Понякога се налага да пишете груби имейли.
Трябва да споделите обратна връзка с някой в друг офис или да не сте съгласен със заинтересованата страна или да кажете на някого, който е объркал - и установяването на разговор или лична среща би било свръх реакция (и рискувате да направите ситуацията още по-голяма сделка),
Това каза, когато най-доброкачествените бележки могат да бъдат интерпретирани погрешно, залозите са още по-големи, когато имате нещо критично да кажете.
Като човек, който работи отдалечено - постоянно изпращам имейли на хора с обратна връзка. И въпреки, че съм го правил стотици време, все още получавам малка яма в стомаха си, когато пиша, че нечия работа се нуждае от много промени.
Но хората често реагират много по-положително, отколкото бих си представял. Приемам формула, която използвам, която кара грубите имейли да излизат възможно най-любезни и полезни.
Ето как се разгражда:
Ред 1: Кажете нещо приятелско
Когато пишете началния ред (след приветствието, тоест), може да е полезно да си представите, че е разговор. Ако някой се приближи до вас и влезе в тяхната точка, вие ще бъдете уволнени.
Ето защо линия като Как беше уикендът ви? или се надявам тази бележка да ви намери добре, колкото и да е излишна, да ви помогне да стартирате нещата от правилната нота.
Ред 2: Благодарете на него или на нея
Ако е приложимо, хубаво е да се отбележат усилията на другия човек. Не искате да се гмуркате право в това, което са направили грешно, без да признавате времето, което са отделили за всичко, което са изпратили.
Това е толкова лесно, колкото: Благодаря ви много за това.
Ред 3: Посочете нещо положително
Никой не иска да се чувства като идиот (или като мислите, че са глупави). Така че, докато не искате да биете около храста, важно е да отделите време, за да насочите към една сила на работата на другия човек.
Опитайте, виждам докъде би довело например. Можете да кажете на директен отчет, че можете да видите как стратегията, която прилагат, ще помогне на екипа да работи по-добре. Или можете да кажете на колега, че те свършиха чудесна работа, насочена към основната грижа на клиента.
Разбира се, важно е този коментар да бъде честен. Трябва да споменете нещо, което всъщност е от полза и не бива да се хвалят толкова широко, че останалата част от съобщението ви напълно заслепява получателя.
Тяло на имейла: Разглеждане на промените (и резултатите)
Вярвате или не: Хората оценяват, че знаят защо сте избрали да правите нещата по различен начин. Това е контраинтуитивно (защото кой иска да чуе как са объркали подробно?), Но в действителност това показва, че имате високо мнение за тях.
Това демонстрира, че не бихте се съгласили с тях само заради него. Освен това, това показва, че мислите, че са достатъчно интелигентни, за да се поучите от обратната връзка и да постигнете очакванията си напредвайки.
За да избегнете прекалено задълбочаване на това, което се обърка, ограничете се в изречения, които следват формата на …. И ако имате повече от една промяна, използвайте куршуми.
Изглежда така:
Или:
- Ще видите, че направихме някои промени в терена на терена, въз основа на отзивите от лидерския екип.
- По този начин бих искал да видя тези промени, пренесени през други аспекти на презентацията, защото бихме искали те да са последователни.
Последен ред
Винаги завършвайте с въпроса дали можете да изясните нещо или да отговорите на някакви въпроси.
Макар че, моля, уведомете ме, ако мога да отговоря на някакви въпроси, може да изглежда очевидно, но той служи за цел. Това прави целия дух на имейла ви по-съвместен.
Внезапно се тръгва от думата „тук са промени - период“ до „тук са промените - бихте ли ме уведомили, ако някоя от тях няма смисъл?“ Това показва, че все още цените мнението на другия човек.
След това всичко, което ви е останало, е отписване - всеки стандартен знак (най-добре, искрено, благодаря!) Ще направи.
Поставяме всичко заедно
- Пример за промяна и как тя ще даде положителен резултат
- Ако е приложимо: пример за промяна на две и как тя ще даде положителен резултат
- Ако е приложимо: пример за промяна на три и как тя ще даде положителен резултат
Сега, когато сте съставили наистина конструктивна обратна връзка, отделете малко време, за да помислите за темата си. Може би всичко, от което се нуждаете, е да отговорите, но може да се окаже, че малка промяна се отразява на целия тон. (Знаете ли, че "днес" е за предпочитане пред "спешно"? Повече за това - и други думи, които трябва да избягвате - тук.)
Не всяко съобщение, което изпращате, ще бъде пълна с похвали - и това е ОК. Ако отделите време да го напишете замислено, това ще измине дълъг път.
