Знам, че има милион и един различни начини да управлявате ежедневните си задачи чрез технологията. И макар обикновено да оценявам здраво цифровите решения, винаги съм бил човек, който управлява списъка ми с добри стари химикалки и хартия. Това не само ми помага да бъда наистина ефективна през натоварените ми дни в бизнес училището, да поставя приоритет на задачите си и да работя, дори когато нямам данни за клетките, но буквално няма нищо по-удовлетворяващо от пресичането на изпълнена задача от действително направи списък.
Ако имате проблеми с намирането на организационна система, която работи за вас, или просто искате да опитате да хвърлите цифровата струпа и да се върнете към основните положения, тогава бих препоръчал да изпробвате този метод! Ето как да го направите.
1. Вземете истински, твърд планиращ препис
Очевидно първата стъпка в това е получаването на инструментите, които работят за вас. Важно е да използвате планиращо копие, което съответства на вашия организационен и работен стил. Например, използвам плановици на Poppin, защото те показват седмичен график вляво и облицована хартия вдясно, вписват се в чантата ми и са доста евтини.
Харесва ми да виждам цялата седмица на една страница, но ако ви харесва различен тип изглед, вижте Moleskine, който има тон от различни формати, или - ако искате също да получите аналог с пазаруването си - се насочете към местния Barnes & Noble и разгледайте огромния му избор, докато не намерите подходящия избор.
2. Избройте всичките си топ ангажименти за седмицата
Винаги започвам, като изброявам всички основни задължения, които имам в седмичния си график, само за да мога да разбера какво ще трябва да планирам. Обичам да включвам както лични, така и професионални задачи и събития, за да получа наистина пълна картина за седмицата.
Например, ако трябва да се подготвя за голяма среща в сряда, но трябва да спра да работя в 18:00 във вторник, за да присъствам на вечеря за рожден ден, тогава ще знам, че вероятно ще трябва да работя късно в понеделник.
3. Изпишете и приоритизирайте задачите си
След като започнах да попълвам календара с основните си ангажименти, разделям хартиената страна на моя планировчик на четири полета, като горната дясна кутия представлява важни / неотложни задачи, горната лява представлява важни / неотложни задачи и най-долните две полета, представляващи маловажни / неотложни и маловажни / неотложни задачи.
След това изписвам всички задачи, които трябва да изпълня за седмицата, като задължително ги посоча в съответното поле. Например „сметката за плащане с кредитна карта“ винаги влиза във важната / спешната кутия, докато „купувайте зимно палто“ е във важно / неотложно.
Това функционира като система за приоритизиране, тъй като ме принуждава да идентифицирам какво трябва да работя и кога.
От решаващо значение е и да извикам задачите, които са маловажни / неотложни, които често ще поставя приоритет над важни, дългосрочни елементи, ако не внимавам. Например, аз работя върху три дългосрочни изследователски труда през този семестър, които никога не изглеждат толкова належащи като нещо, което предстои утре и лесно биха могли да се загубят в шума на пълен списък със задачи. Тази система за приоритизиране ме принуждава да призная работата върху документите като важна и да започна да ги пиша предварително.
4. Направете дневен график (и включете времето за спиране)
Цялото това седмично планиране е хубаво, но как това ми помага да разбера какво всъщност да правя в даден ден? Всяка сутрин изваждам празен лист хартия (използвам бяла хартия за принтер, но бихте могли да вземете и тетрадка, ако искате малко да класирате процеса) и правя три неща.
Първо, изписвам часовете от деня от 8:00 до 11:00 часа с 30-минутни стъпки и поставям всякакви срещи, класове и лични ангажименти, които имам. След това поглеждам седмичния си планиращ и изваждам задачите, които искам да изпълня през този ден, опитвайки се да извадя поне един елемент от всяко от четирите ми кутии. Накрая залагам всички задачи в календара си, запълвайки времето около срещите.
Тъй като изпълнението на задачите обикновено отнема повече време, моето правило е да предвиждам 1, 5 пъти повече от времето, което мисля, че ще ми трябва, само за да съм сигурен, че мога да побера всичко. ранната вечер и един час, за да отида на фитнес, и двамата са ми необходими, за да поддържам здравия си разум!
5. Зачеркнете нещата
Това е любимата ми част от процеса: прекратяване на задачите, когато ги завърша. Обичам да използвам цветни химикалки, само за да направя нещата малко по-забавни. Обикновено следя ежедневния си график и след това в края на всеки ден пресичам всички елементи от моя седмичен списък със задачи.
6. Пренасяйте върху незавършени елементи
В края на седмицата е важно да се уверите, че всички незавършени елементи се пренасят към бъдещите седмици, за да не се промъкнат през пукнатините. В неделя вечер обикновено седя с червена химикалка и зачерквам незавършени елементи един по един, докато решавам дали да ги „отменя“ или да ги преместя напред към бъдещите седмици. Една от красотите на устройството за планиране на хартия е, че наистина можете да натискате задачи, за които нямате време, защото можете да ги запишете, където искате - всъщност просто преместих линията си за „празнично пазаруване“ в първата седмица на декември, защото Знам, че няма да имам време за това дотогава.
Знам, че този процес може да звучи сложно, но отделянето само на 20 минути на ден за планиране може да ви помогне да спестите часове. Знам, че съм особено склонен да губя къси блокове (напр. 30 минути между часовете), ако не съм мислил какво искам да правя, но ако вече съм направил графика си, не е нужно да мисля два пъти за това, което аз трябва да правя с времето си.
Надявам се, че това ви помага да се отървете от умора от някои решения и да свършите повече неща.
