Вдигнете ръка, ако сте се оказали в някоя от следните ситуации на работа:
- Среща, която приключи и ви принуждава или да се покажете късно до следващата си среща, да не можете да завършите проект навреме или да пропуснете събитие след работа.
- Среща, която е толкова неорганизирана, излизате от нея, мислейки какво се е случило?
- Среща, която завършва като пълна загуба на време.
Виждам ли ръцете на всички във въздуха? Така си помислих. Всеки един от тези проблеми може да бъде решен с едно просто нещо: дневен ред на срещата .
Какво е това магическо понятие, питате? Документ, който обхваща следните елементи:
- Какво трябва да подготвите предварително или да донесете на срещата
- Кой присъства
- Защо се срещате и какви цели искате да постигнете
- За какво ще говорите, кой ще говори за какво и колко време ще отнеме всяка тема за обсъждане
- Всички следващи стъпки, които искате да направите след среща
Вероятно сте използвали нещо подобно и преди, но по не толкова официален начин. Например, може би сте попълнили секцията с бележки в календара си, за да уведомите хората какви документи трябва да се позовават. Или сте изпратили накратко имейл, в който се очертава точката на срещата във вторник, на която току-що сте поканили цялата компания.
Но наличието на по-задълбочено, конкретно оформление за това как точно трябва и ще протече срещата ви, може да бъде толкова невероятно полезно. От една страна, това е решаваща документация - като напишете писмено това, за което сте говорили и решенията, които сте взели, имате нещо, на което можете да се позовете, ако някой (включително шефът ви) постави под въпрос бъдещите ви решения.
И за още нещо, тя помага дори на най-грубата група хора да останат организирани и концентрирани, като същевременно ги държи отговорни. Хората могат да дойдат на подготвения разговор, което означава, че можете да използвате ограниченото си време заедно ефикасно, можете да се чувствате уверени, че срещата е била продуктивна и по-лесно можете да определите следващите стъпки, които могат да бъдат изпълнени.
И за късмет за вас, създадохме шаблон за дневен ред, който можете да попълните веднага, и това ще ви спести време да напишете свой собствен. Просто отворете документа, направете копие и накарайте ръководителя на вашия екип да го попълни.
След като го попълните, го изпратете на всички участващи, когато насрочите срещата си. (Може би е разумно да включите бележка, която гласи Моля, прегледайте дневния ред на срещата, преди да се срещнем нататък. )
Дневният ред е полезен за почти всякакъв вид среща. За проверките той осигурява прозрачност и време за подготовка на всякакви последващи въпроси, за срещи с клиенти показва лидерство, за групови мозъчни бури гарантира, че няма да се разсейвате, а за всички показва, че цените времето им.
Всички печелят!
