Excel не разполага с възможностите за управление на данни на програми за релационни бази данни като SQL Server и Microsoft Access. Това, което може да направи, обаче е да служи като обикновена база данни, която запълва изискванията за управление на данните.
В Excel данните се организират в таблици, като се използват редовете и колоните на работен лист. По-новите версии на програмата имат таблична функция, която улеснява въвеждането, редактирането и манипулирането на данни.
Условия на базата данни: таблица, записи и полета
Базата данни представлява съвкупност от свързана информация, съхранявана в един или повече компютърни файлове по организиран начин. Обикновено информацията или данните се организират в таблици. Информацията в таблицата е организирана по такъв начин, че тя лесно може да бъде актуализирана, сортирана, коригирана и филтрирана.
Една проста база данни, като например Excel, съдържа цялата информация за един обект в една таблица. Релационните бази данни, от друга страна, се състоят от редица таблици, като всяка таблица съдържа информация за различни, но свързани теми.
Records
В терминологията на базата данни, aрекорд съхранява цялата информация или данни за един конкретен обект, който е въведен в базата данни. В Excel, записите обикновено се организират в редове от листове, като всяка клетка в реда съдържа една информация или стойност.
Полетата
Всяка отделна информация в запис на база данни, като например телефонен номер или номер на улица, се нарича aполе, В Excel отделните клетки на работен лист служат като полета, тъй като всяка клетка може да съдържа единична информация за обект.
Полеви имена
Важно е данните да бъдат въведени по организиран начин в база данни, така че да могат да бъдат сортирани или филтрирани, за да намерят конкретна информация. За да се гарантира, че данните се въвеждат в една и съща последователност за всеки запис, заглавията се добавят към всяка колона на таблицата. Заглавията на колоните се наричат имена на полета.
Примерна база данни
В горното изображение цялата информация, събрана за един студент, се съхранява в отделен ред или запис в таблицата. Всеки ученик, независимо колко или колко малко информация се събира, има отделен ред в таблицата.
Всяка клетка в един ред е поле, съдържащо една част от тази информация. Имената на полетата в заглавния ред гарантират, че данните остават организирани, като запазват всички данни за конкретна тема, като име или възраст, в същата колона за всички студенти.
Инструментите за управление на данни на Excel
Освен това, Microsoft е включила редица инструменти за данни, за да улесни работата с големите количества данни, съхранявани в таблици в Excel, и да го поддържа в добро състояние.
Използване на формуляр за записи
Един от тези инструменти, който улеснява работата с отделните записи, е формулярът за данни. Формуляр може да се използва за намиране, редактиране, въвеждане или изтриване на записи в таблици, съдържащи до 32 полета или колони.
Форматът по подразбиране включва списък на имената на полета в реда, в който са подредени в таблицата, за да се гарантира, че записите са въведени правилно. До всяко име на поле е текстово поле за въвеждане или редактиране на отделните полета с данни.
Въпреки че е възможно да се създават персонализирани формуляри, създаването и използването на стандартния формуляр е много по-лесно и често това е всичко, което е необходимо.
Премахване на дублирани записи на данни
Често срещан проблем с всички бази данни е грешките в данните. В допълнение към прости грешки в правописа или липсващи полета от данни, дублиращите се записи на данни могат да бъдат основен проблем, тъй като таблицата с данни нараства по размер.
Друг от инструментите за данни на Excel може да се използва за премахване на тези дублирани записи - точни или частични дубликати.
Сортиране на данни в Excel
Сортирането означава да реорганизирате данните според конкретно свойство, като например да сортирате таблица по азбучен ред по фамилни имена или хронологично от най-възрастните до най-младите.
Опциите за сортиране на Excel включват сортиране по едно или повече полета, персонализирано сортиране, като дата или час и сортиране по редове, което позволява да се пренареждат полетата в таблица.
