Електронната поща е заменила пощенската поща за много бизнес и лични комуникации. За да изпратите най-добрите имейли, трябва да сте наясно с няколко правила. Полицейската полиция няма да дойде след вас, ако не ги следвате, но те са насоки, които ви помагат да избегнете грешки, като например обида на някого, когато нямате намерение да го правите, както и недоразумения като обида, когато нямате намерение ,
Тези основни правила на етикета за електронна поща ни помагат да общуваме по-добре чрез електронна поща и ни трябва да ги познаваме.
01 от 25Вземете втори поглед, преди да изпратите съобщение
Въведете веднъж, погледнете два пъти и избягвайте неудобните имейли, които имат грешен текст, отидете на грешен получател или получатели. Така:
- Задръжте пауза за миг след като завършите имейл.
- Вижте имената на получателите.
- Прочетете имейл съобщението.
Само тогава трябва да изберетеизпращам, Унция за превенция струва един килограм лек.
В Gmail и няколко други услуги за електронна поща можете да активирате функция за отхвърляне, която ви дава няколко секунди, за да отмените потенциални щети, дори и след изпращане на неуспешен имейл. Когато това не е налице, опитайте да оставите празното поле празно или да въведете свой собствен имейл адрес, за да ви напомним, за да направите окончателен поглед преди изпращане.
02 от 25Не по подразбиране, за да отговорите на всички
Ако "Отговорът" е добър, тогава "Отговор на всички" трябва да е по-добър. Това ли е правилно?
Обърнете внимание на пощенските кутии на получателите и не изпращайте отговора си на хора, които нямат нужда от тях.
03 от 25Пазете кратки имейли
Не смущавайте получателите с твърде много текст. Съставете кратко и лесно разбираемо съобщение вместо това.
04 от 25Използвайте функцията на котировката
Смятате ли, че цитирането на оригиналния текст във вашите имейл отговори е много работа? Не е така. Понякога е важно за приемствеността. Вашият получател може да не знае какво отговаряте, но ако цитирате част от съобщението на подателя в отговора си, намерението ви е ясно.
В повечето случаи можете да копирате частта от имейла на подателя и след това да изберете "Поставяне като котировка" (или подобна пратедия) в отговора си. Ако посланието на подателя беше дълго, обикновено не трябва да цитирате цялото нещо.
05 от 25Напишете ефективни линии за електронна поща
Правиш ли глупави грешки в имейлите си? Ключът към получаването на съобщенията ви да се чете, оказва се, не е да си умен. Вместо това, фокусирайте се върху даването на крайния ред на съобщението или обобщете съобщението. Не бъди крещящ и не оставяйте излишни думи. Ако искате получателят да предприеме действие, кажете го в реда на темата.
06 от 25Почистване на имейли, преди да ги препратите
Препращането на имейли е чудесен начин за споделяне на идеи, но се уверете, че оригиналната идея не е изгубена в заглушаване. Напълно е добре да използвате тежка ръка за редактиране на части от вериги за електронна поща, които не се отнасят за получателя на препращането - докато изтритите части не променят намерението на съобщението.
07 от 25При съмнение, Изпращане на обикновен текст по имейл, не е богат HTML
Не всеки може да получи вашите форматирани имейли. Някои дори могат да бъдат раздразнени. За да бъдете по-безопасни, отколкото за съжаление, изпратете имейл с обикновен текст, когато имате съмнения. Това е особено важно в бизнес среда, където времето може да бъде ограничено.
08 от 25Не препращайте измами по имейл
Вероятно сте подозрителни, когато виждате прекалено учудващ измамен имейл във входящата си поща. Не правете грешката да препратите по имейл всяка история, която не сте проверили сами и потвърдена, че е истина.
09 от 25Не разпространявайте вируси
Уверете се, че не разпространявате червеи и вируси по имейл или действате като средство за разпространение на спам. Всичко това може да бъде причинено от злонамерени имейли. За щастие, има защита: Използвайте антивирусен софтуер, поддържайте го актуален и сканирайте отделни файлове безплатно.
- Най-добър антивирусен софтуер за Windows
- Най-добър антивирусен софтуер за Mac
- VirusTotal за сканиране на файлове и URL адреси онлайн
Обяснете защо ви препращаме
По-добрата комуникация прави по-добри взаимоотношения. За да препращате имейли и връзки по начин, който споделя важна информация и укрепва връзките, посочете в горната част на имейла, защо смятате, че получателят ще намери интересното от вас информация.
11 от 25Нека хората да знаят, че техният имейл е получен
Span филтрите са добре дошли за допълнения към имейл услуги, но те не са идеални. Понякога те ще съдържат важен имейл. Запалете другите за това загрижено безпокойство и им кажете, че получавате имейла си.
12 от 25Питай, преди да изпратиш огромни прикачени файлове
Не блокирайте системите за електронна поща, като изпращате огромни прикачени файлове или ги правите само с разрешение.
13 от 25Говорете за един обект само по имейл
Накарайте света по-малко объркващ. Опитайте се да говорите само за един обект на съобщение. За други теми започнете нов имейл.
14 от 25Писмените въпроси
Член, двоеточие, тире и точка и запетая - всички съществуват с една причина: Те улесняват разбирането на предназначението на изречението. Не правете живота по-труден и евентуално по-малко интересен за получателите на вашите имейли. Обърнете внимание на пунктуацията.
15 от 25Използвайте акронимите Слабо
Dyk? Не всички знаят всеки акроним, а съкращенията не спестяват толкова много време. Така че, използвайте малко, ако има някакви акроними, и само ако сте сигурни, че получателят знае значението им. Глупаво е да накарате някого да потърси нещо в имейла ви.
16 от 25Преоразмерете снимките на Handy пропорции за имейли
Когато снимките Ви изглеждат добре в имейла ви, изглеждате добре. Съхранявайте приложените си имейл изображения не по-големи от екрана, като ги преоразмерите по стил - онлайн и безплатно.
17 от 25Писането във всички капачки вика
Не викайте в имейлите си, освен ако не искате да го направите. Текстът, написан с всички главни букви, се тълкува като вик и е трудно да се чете.
18 от 25Бъдете внимателни с ирония в имейлите
Не наистина! Искам да кажа. Честно казано!
Средства, които предлагат малко контекст като електронната поща, не са подходящи за ирония и сарказъм, дори и да знаете получателя.
19 от 25Хвани Typos чрез отпечатване на вашите имейли
За важни, официални имейли или любовни писма, отпечатайте карето, преди да кликнетеизпращам.
На печатно копие и с молив в ръка, често можете да намерите грешки или неправилно поставени запетайки, нито вие, нито вашия правописен контрольор, уловени. Работата / връзката, която запазвате, може да бъде ваша.
20 от 25Задайте системния часовник
Уверете се, че не изпращате съобщения от 1981 или 3078.
21 от 25Когато сте в Съмнение, Край на имейли с "Благодаря"
Ако не знаете как да кажете сбогом в края на имейл, има едно нещо, което почти винаги ще бъде подходящо. Благодаря.
22 от 25Къде да сложите подписа си
Без ред, който казва "подпишете тук", как решавате къде да поставите подписа си по имейл? Поставете го точно под края на текста си.
23 от 25Чудите се "как да го направите в писането?" Използвайте "Това"
Забелязали ли сте как хората, които разбирате отлично, когато ги слушате, стават загадъчни и по-подробни, когато започват да пишат?
Не бъдете като тях. Кажете го, както е, и го кажете по същия начин, по който бихте направили разговор лице в лице. Сега не е време да ги впечатлите с майсторството си на английски език. Отидете кратко и сладко.
24 от 25Компресиране на файлове
Малкият е красив, поне когато става въпрос за прикачени файлове. Така че направете файловете по-малки, преди да ги изпратите по имейл.
25 от 25Избягвайте съобщенията "Me Too"
"Аз също" не е достатъчно съдържание, за да гарантирате имейл. Това е досадно. Изчакайте, докато има нещо, което да добавите към разговора, за да отговорите.
