Хората ме питат през цялото време как да правят нещата по-бързо, по-добре и по-ефективно и какви инструменти препоръчвам, за да им помогна да направят това. Но има един въпрос, който получавам много по-малко, което е също толкова важно: Как мога да спестя време - като правя по-малко?
Наистина, знаейки какво да не правиш и какво да спреш, може да доведе до огромна промяна във вашето щастие и производителност.
Тествайте се с този списък от седем въпроса, за да сте сигурни, че добре инвестирате времето си.
1. Казвате ли не?
Повечето хора имат дълбока нужда да бъдат харесвани. В резултат на това ние казваме „да“ на почти всичко, което е поискано от нас, което прави невъзможно всичко да се прави добре и задържа нашето време и производителност. Погледнете последните 10 заявки, които сте получили (игнорирайте задачи от шефа си, над които може да нямате контрол). Ако сте казали „да“ на повече от половината, вероятно е време да се напънете да започнете да казвате „не“ (ето няколко начина да направите това хубаво).
2. Делегирате ли достатъчно?
Независимо дали сте мениджър или не, има възможности за делегиране на колеги. Ако правите всичко сами и си мислите, че „просто ми е по-бързо да го направя“, може да сте делегатофоб. Погледнете добре задачите си през последната седмица - наистина ли са тези, които са вашата длъжностна характеристика? Ако не, вижте съветите ми за успешна делегация, за да започнете да бутате някои неща от чинията си.
3. Необходимо ли е всичко от списъка ви със задачи?
Не считайте безкраен списък със задачи предизвикателство, за да го свършите, когато всъщност е предизвикателство да поставите приоритет. Ако не сте си свършили задача от седмици или винаги е подтикната към по-късна дата, това може да е знак, че всъщност не е необходимо. Използвайте своя мениджър и колеги като озвучаващи дъски, за да опитате да премахнете ненужните елементи от списъка си със задачи, така че можете да отделите повече време на предметите с висок приоритет, които ще придвижат целите ви напред. Професионален съвет: Имате проблеми с премахването на задачи по време на работа? Преминете през всяка една от тях и запишете въздействието, което ще има (напр. „Възможност за приходи“ или „растеж на потребителите“). Ще се изненадате колко артикула не са съобразени с вашата компания или лични цели.
4. Необходими ли са всички повтарящи се срещи във вашия календар?
Отменете всички, които нямат влияние или които могат да бъдат заменени с актуализация на имейл. За провежданите срещи преоценявайте дали форматът, продължителността и присъстващите допринасят за тяхната ефективност. Както обяснява предприемачът Джим Белошич, това спестява време и пари - едночасова среща със 17 служители, които правят средно 40 000 долара годишно, струва 232, 88 долара. Олеле.
5. За еднократни срещи дължината ви по подразбиране ли е твърде дълга?
Повечето хора по подразбиране са 60-минутни срещи, когато първоначалните разговори рядко се нуждаят от толкова много време. Опитайте да зададете на календара си по подразбиране 30 или 20 минути. Ще си върнете това време и най-вероятно ще имате далеч по-продуктивни срещи.
6. Имате ли нужда от среща изобщо?
Новини: Не е необходимо да се съгласявате на всяка среща, на която сте помолени да присъствате. Това важи двойно за онези хора, които добавят срещи в календара ви, без да питат - имате разрешение да откажете всичко, което не е от решаващо значение за вашата работа. Задайте висока лента, за да дадете на хората си време и ще установите, че повече въпроси се подреждат по имейл или, често по-ефективно, чрез вдигане на телефона.
7. Вие сте роб на входящата си поща?
Говорейки за неща, които не е необходимо да правите: Не е необходимо да отговаряте на всеки имейл, който влиза. Дайте си разрешение да архивирате неподходящи студени имейли и FYI имейли, на които сте cc: ed или bcc: ed on. И докато сте в това, отпишете се от всичко, което не четете (не, не е необходимо да четете всеки бюлетин за електронна търговия, за който се регистрирате). Казването на „не на имейл“ е ключово за осигуряването на време за реална работа.
Понякога производителността не е свързана със системите, които поставяте или приложенията, които изтегляте, а с това да разгледате добре как харчите времето си и да освободите графика си от ненужни дози. Повече часове през деня? Мисля, че всички можем да се съгласим, че това е добро нещо.
