С увеличаването на обема на имейлите, които изпращаме и получаваме, с него възниква нов проблем: намирането на конкретно съобщение - или конкретна информация - във вашия обширен архив.
За щастие, с няколко предумишлени натискания на клавиши и малко усъвършенствано ноу-хау за търсене, можете да извлечете необходимата информация от имейла си по-лесно от всякога.
Трик 1: Пишете сега, за да намерите по-късно
Едно от # 1, което правя преди да изпратя имейл, е да го прочета за търсене. Мисля за това, което бих търсил, за да намеря този имейл по-късно и след това се уверете, че тези думи са в имейла.
В повечето случаи не променям нищо, но от време на време откривам, че съм въвел „партньорството, с което обсъждахме тази сутрин“, вместо „партньорството на Mashable, с което обсъждахме тази сутрин“ или „Бележки от среща Джак ", вместо" Бележки от срещата с Джак Смит от Amazon ". Когато търся тази тема в бъдеще, знам, че ще търся„ Mashable “или„ Jack Smith Amazon “, и без тези бързи корекции не бих намериха нещо.
Трик 2: Използвайте етикети и папки
Ако сте потребител на Gmail, можете да използвате етикети - или можете да изберете да архивирате всичко в един голям океан от имейли. Намирам, че най-добрата причина да се обмисли използването на етикети е търсенето.
Например: Съоснователят ми Кетрин и аз пиша за град Чикаго сравнително често. Някои от имейлите са свързани с разширяването на продажбите ни в града, а други са напълно несвързани (като конференция, която се случва там или кандидат, който е базиран там). Възможността да търся „Kathryn Chicago“ в етикета „Продажби“ ще ми помогне да намеря това, което търся много по-бързо, отколкото да търся всичките си имейли за същата заявка.
Същото важи и за папки в други имейл клиенти като Outlook. Възможността за търсене в по-ограничен набор от имейли улеснява намирането на това, което търсите.
Трик 3: Знайте своите команди за търсене по имейл
И накрая, знайте вашите опции за търсене. Разликата между търсенето на имейли, които включват „Kathryn“ навсякъде в тялото, спрямо имейлите, изпратени от Kathryn, изпратени до Kathryn или с „Kathryn“ в темата, е доста значителна. За Gmail това са най-важните команди за търсене, които трябва да знаете:
-
За търсене на имейли до или от конкретно лице: до: XYZ и от: XYZ
Професионален съвет: И за двете команди можете да избирате между имейл адреса, име или фамилия, например от: [email protected], от: jane, от: smith. Ако някой има няколко имейл адреса, въвеждането на неговото име или фамилия ще доведе до резултати от всички тях. -
За търсене на имейл с конкретни думи в темата: тема: XYZ
Професионален съвет: Ако искате да търсите фраза, не забравяйте да я поставите в кавички. Тема: NYC пътуването ще търси имейли с „NYC“ в темата и „пътуване“ някъде в тялото - вместо това се нуждаете от тема: „NYC travel“. -
За търсене на имейл с прикачен файл: има: прикачен файл.
Професионален съвет: Можете също да търсите конкретни типове файлове, използвайки име на файл: doc, име на файл: ppt и т.н. -
За търсене на имейл със специфичен етикет: label: XYZ
Професионален съвет: Ако щракнете върху етикет в Gmail, той вече ще добави това към лентата за търсене, така че можете да го използвате като начална точка за вашето търсене. -
За да стесните търсенето до имейли, които са прочетени или непрочетени: е: непрочетени или е: прочетени
За повече информация, разгледайте страхотните примери за тези команди за търсене в Digital Inspiration в действие.
Използвате ли някакви други трикове, за да поддържате електронната си поща за търсене?
