Повечето компании са запознати с това, което може да се направи в Microsoft Word и Excel, но разбирането на това, което може да направи Microsoft Access, е малко по-трудно за разбиране. Идеята за създаване на бази данни и за тяхното поддържане изглежда като ненужно използване на ресурси; но за малките предприятия тази програма може да предостави няколко различни предимства, особено когато става дума за управление на растежа и организацията. Той предоставя много по-стабилен начин за малките фирми да следят данни и проекти, отколкото Excel или Word.
Достъпът може да отнеме повече време, отколкото най-често използваните приложения на Microsoft, но има и най-голяма добавена стойност за проследяване на проекти, бюджети и растеж. Всички данни, необходими за провеждане на малък бизнес за сравнение и анализи, се поддържат в една програма, което улеснява изготвянето на отчети и графики, отколкото в повечето други програми. Microsoft предлага редица шаблони за опростяване на учебния процес и потребителите могат да персонализират шаблоните, докато вървят. Разбирането на основите на Microsoft Access може да помогне на малките фирми да видят пълната си стойност в ежедневните им операции.
Бонус: Ако вече използвате електронна таблица, лесно можете да конвертирате електронната таблица в Excel в базата данни на Access.
Поддържане на информация за клиента
Базата данни на Microsoft Access позволява на бизнеса да проследява цялата необходима информация за всеки клиент или клиент, включително адреси, информация за поръчки, фактури и плащания. Докато базата данни се съхранява в мрежа, където всички служители имат достъп до нея и я актуализират, информацията може да остане актуална. Тъй като информацията за клиента е от решаващо значение за всеки малък бизнес, базата данни може (и трябва) да бъде защитена. Добавянето на формуляри към базата данни помага на малките предприятия да гарантират, че служителите въвеждат данни последователно.
Тъй като потребителите се запознават с програмата, могат да се добавят по-сложни компоненти, като например картографиране на клиентски адреси. Това позволява на служителите да проверяват адресите на нови клиенти или да планират маршрути за доставки. Той също така позволява на фирмите да създават фактури, да изпращат имейли и обикновена поща и да проследяват кога и как са били платени фактурите. Актуализирането и съхраняването на данни на клиентите в Access е по-надеждно от електронна таблица или документ на Word и рационализира управлението на тази информация.
Проследяване на финансови данни
Много фирми купуват софтуер специално за проследяване на финансите, но за малък бизнес, това може да бъде преувеличено; освен това тя има тенденция да създава допълнителна работа. Не само фактурите могат да се създават и проследяват в база данни на Access, но могат да се записват и всички бизнес разходи и транзакции. За компании, които имат пълния комплект Microsoft Office, включително Outlook и Access, напомнянията за плащане в Outlook могат да бъдат свързани с базата данни. Когато се появи напомнянето, потребителите могат да извършват необходимите плащания, да въвеждат данните в Access, след което да затворят напомнянето.
Може да е необходимо да се закупува по-сложен софтуер, докато бизнеса расте, и тези предприятия имат предимство, ако всичките им финансови данни се съхраняват в Access. Много други програми могат да приемат данни, изнесени от Access, което улеснява мигрирането на информацията, когато дойде времето.
Управление на маркетинга и продажбите
Един от най-използваните, но най-мощните начини за използване на Access е да следи информацията за маркетинга и продажбите. Със съществуващата вече клиентска информация в базата данни е лесно да изпращате имейли, листовки, талони и обикновена поща на тези, които биха могли да се интересуват от продажби или специални оферти. Малките фирми след това могат да следят колко от техните съществуващи клиенти отговарят на следните маркетингови кампании.
За нови клиенти могат да се създават и контролират цели кампании от едно място. Това улеснява служителите да видят какво вече е завършено, какво остава да бъде направено и какви последващи действия са необходими.
Проследяване на производството и инвентаризацията
Подобно на проследяването на клиентите, проследяването на данните за инвентара, ресурсите и запаса е от решаващо значение за всеки бизнес. Достъпът улеснява въвеждането на данни за пратките в складове и да се знае кога е време да се поръча повече от определен продукт. Това е особено важно за производителите, които изискват редица различни ресурси, за да завършат даден продукт, като части на самолета или фармацевтични съставки.
Дори услугите в сектора на услугите трябва да водят инвентаризация и разполагането на цялата тази информация на едно място прави по-лесно да се види кой компютър е назначен на кой служител или да се определи кога трябва да се модернизира офис оборудването. Независимо дали се проследяват превозни средства, мобилни устройства, серийни номера, регистрационна информация, потребителски дневници или жизнен цикъл на хардуера, малките фирми могат да проследяват хардуера си по-лесно в Access.
Освен хардуера, фирмите трябва да могат да следят софтуера. От регистрацията и броя на компютрите, на които е разрешено да използват софтуера за информация за версията и за потребителите, фирмите трябва да могат бързо и точно да извлекат информация за текущите си конфигурации.
Текущи отчети и анализи
Може би най-мощният аспект на Access е способността на потребителя да генерира отчети и диаграми от всички данни. Възможността да се компилира всичко, съхранявано в различните бази данни, е това, което прави Microsoft Access електроцентрала за малкия бизнес. Потребителят може бързо да генерира отчет, който сравнява разходите на ресурсите с настоящите ценообразуване, да създаде диаграма, илюстрираща колко е на склад за предстояща маркетингова кампания или да изготви анализ, който идентифицира клиентите, които са зад плащанията.С малко допълнителни знания за запитвания, малките фирми могат да поемат контрола върху начина, по който гледат данните.
Още по-важно е, че Microsoft Access може да бъде свързан с други продукти на Microsoft. Малките фирми могат да преглеждат отчет, да търсят клиентски данни и да генерират фактури в Word. Сливането на поща може да създава писма с обикновена поща, докато потребителят генерира имейл в Outlook. Данните могат да бъдат експортирани в Excel за по-задълбочен преглед на подробностите и оттам да бъдат изпратени в PowerPoint за презентация. Интегрирането с всички други продукти на Microsoft е може би най-добрата причина да използвате Access, за да централизирате цялата информация на бизнеса.
