Работното ви място наподобява ли ви напоследък Конгрес? Всеки работи ли за собствения си екип, а не за колективното подобряване на компанията? Имате ли проблеми да стигнете до пътеката, за да получите необходимата информация, за да си вършите добре работата или изобщо?
Въпреки че служителите с нестопанска цел са обединени от мисията на техните организации, установих, че тези проблеми изпитват нестопански организации толкова, колкото правят всеки друг тип компания. Макар да имаме предвид един краен резултат, лесно сме разделени от функциите си и как изпълняваме тази мисия.
Най-честият сблъсък в нестопанския свят е между персонала на програмата и персонала за набиране на средства. Служителите на програмата често обвиняват средствата за набиране на средства, че се фокусират върху парите над мисията, неточно представят работата на организацията или експлоатират клиенти. От друга страна, набирането на средства се разочарова, когато програмният персонал не ги ангажира с важни разработки, което затруднява събирането на средствата, необходими за функционирането на програмите. Добавете факта, че нестопанските организации са с постоянно затруднен персонал и имате стрес и пренаселен персонал - което може да доведе до моментно поведение и неефективно набиране на средства и разработване на програми.
Независимо дали сте част от нестопанска цел или вашата компания е просто разделена на невидими силози, които не могат да изглеждат добре, ето няколко от най-добрите ми съвети, за да заровите люка с вашите колеги и да разберете как да комуникирате По-добре.
1. Изяснете своята роля
Това изглежда основно, но вероятно е в основата на много от вашите проблеми. В моята ситуация като набиране на средства очаквам, че всички служители - независимо от определените им роли - ще участват в набирането на средства на някакво ниво. Ако обаче никога не са го правили в предишна роля или не разбират напълно защо отправям молбата, често ще срещна известна съпротива. За да изгладя нещата, обяснявам от какво имам нужда и защо имам нужда. В противен случай за хората, които нямат много опит с моята функция, изглежда, че ги моля да ми свършат работата.
Освен това често е полезно ясно да посочите как вашата роля може да им помогне в замяна. Например, като човек, който редовно общува с финансиращите, обяснявам какво прави моята организация и как го правим ежедневно. Срещам се и с фондации, които поддържат няколко други организации с нестопанска цел в нашата област и имат представа за най-добрите практики. Това ме прави перфектен участник във всяка среща за планиране на програмата, особено ако лидерът е загрижен дали нова програма може да получи финансиране.
След като вашите колеги знаят точно от какво се нуждаете от тях, за да изпълнят вашата роля и как можете да им помогнете в замяна, ще установите, че комуникацията и сътрудничеството става много по-лесно.
2. Присъствайте на срещите на другата страна
Честно казано, най-големият проблем в комуникацията в много организации често е, че всъщност не общуваме помежду си! Сега знам, че никой няма нужда от друго събитие в календара, но ако сте забелязали прекъсване на сътрудничеството или комуникацията между отделите, може би е време да се включите в редовните срещи на другата страна. По този начин те не трябва да правят бележки, да ги въвеждат и да ви ги изпращат (което вероятно никога няма да прочетете така или иначе). Вместо това, като присъствате, можете да интерпретирате информацията веднага.
Обичам моите колеги да участват на срещи за набиране на средства - те често имат страхотни идеи или отзиви по въпроси, пред които е изправен моят отдел. Понякога дневният ред е толкова прост, колкото актуализация на програмата, но понякога някой от друг отдел ще предложи напълно нов начин да се мисли за проект - което означава и нов начин за набиране на средства за него.
Тези срещи също ви позволяват да разберете по-добре предизвикателствата на вашите колеги. Ако смятате, че са нелепи за това, че ви преследват за определена информация, или мързеливи, че не се обръщате към това, което смятате за звездна идея, това може да се промени, когато започнете да разбирате цялата им стратегия или когато откриете колко работа върви в една от техните проекти.
3. Планирането е мощност
В моята организация най-много търкания между персонала възниква над графиците и очакванията. Служителите за набиране на средства отговарят за управлението на предложенията и докладването на крайните срокове на фондациите, а понякога тези срокове изискват доста нелепи времена на обрат.
Ако служителите на програмата бъдат заловени от спазването на тези срокове за събиране и анализ на необходимите данни, те могат - разбираемо е така - да се смутят и да бъдат стресирани. И понякога поради сложността на необходимите данни и информация може да е невъзможно да се обърнат в този период от време. Ако случаят е такъв, служителите по набирането на средства могат да преговарят и да задават различни очаквания с финансиращите, но и на тях им трябва време за това - което означава, че програмният персонал не може да изчака до последната минута, за да поиска удължаване.
В зависимост от вашата организация, нещо толкова просто като настройката на споделен календар може да ви помогне да комуникирате вътрешни и външни крайни срокове. Също така не е лоша идея да се обърнете към проблемите точно, когато се появят, например когато пристигне писмо за потвърждение на безвъзмездна помощ, така че служителите по набирането на средства имат повече време за преговори или целият екип може да работи заедно, за да създаде план Б.
Колкото и електронната поща, мобилните телефони и интернет ни помогнаха да поддържаме връзка, ефективната комуникация остава предизвикателство за всяко работно място. В края на деня не забравяйте, че всички сте заедно в него и че успехът ви зависи от това, че всеки си върши добре работата. (И ако всичко друго не успее, послушайте Отис и опитайте малко нежност.)
