Вече не се смята за лудо да носите дънки на работното място или да вземете напитки с шефа си след часове, но когато става въпрос за използване на емоджии в имейл, линиите придобиват малко размазване.
Може да се окаже трудно да се ориентирате в професионалните имейл етикети. Но най-вероятно това е основният начин да се свържете с шефа и колегите си (освен това, знаете ли, лично). А това означава, че всяко съобщение, което изпращате, е шанс да направите добро впечатление … или лошо.
Ето девет правила за работа по имейл, които трябва да спазвате - ако искате да запазите репутацията си в интернет.
1. Започнете със солидна тематична линия
Ако изпращате имейл до някой от началниците си, имайте предвид, че те вероятно имат стотици съобщения във входящата си поща.
И така, какво прави шефът ви с повечето от тях? Или натиснете изтриване или ги маркирайте със звезда за по-късно (и всъщност никога не ги четете). Това означава, че имате само един шанс да привлечете вниманието им: Примамливият предмет може да ви помогне да гарантирате, че те действително го отварят.
2. Гледайте думите си
Получили ли сте някога текстово съобщение, което завършва с период? Ако е така, вероятно сте мислили, че човекът, който ви го е изпратил, се е ядосал на вас (въпреки че те наистина просто се опитват да използват правилната препинателна точка).
Това е така, защото видовете думи, които използвате, могат незабавно да успокоят или разстроят някого. Избягвайте да използвате думи като „хей“ или „спешно“ и вместо това използвайте „вие“ или „днес“. (Объркана? Повече обяснение по-долу.)
3. Пишете като редактор
Може да не пишете документ за колежа, но това не означава, че не сте оценени. Лоша граматика, правописни грешки и дори липса на въведение, тяло и заключение ви звучат така, сякаш се опитвате да стигнете до входяща поща нула, а не да сте отговорен служител.
4. Бъдете любезни от времето на личността
Ако ще изпратите на някого имейл, кажете му защо го изпращате.
Ако например прикачвате презентация, кажете им точно какво искате да бъдат следващите им стъпки (Имате ли нужда от одобрението им? Искате ли да добавят слайд?). Ако отидете на CC някой, кажете им защо са били включени.
5. Използвайте Emojis предпазливо
Ето нещата за емоджиите: Не всеки е фен на тях. Дори и да работите в случайна среда, все още има значителен процент от работещото население, което ги разглежда като непрофесионални. Не рискувайте, ако не сте сигурни как ще бъде получена.
6. Прикрепете приставката
Звучи очевидно, но всички сме виновни за това нарушение на имейла повече от един път.
Проверете, преди да натиснете изпращане: Прикачихте ли прикачения файл, който каза, че ще прикачите? (Кажете, че 10 пъти бързо.)
7. Ноктите си отписване (без обичайното „най-доброто“)
Трябва да завършите имейла си с подписване, но това не означава, че трябва да кажете „най-доброто“ или „благодаря“ в края на всяко съобщение (особено ако всъщност нямате за какво да бъдете благодарни).
Вместо това, изберете поздрав, който е професионален, но функционален. Опитайте „Поздрави“, „С уважение“ или „Ще говоря с вас скоро“.
8. Използвайте професионален подпис (дори на телефона си)
Ако току-що сте създали професионален, добре написан имейл, защо бихте искали да го завършите с „Изпратено от моя iPhone“? Вместо това изберете обикновен, ангажиращ подпис, който включва вашето заглавие, профилите ви в социалните медии, уебсайта ви и може би дори снимка на лицето ви.
9. Знайте кога да не изпращате имейл
Разбира се, колкото и добър да е етикетът ви, всичко е за нищо, ако изпращате по имейл нещо, което не бива да бъдете.
Например, ако имате нужда от супер бърз отговор от някого, обадете му се вместо това. И ако искате да помолите шефа си за повишение, насрочете среща (не искате да провеждате разговор по имейл).
Докато спазвате тези девет правила, почти винаги ще получавате вашите имейли да се четат и да отговарят на тях. И ей, просто можеш да направиш добро впечатление на шефа си, докато си в това!
