Спомням си времето, когато трябваше да вляза в кабинета на шефа си и да й кажа, че съм запалила принтера и че мига съобщение, което гласи: „Изгаряне на мастилото“.
За щастие, това беше само прибързано, така че персоналът да й изпее „Честит рожден ден“, но доста невероятната част от историята беше нейната реакция. Тя не направи нищо - освен да ме помоли да напусна срещата ѝ. Едва когато се върнах втори път в режим на пълна (фалшива) паника, тя най-накрая слезе в стаята за почивка, за да видя целия персонал, който стои около чиния с тарталети.
Когато я попитах защо не е слязла в началото - искам да кажа, че пожарът е доста сериозен, нали? - каза: „Реших, че ще се случи едно от двете неща: или ще го решите, или димът алармата ще изгасне и всички трябва да се евакуираме. Но докато това не се случи, аз възнамерявах да завърша срещата си. Значение, тя слезе втори път, защото открих нещо, което всъщност заслужаваше нейното внимание - мисълта да ме хвърлят в общата зона.
Научете се от моя опит: Ако имате лоши новини и всъщност се нуждаете от вниманието на шефа си, има три неща, които винаги трябва да вземете под внимание.
1. Избери своя момент
Построихме изненадата на шефа ми по време на среща, тъй като всички бяха на него и това беше перфектно време за нас. Но бяхме преценили верността на шефа ми към нейните ангажименти. Така че първо, важно е да намерите времето, което ще има най-голям смисъл за вашия ръководител (защото, да, може да варира от това, кога би работило за вас) и да разгледате въпроса за спешността не от вашата гледна точка, а от нейната,
Например, кажете, че сривате сървъра. Може да си мислите, че трябва да кажете на шефа си точно тази секунда - но може би е по-добре първо да се обадите на техническа поддръжка и да видите дали има лесно решение? Или може би имате грозна среща с основен клиент. Може да искате известно време да го обработите и преразгледате с колега, но ако има шанс клиентът да се обади на вашия ръководител ASAP, вероятно трябва да прекъснете новината, преди да има някакви не толкова приятни изненади.
Ако трябва незабавно да говорите с шефа си - особено по лични причини - излезте, за да изразите, че това са специални обстоятелства. Започнете разговора с думите: „Знам, че това може да не е най-доброто време, но имам нещо сериозно, което трябва да обсъдя.“
2. Изберете Вашите думи (и тон) Мъдро
Сега, когато сте намерили подходящото време, трябва да изработите своето съобщение. Винаги първо разказвайте края на историята: „Преборих през презентацията, която изнесох днес следобед, и мога да кажа, че клиентът ни не е доволен.“ След това се извинете (ако е подходящо) и опишете проблемите, които смятате, че са допринесли за снафу. Завършете, като предложите предложените стъпки за действие или като поискате съвет.
Не забравяйте, че начинът, по който предоставяте трудни новини, ще ръководи реакцията на шефа ви. Добре е, ако вашият тон отразява тежестта на ситуацията при вас, защото хората оценяват искреността. Но не се съпротивлявайте на изкушението да надценявате проблем, който сте успели да получите под контрол (без значение колко усилия са ви били необходими). Например „Разбрах, че в базата данни има проблем и прекарахме сутринта, като го оправяме“, е достатъчно. Колкото по-премерен сте в това как изразявате своите новини, толкова по-способни ще се появите.
Ако ситуацията е сериозна и от личен характер - например, вие се отказвате или трябва незабавно да напуснете по лични причини - започнете срещата, като се подходите по-малко-повече-повече. Винаги можете да дадете повече информация, докато разговорът продължава.
3. Определете следващите стъпки
Когато има някакъв проблем, разговорите могат да преминат по два начина: Те могат да бъдат фокусирани върху проблема или да са решени. И докато не можете да контролирате как шефът ви управлява въпросите си - напр. „Как се случи това?“ Срещу „Какво мислите, че трябва да направим по въпроса?“ - можете да изберете как да структурирате отговорите си.
След като покриете онова, което се е понижило, превключете предавките, като казвате: „Ето какво предвиждам за следващите стъпки.“ Ако шефът ви продължава да ви привлича към проблема, използвайте мислещи фрази като: „Точно затова смятам трябва да предприемем следните стъпки, за да не се повтори. “
Тежките ситуации могат (обикновено) да бъдат смекчени, когато имате план какво ще се случи по-нататък. Ако не знаете следващите стъпки, поне можете да определите каква подкрепа се нуждаете сега или в бъдеще - защото в крайна сметка и двамата искате успешен резултат.
Справянето с лоши новини е достатъчно трудно - и да го споделите с шефа си може да бъде направо болезнено. Но използвайте тези съвети, за да проведете продуктивен разговор и ще намалите до минимум всякакви допълнителни щети.
