Няколко години назад стъпих на мениджърска позиция, където за първи път отговарях за ръководството на шестима екип. С моя MBA в ръка и задълбочен анализ на моя тип Майерс-Бригс, реших, че ще е лесно да управлявам и мотивирам хората, с които съм работил.
Но въпреки че тези инструменти се оказаха полезни, те не ме подготвиха напълно за една от най-трудните части да бъда мениджър: да давам годишни прегледи на резултатите. Оказва се, мениджърите ги страхуват толкова, колкото и служителите! Но въпреки естествената ни неприязън, прегледите са неизбежна (и важна) част от работата и критична част от растежа на вашия екип. Така че, ако се стремите да бъдете мениджър на суперзвезда, е време да станете толкова добри в рецензиите, колкото е възможно.
В този дух ето как да започнете.
Основите
Може да се изкушите да съберете най-добрите си отзиви за служителите си седмица преди преглед, но вероятно вече знаете, че не бива. Трябва да се отнасяте към процеса като към годишна дейност и да мислите в него доста преди време. Планирането ще ви помогне да предоставите по-изчерпателна обратна връзка и когато преглеждате сезона, няма да има изненади за вас или вашите служители - и това е, към което трябва да се стремите.
Започнете с определяне на най-доброто време на годината за провеждане на вашите прегледи. Разберете дали вашата организация има предпочитан график или процес (повечето големи компании правят) и помислете кога се осъществява процесът ви на бюджетиране или кога имате възможност да раздадете бонуси. Ако имате гъвкавост, искате да избегнете работните сезони с голям обем, тъй като процесът на подготовка и обратна връзка може да бъде взискателен и интензивен и никой не иска да прави отзиви през натоварения сезон.
След това създайте съответно годишната си времева линия и съобщавайте сроковете на служителите си. Нищо за един преглед - от съдържанието до времето - никога не би трябвало да е изненада.
Сега, за по-голяма лекота, да кажем, че сезонът ви за преглед ще бъде в края на годината, през декември. Ето как трябва да изглежда вашият годишен график:
Януари (началото на годината)
Задайте цели и очаквания
В началото на годината имайте среща със служителите си, за да споделите годишните си цели и очаквания към екипа. След това се срещнете с тях поотделно, за да си поставите собствени цели за изпълнение. Това не само гарантира, че всички са наясно с очакванията си за годината, но също така ви дава и ясни очертания, които да следвате всеки път, когато обсъждате изпълнението през следващите месеци.
Най-добрият начин да поставите цели е да използвате SMART ( S pecific, M easurable, A chievable, R esults-ориентиран, T --свързан) рамка. (Имате нужда от грунд? Запознайте се с основните положения тук.) И не забравяйте, че макар целите да са специфични за ролята на всеки човек, те също трябва да бъдат ясно приведени в съответствие с организационните цели, така че служителите да могат да видят как тяхната ефективност влияе на целия екип.
След срещите въведете целите на компанията и целите на всеки служител и ги поставете в имейл. Вашите служители ще оценят, че знаят, че работят от едно и също копие, което сте и ще имат ясна пътна карта, която да следват през цялата година.
Март, юни и септември (на всеки 3 месеца или месечно)
Провеждайте срещи с докосване
Мениджърите често изпадат в паника, за да обобщават и коментират представянето на хората по време на прегледите, но истината е, че нищо, което покривате в тази годишна среща, не трябва да бъде нова информация. По-скоро трябва да следите целите на служителите си и да им давате обратна връзка през цялата година. Независимо дали предпочитате да имате месечни или тримесечни регистрации, предварително планирайте тези срещи в началото на годината, така че да не бъдат изтласкани към задната горелка.
Преди всяка среща подгответе кратък дневен ред. Трябва да прегледате годишните цели на служителя, да обсъдите очакванията, които сте очертали, и да адресирате всички въпроси или допълнителни задачи, които имате. Ако има тримесечни показатели или дългосрочни актуализации на проекти за преглед, сега е моментът да го направите.
Също така ще искате да отделите време, като предоставяте на всеки човек неофициална обратна връзка относно неговото изпълнение, включително предлагане на похвали, когато е необходимо, и адресиране на всички текущи или потенциални проблеми. (Да, това е трудната част.) Едно нещо, което намерих за полезно, е да рамкирам коментари по отношение на поведения, които някой трябва да започне , да спре или да продължи : Може би бихте искали служител да започне да ви изпраща имейли, за да други мениджъри, спрете да правите дълги обедни почивки или продължете да се обръщате към проекти преди крайния срок. Направете и този разговор и помолете всеки служител да сподели собствените си мисли и въпроси.
След всяка от тези срещи си правите бележки за това, което сте обсъдили. Повярвайте ми - когато края на годината се завърти, ще се радвате да имате тези бележки, които да ви помогнат да обобщите годината и да си спомните какво сте обсъждали с хората през първите три тримесечия.
Октомври / ноември (два месеца преди преглед)
Помолете служителите си да се подготвят
Няколко месеца преди реалните прегледи, насрочете дати за официални срещи с всеки член на екипа. На този етап трябва също да ги помолите да започнат да събират компилация от годишните си резултати. Започнете с всички официални формуляри, които вашата компания иска да използвате или създадете своя собствена, като помолите всеки служител да изработи обобщение на ключовите си работни задължения, текуща работа по проекта и резюме на цели и постижения.
Също така може да бъде полезно всеки служител да направи писмена самооценка. Това не само помага на служителите да се чувстват като да имат думата в процеса, но и ги предизвикват да погледнат честно поведението си на работа, което е полезно, когато говорим за тяхната ефективност. Най-добрите самооценки включват 6-10 отворени въпроса, като: Какви постижения се гордеете най-много през тази година? Къде сте изоставили очакванията и целите на екипа или себе си? Какви са вашите области за растеж и как се справяте с тях? Има ли неща, които вашият мениджър може да направи, за да подкрепи допълнително вашия напредък и успех?
Ноември (шест седмици преди преглед)
Подгответе се като мениджър
Междувременно трябва да прекарате месеците преди прегледите, като съставяте собствените си бележки и резултати за всеки служител. Започнете да събирате както количествени мерки за ефективността на служителите, като отчети за продажбите, записи на обаждания, така и отчети за крайния срок, както и качествени мерки, които могат да включват обратна връзка от клиенти и клиенти или ваше лично наблюдение. Изтеглете и тези бележки, които сте направили през годината, и в срещите на базата си с допир.
Един общ инструмент е 360-градусовият преглед, който се основава на самооценка на служителите и партньорски проверки, както и на по-висша и подчинена обратна връзка. Можете да намерите много проста версия на HowsMyWork.com или по-обширна версия в Inc.com. Не се колебайте да адаптирате тези шаблони, за да отговарят на вашите собствени нужди.
Докато преглеждате резултатите, запитайте се следното: Този човек изпълнява ли своите цели, вашите очаквания и показатели за успех на компанията? Ако не, защо - и можете ли да промените това? Ако да - има ли награди, признания или по-големи проекти, които можете да зададете, за да подсилите вашите звездни изпълнители? Ето тук идват бонуси!
Декември (1 месец преди преглед)
Подгответе вашата документация
След като сте направили всички свои изследвания, е време да компилирате самооценката на всеки служител, всички външни отзиви и всякакви подходящи данни - използвайте тази информация, за да подготвите формуляри за оценка, писмени писма, обясняващи вашите отзиви, и точки за разговор за вашето лице - дискусия лице в лице.
Първо разберете формата или структурата, която искате да използвате. Имате известна гъвкавост тук, но изберете структура, която едновременно се чувства всеобхватна и ще помогне на служителя ви да следва. Можете например да структурирате прегледа около целите, които сте си поставили заедно, разговаряйки чрез тях един по един или около основните проекти на служителя, като се проектирате по проект и обсъждате съответните цели, докато вървите.
Тогава, без значение от какъв формат решите, ще искате да определите както области за утвърждаване и насърчаване, така и всички области на загриженост (или области, в които служителят може да продължи да расте). За всяка категория изберете 2-3 основни области, върху които да се съсредоточите, така че вашият разговор да се почувства съществен, но съсредоточен. Разработете точки за разговори, които се подкрепят от данните, които сте събрали, след това за всяка точка включете обобщение на бъдещите си очаквания и точките за действие, свързани с тази цел. (Служителите - особено добре работещите служители - мразят да излизат от преглед, усещайки, че не са получили нищо от него или като че ли не са сигурни какво да правят по-нататък. Така че дори в районите, където някой се справя добре, трябва да помислите за следващите стъпки и бъдещи или „стречинг“ цели.)
С всички тези ресурси в ръка, вие ще сте готови да проведете смислен разговор с всеки член на вашия екип.
Край на декември
Проведете срещата за преглед на хората
Сега е време да седнете със служителите си за официалния преглед. Това е най-предизвикателната част от процеса, но е и най-важната. Затова следете за следващата част от поредицата ни, където ще научите как да провеждате преглед - включително представяне за справяне с различни типове личности и ефективно привличане на обратна връзка.
