пощенска кутия на Office 365. С споделена пощенска кутия всяко лице, което е назначено в пощенската кутия, има пълен достъп до съобщенията. Те могат да четат входящи имейли, да отговарят на съобщения, да изпращат съобщения и да виждат как другите реагират на входящата поща.
Когато член на екипа отговори на имейл съобщение от споделената пощенска кутия, имейлът се изпраща от адреса на споделената пощенска кутия, а не от имейл адреса на лицето. Получателят на имейла вижда само адреса на споделената пощенска кутия. Това запазва поверителността на индивидуалния имейл адрес на служителите ви и ви дава професионален външен вид.
Вашата организация може да създаде толкова много споделени пощенски кутии, колкото ви е необходима. Споделените пощенски кутии нямат потребителско име или парола. Общата пощенска кутия не изисква лиценз за Office 365, но всеки потребител, който е присвоен на пощенската кутия, трябва да има абонамент за Office 365.
Защо да използвате споделена пощенска кутия на Office?
Службите за обслужване на клиенти, човешките ресурси или маркетинга, които искат входящите имейл съобщения да отговарят на следващия достъпен член на екипа, са добри примери за ефективно използване на споделена пощенска кутия. Всеки човек, назначен в споделената пощенска кутия, може да вижда и отговаря на всяко съобщение в тази пощенска кутия.
Работата с споделена пощенска кутия на Office 365 не е само за имейл. Става въпрос за помагане на хората във вашата организация да работят заедно по-ефективно. Наред със споделената пощенска кутия вашите екипи ще имат достъп до споделен списък с контакти и споделен календар. При споделен списък с контакти, всеки в групата има достъп до важни имейл адреси. С споделения календар членовете на групата могат да влизат в срещите си на централно място, което всеки от групата може да види.
Настройване на споделена пощенска кутия
Обществените пощенски кутии на Office 365 могат да бъдат настроени само от администратора на абонамента ви за Office.
Изпълнете следните указания, за да настроите споделена пощенска кутия:
- Влезте в администраторския център на Office 365, като използвате администраторския си профил.
- Изберете Групи> Споделени пощенски кутии.
- Изберете Добавете пощенска кутия.
- На страницата Добавяне на пощенска кутия въведете име за споделената пощенска кутия в полето Име. Псевдоним на пощенска кутия автоматично се създава в полето "Имейл", но можете да я промените на нещо различно. След като наименувате споделената пощенска кутия, изберете Добави за да създадете пощенската кутия.
- В "Следващи стъпки" изберете Добавете членове към тази пощенска кутия.
- На страницата "Членове на споделената пощенска кутия" изберете Добавете членове.
- Поставете отметка до хората, които ще имат достъп до споделената пощенска кутия. Ако не виждате името на човек в списъка, въведете името му в полето за търсене. Когато приключите, изберете Запази.
Запазете изпратения имейл до споделената пощенска кутия
Когато някой изпрати имейл съобщение от споделената пощенска кутия, копие от това съобщение се запазва в папката "Изпратени", а не в споделената пощенска кутия. Ако искате тези имейли да бъдат запазени в споделената пощенска кутия, редактирайте настройките на споделената пощенска кутия.
Ето как да запазите изпратените имейл съобщения в споделената пощенска кутия:
- Изберете Групи> Споделени пощенски кутии.
- Изберете споделената пощенска кутия.
- Изберете редактиране до настройката "Изпратени".
- На страницата Изпратени елементи преместете плъзгача на позиция "Включено" за Копиране на елементите, изпратени като тази пощенска кутия и Копиране на елементите, изпратени от името на тази пощенска кутия. Когато приключите, изберете Запази.
Използвайте споделената пощенска кутия в Outlook 2016, Outlook 2013 и Outlook 2010
След като администраторът на организацията ви е създал споделената пощенска кутия, вашите потребители не трябва да правят нищо, за да покажат споделената пощенска кутия във версията на Outlook за настолни компютри. Споделената пощенска кутия автоматично ще се покаже в панела за папки.
За да изпратите имейл от споделената пощенска кутия:
- Отворете Outlook.
- Изберете нов имейл за да създадете ново съобщение.
- Изберете от и изберете споделена пощенска кутия.
- Въведете съобщението си и изберете изпращам.
Достъп до споделената пощенска кутия в Outlook в мрежата
Ако искате да работите със споделена пощенска кутия в уеб браузър, ще трябва да я добавите ръчно.
За да добавите споделената пощенска кутия към онлайн версията на Outlook:
- Влезте в профила си в Office 365 и изберете перспектива ап.
- В навигационния екран щракнете с десния бутон върху името на вашата пощенска кутия и изберете Добавяне на споделена папка.
- В Добавяне на споделена папка диалоговия прозорец, въведете имейл адреса на споделената пощенска кутия и след това изберете Добави.
Споделени пощенски кутии и приложението Outlook за мобилни устройства
Споделените пощенски кутии не се показват в мобилното приложение на Outlook. Това означава, че ако искате да получите достъп до споделена пощенска кутия от вашия смартфон, ще трябва да отворите браузър и да използвате Outlook в мрежата.
Ще забележите лека разлика в начина, по който работите с индивидуалния си имейл адрес в Outlook и със споделената пощенска кутия. С споделената пощенска кутия вие и вашите членове на екипа ще работят по-добре заедно, за да отговаряте на имейли от вашите клиенти, доставчици, доставчици и други.
