Има специален вид раздразнение, което идва с това да оставите среща да се чувства още по-малко сигурен какъв е смисълът от нея, отколкото когато влязохте (в такъв случай може би някой се нуждае от това ръководство за провеждане на ефективни срещи, този шаблон на дневния ред на срещата или тази статия очертайте кога наистина трябва да отложите тази среща).
Дори и въпросите да не са толкова крайни - може би сте имали стимулиращ и ангажиращ разговор - все пак е разочароващо, ако изглежда, че нищо не излиза от него. Но има просто решение: имейла след срещата.
„Общата цел е тя да държи всички отговорни за същите очаквания. Така че вие имате екип на една и съща страница, който работи за същите цели, което поддържа нещата ефикасни и продуктивни и също така намалява фрустрациите “, казва Хедър Юровски, кариерен треньор на Muse и основател на Shatter & Shine. "Никой не обича да се чувства така, сякаш са седнали на среща, която е имала добър инерция и след това нищо не се случва след това."
Прочетете за всичко, което трябва да знаете за изпращането на перфектния имейл след срещата, така че никога да не сте отговорни за осуетяването на напредъка в каквото и да се срещате.
Кой трябва да изпраща имейла след срещата?
Добре, може би всички сте в идеята за последващ имейл. Но как да разберете дали вие сте този, който трябва да го изпраща?
Често това е очевидно. Ако организирате срещата, създадете дневния ред и управлявате нещата, има вероятност вие да сте този, който затваря цикъла с мисив след срещата.
„Обикновено в края на срещата е ясно кой е отговорен, но понякога не е, особено ако е може би нов проект, който никой отдел технически все още не притежава“, казва Юровски. "Вие просто искате да сте сигурни, че няма да слезете, сякаш лаете поръчки на други хора и че наистина идва от точния човек, който хората ще слушат и спазват собствеността и крайния срок."
Ако това е по-двусмислена ситуация, помислете дали има смисъл да пристъпите към изпълнението на задачата. „В края на срещата, ако не е ясно ясно кой е отговорен за нея и се чувствате готови да изпратите този имейл след това, след това вдигнете ръка и си кажете:„ Ей, щастлив да изпратя имейла след срещата, освен ако няма някой друго, което чувства, че е по-подходящо да идва от тях “, казва Юровски. „Значи, доброволно се занимавате. Вие не се обаждате на никого, за да им го сложите, но също така давате възможност на други хора да кажат: „О, не, мисля, че всъщност трябва да идва от Джо“.
Кой трябва да бъде включен?
След като полето „от“ е уредено, е време да помислите за полетата „до“ и „cc“. Уверете се, че изпращате бележката си на всички участници в срещата, включително на всеки, който беше в списъка с покани, но може би не можа да присъства. След това помислете дали има някой, когото сте разбрали, че е трябвало да присъства на срещата, както и други заинтересовани страни, които трябва да предприемат действия или да имат видимост по темата. И накрая, ако имате работа с по-възрастни колеги, помислете за копирането на техните асистенти.
Кога трябва да излезе?
„Най-добре е да изпратите резюмето възможно най-близо, за да излезете от срещата“, казва Юровски. „Ако срещата е в края на деня и искате да изчакате първото нещо на следващата сутрин, това е добре, но колкото по-близо сте до срещата, толкова повече инерция се създава и тя не започва да пада до дъното от купчини хора. "
С други думи, помислете за резюмето за разширение на срещата и го изпратете, докато дискусията е все още свежа в ума ви и на всички останали. Ако знаете предварително, че вие ще се справите с този елемент, можете дори да планирате напред, като блокирате времето в календара си веднага след срещата, за да го направите.
Какво трябва да включва?
„Целта на имейла е да накара всички на една и съща страница“, казва треньорът за кариера на Muse Кристина Леонарди. Но какво точно влиза в него, за да се случи това „зависи от естеството на срещата и какво е намерението, каква е целта?“, Казва Леонарди.
„Ако имаше проблем или предизвикателство, с което се решаваше и срещата реши този въпрос или предизвикателство, това може да бъде нещо като благодарност и самопоздравление“, обяснява тя. Или „може да се изяснят ролите и посоката в конкретен проект или следващите стъпки за действие, които трябва да бъдат предприети и кой трябва да ги предприеме“.
Като обща насока помислете дали да направите някои или всички от следните неща:
- Благодаря на хората за отделеното време и усилия
- Обобщаване на всички ключови въпроси, обхванати или обсъдени по време на срещата
- Очертаване на елементи на действие и собственици, както и срокове за тези следващи стъпки
- Прикачване или свързване към всички съответни ресурси и документи
- Покани хората да задават въпроси или да се съберат отново
Леонарди ви призовава да я поддържате кратка и сладка. Но дори и обхватът на имейла зависи от срещата. Ако излизате от стандартна месечна среща на екип или сравнително бърза и рутинна среща за актуализиране на проекта, имейлът ви може да отразява това в неговата продължителност. Ако изпращате последваща бележка след двучасово заседание на борда или сесия за стратегическо задълбочено гмуркане, ще изглежда малко по-различно. Същото важи и за вашия тон.
„Винаги искате да бъдете учтиви, дори да изпращате бърз имейл, “ казва Юровски. „Освен това искате да напишете не само тона на организацията, но и самата среща.“ Накратко, не обобщавайте случайна среща със съотборниците си с твърде официален тон и не изпращайте резюме на ръководители, което звучи така, че говорите с приятелите си в щастлив час.
Както казва Юровски, „познаването на вашата публика има голяма промяна там“.
Има ли шаблон, който мога да използвам?
Всичко ли звучи добре досега? Готино, сега вероятно сте готови да стигнете до него. Ето шаблон, който можете да използвате частично или изцяло, в зависимост от конкретната ситуация.
- - ще завърши до
- - ще завърши до
- - ще завърши до
- - ще завърши до
Какво ще кажете за пример?
Ето как това може да изглежда на практика:
- Нуждаем се от яснота и допълнително обучение около продажбата на новия продукт, за да бъдем успешни през третото тримесечие, както и някои нови материали за обезпечение за вътрешна и външна употреба
- Тъй като споделянето на тактиката в тази среща се почувства толкова полезно, ще изпробваме да имаме две седмици, за да предаваме трикове и съвети по-често
- Настройте и проведете тренировка - Джаки ще завърши до 20 юни
- Създайте един лист за вътрешна употреба - Роб ще завърши до 25 юни
- Актуализирайте презентационните материали за външна употреба - Jorge ще завърши до 30 юни
- Настройте повтарящи се сблъсъци - Куин ще приключи до 1 юли
