Някога да сте имали един от онези дни, в които след девет часа, претъпкани със сладко в офиса, все още не сте извадили основен артикул от списъка си със задачи? Когато почувствате, че бихте могли да бъдете продуктивни - ако само сте работили в безшумна, без разсейване кутия и не сте били бомбардирани от имейли, телефонни обаждания и отпадане на сътрудници на всеки 30 секунди?
Но разбира се, това не е така. Повечето от нас, млади професионалисти, са разположени в малки, претрупани каюти, заобиколени от десетки други млади професионалисти в малки, претрупани каюти и озарени с непрекъснатите цифрови разсейвания на нашите телефони, компютри и къпини.
Едва ли е най-добрата среда, в която да се работи. И така, как да коригираме разсейванията в офиса, да закопчаем и всъщност да свършим нещата? Ето шест прости решения.
1. Освободете себе си от имейл
Само защото получавате тонове имейл всеки ден, не означава, че трябва да сте обвързани с Outlook (или Entourage или Gmail). Всъщност постоянната ви електронна поща може да ви направи по-малко продуктивни.
Една лесна промяна: не поддържайте отворения си имейл на монитора си през целия ден. Вместо това изключете всичките си сигнали и полагайте съгласувани усилия да проверявате съобщения само в планирано време (проверявам моите около веднъж на час). Ако това ви изнервя - ако шефът ви е често срещан имейл или имате клиент, който се нуждае от наистина незабавни реакции - можете да персонализирате как Outlook ви предупреждава, така че само големите неща да привлекат вниманието ви.
2. Не вдигайте телефона
Това, че звъни, не означава, че трябва да му отговорите. Ако сте отделили час, за да извадите отчет за шефа си и получите обаждане от неизвестен номер, оставете го на гласова поща. Освен ако не очаквате обаждане, не си струва да прекъсвате фокуса си. Повярвайте ми, ако е важно, обаждащият се ще остави съобщение и винаги можете да се обадите веднага.
Освен това ще се спасите от стреса да не сте подготвени за разговор - ако сте стискали номера за час и на място се обаждате за закъсняла пратка, ще се разтревожите, ако вземете сега, отколкото ако спрете, фокусирайте се и се обадете по-късно, след като сте проследили информацията за пратката.
3. Подайте сигнал на вашите колеги
Социалната атмосфера е едно от най-добрите неща в работата в офис - но е и едно от най-разсейващите. Един от начините да се противопоставите на това е да създадете система с вашите колеги, така че всички да знаете кога да не се притеснявате. Това е лесно, когато имате врата за офис, която можете да затворите, но ако не го направите, създайте свой собствен сигнал, който гласи „моля, не ме прекъсвайте сега“.
Това може да бъде толкова лесно, колкото да сложите чифт слушалки (дори и да не слушате музика) или да залепите любимия си аксесоар за бюро върху вашия монитор. Само имайте предвид, че това работи само ако вие също сте на разположение през целия ден - понякога хората се нуждаят от вашето внимание.
4. Бъдете физически организирани
Сега не е задължително да пазите бюрото си без хартия или да оцветявате цветните си папки, но ако сте организирани - по какъвто и да е начин за вас - и можете да намерите неща, ще бъдете по-продуктивни. (Бюрото ми може да изглежда като кутия с пост-бележки избухна по цялата му повърхност, но имам система, кълна се!) Никой не обича да губи 10 минути в търсене на минути за срещи от миналата седмица, когато трябва да пишете дневния ред на тази седмица.
Това е и място, където технологиите наистина могат да помогнат. Много по-лесно намирам нещата в цифров вид, така че правя смисъл да сканирам всичко и да го запиша в споделеното устройство на моята компания. По този начин, ако съм по телефона с клиент и трябва да проверя два пъти договор, мога просто да го изтегля на екрана си - няма нужда да я задържам, докато се вкоренявам в кабината си вдясно папка.
5. Разсейвайте се!
Хората често се фокусират върху премахване на разсейванията като Facebook, сайтове за онлайн пазаруване и поточни медии на работното място. Но колкото и шефът ви да иска да ви вижда прегърбен над клавиатурата си и се взирате в тази електронна таблица за всички осем (или повече) часа на ден, това няма да ви направи по-продуктивни.
Всъщност скорошно проучване показа, че „сърфирането в интернет може всъщност да освежи уморените работници и да повиши тяхната производителност в сравнение с други дейности, като извършване на лични обаждания, текстове или имейли, камо ли да се работи направо, без да има почивка изобщо“.
Така че, продължете напред: Прекарайте 15 минути, за да наваксате клюките си Gawker или прегледайте новите пристигащи в JCrew. Паузата ще ви направи още по-продуктивни, когато насочите фокуса си назад към задачите, които са под ръка.
6. Водете работен дневник
И накрая, и най-важното - да разберете как лично работите най-добре. Опитайте да запишете всичко, което правите през деня и колко време ви отнема - вероятно ще се изненадате.
Започнах да водя работен дневник, за да мога да изчисля каква част от деня ми беше заета от административни задачи и колко остава да отделя за дългосрочни проекти. Но в крайна сметка ми показа моделите на работа - например, че получавам най-много работа, извършена следобед. Признаването на това ми помогна да установя по-добър график: Сега работя късно, вместо да идвам рано и обикновено мога да натрупам много повече производителност в деня си.
Не винаги е лесно да разберете разсейванията, но просто помислете: колкото по-продуктивни сте сега, толкова по-бързо ще се измъкнете от кабинета земя и в офис - където можете да затворите вратата.
