Как да конфигурирате преобразуване на Excel в SQL Server

Типичният потребител работи комфортно в Microsoft Excel. Защо да не предоставяте на потребителите си инструмент, който вече познават, и да добавите към него връзка в средата на вашия SQL Server. Предимството на този подход е, че електронната таблица в Excel е винаги актуална с текущите данни от базовата база данни. Типично е за потребителите да въвеждат данни в Excel, но обикновено това е моментна снимка на данните в даден момент. Тази статия ще ви покаже колко е лесно да конфигурирате електронна таблица в Excel с връзка към SQL, която можете да предоставите на вашите потребители.

В този пример ще използваме примерната база данни Adventure Works, която Microsoft изпраща с SQL Server 2008.

Трудност: Средно аритметично
Задължително време: 10 минути

Ето как

Ще имате нужда от няколко неща, за да настроите връзката между Excel и SQL Server.

Име на SQL Server: В нашия пример SQL Server е MTP SQLEXPRESS.
Име на базата данни: Нашият пример, ние използваме базата данни AdventureWorks.
Таблица или изглед: Отиваме след мнението на Sales.vIndividualCustomer.
Отворете Excel и създайте нова работна книга.
Кликнете върху Данни раздел. Намерете Изтеглете външни данни опция и кликнете върху От други източници и изберете От SQL Server, Това отваря Помощника за свързване на данни.
Попълнете името на сървъра. В този пример името на сървъра е MTP SQLEXPRESS. Задайте идентификационните данни за вход, за да използвате удостоверяване на Windows. Другата опция ще бъде използвана, ако администраторът на базата данни ви предостави потребителско име и парола за вашия потребител. Кликнете върху Напред. Това води до съветника за връзка с данни.
Изберете базата данни (AdventureWorks в нашия пример) от Изберете базата данни, която съдържа данните, които искате падащо поле. Уверете се Свържете се с конкретна таблица е проверена. Намерете изгледа (Sales.vIndividualCustomer в нашия пример) от списъка и го изберете. Кликнете завършек който води до Импортиране на данни диалогов прозорец.
Поставете отметка в квадратчето за отметка на таблицата и изберете къде искате да поставите данните (съществуващ работен лист или нов работен лист). Кликнете Добре който създава списък в Excel и импортира цялата таблица във вашата електронна таблица.
Запишете електронната си таблица и я изпратете на потребителя. Хубавото за тази техника е, че вашият потребител има достъп до текущите данни, когато имат нужда от тях. Докато данните се запазват в електронната таблица, има връзка с SQL база данни. Всеки път, когато искате да опресните електронната таблица, кликнете с десния бутон някъде в таблицата и кликнете върху нея маса и тогава Обновяване.

Съвети

Важно е да се уверите, че потребителят е правилно настроен в SQL Server. Това е нещо, което причинява проблеми в повечето случаи, използвайки тази техника.
Проверете броя на записите, които са в таблицата или изгледа, към който се свързвате. Ако таблицата има милион записи, може да искате да филтрирате това. Последното нещо, което искате да направите, е да закачите SQL Server.
В диалоговия прозорец "Свойства на връзката" има опция, наречена Опресняване на данните при отваряне на файла, Обърнете внимание на тази опция. Когато тази опция е отметнато, потребителят винаги ще разполага с нов набор от данни при отваряне на електронната таблица на Excel.
Помислете дали да използвате обобщените таблици, за да обобщите данните.