Ако е добре да отговорите, би било по-добре да отговаряте на всички. Така ли е? Не винаги. Ако отговорът е наистина важен за всички получатели, трябва да се използва "Отговор всички".
Някои отговори на всички сценарии се дължат на злополуки, при които един получател не осъзнава, че са кликнали или са използвали тази опция. Повечето обаче вероятно се дължат на факта, че човекът не осъзнава кога да изпрати Отговор Всички съобщения.
Така или иначе, това обикновено е досадно за другите хора, участващи в груповото съобщение. Използването на подходящ имейл етикет, независимо дали на работното място или в обществото, е изключително важно. Ето защо е най-добре да използвате Отговор Всички с повишено внимание.
Кога да отговорите на всички
Използвайте функцията "Отговор на всички" на вашата електронна поща, само когато отговорът ви ще бъде необходим за оригиналния подател и за всички хора в полетата До: и Код: оригиналния имейл.
Не отговаряйте на всички, когато:
- Само първоначалният изпращач трябва да знае отговора ви,
- Вашите коментари ще бъдат от решаващо значение за оригиналния подател и няколко други получатели.
- Направете нормален отговор в този случай и след това добавете избраните други получатели ръчно. Можете да копирате адресите им от оригиналния имейл, ако това ви помага.
- Вашето съобщение е просто като "Благодаря!" или "Аз също".
- Благодаря ви, че съобщенията може да са добре за изпращане, но не ги изпращайте на всеки друг получател. Само изпращачът наистина трябва да е наясно как се чувствате за посланието, а не всеки друг човек в групата.
Отговорът на всички трябва да бъде резервиран само за специални случаи. Трябва да се използва само ако трябва да изпратите едно и също съобщение на всеки един получател в групата. В противен случай, ако не е необходимо да правите това, трябва да отговорите само на съответните лица. Това може да е просто отговор на изпращача или използването на полетата "Копие:" или "Ск:" за няколко конкретни получатели.
Като пример, помислете дали да получите имейл, който да ви пита дали искате да дойдете в пенсиониране тази уикенда. Предявете, че е изпратено до 30 други хора и ви попитате не само дали отивате, но можете да донесете някаква храна или да помогнете по някакъв друг начин.
Обикновено не е подходящо в тази ситуация да изпратите отговор на всички останали и да обясните, че не можете да отидете, защото трябва да работите този уикенд и че вашето дете е болно, така че не е добър уикенд за вас. Тези подробности са от значение за изпращача, но вероятно не и за всички останали, които са поканени.
Има обаче време, когато трябва да отговаряте на всички и кога се очаква да отговорите на всички. Може би това включва групова дискусия за работен проект или нещо друго, което пряко включва останалите получатели.
Независимо от случая, винаги трябва да го мислите, преди да изпратите масов имейл на други хора. Още по-лошо е, когато няколко души изпращат всички съобщения едно след друго и получавате дузина писма в рамките на минута или две. Те не само са трудни за проследяване, но и досадни, ако нямате нужда да ги прочетете.
