Ако искате да попитате кариеристи какво мислят за тяхната кутия, повечето биха казали, че това е душевна черна дупка от последващи съобщения, досадни кореспонденции на служители и бюлетини или прессъобщения до вазото. И ако искате също да попитате тези хора, дали изобщо биха могли да видят как да преминават през цялата си пощенска кутия всеки ден, повечето биха се подиграли с идеята за такъв невъзможен подвиг.
През изминалата седмица обаче реших да се справя с предизвикателство, което би накарало повечето професионалисти да притискат: Направих пакт, за да стигна до нула във входящата кутия всяка вечер, преди да си легна.
И така, направих ли го? Отговорът е да. Лесно ли беше? По дяволите не.
Въпреки че не мисля, че някога ще успея да сляза до нула във входящата поща всеки ден от живота си, аз научих някои важни уроци по пътя, които ще ми помогнат по-добре да управлявам входящата си поща напред.
Най-големият? Нито едно от нещата, които ми помогнаха най-много, не беше революционно. Това бяха стратегиите, които чувам отново и отново от експерти по производителността и имейл магнати - беше просто въпрос на действително прилагането им и следването им.
В тази бележка нека да споделя няколко неща, които всъщност трябва да направите, за да направите пощата си по-малко ужасна.
1. Поставете „Отговор на имейл“ в графика си
Писах за това и преди, но едно от нещата, които намерих най-ефективни при опит за достигане до нула във входящата поща всяка вечер, не беше да проверявам постоянно входящата ми поща. Вместо това всеки ден бих блокирал определени късове време, които да отделям на имейла: за мен 30-60 минути сутрин, на обяд, а в късния следобед беше достатъчно време, за да се разредят нещата.
Изглежда контраинтуитивно (бях скептично сигурен), но като се съсредоточих върху тази една задача и нищо друго, успях да вляза през входящата си поща много по-бързо от обикновено. Наличието на времевата линия също ме насърчи да се захранвам чрез имейли с по-бързи темпове, а не многократно на два пъти, за които не ми се струва да отговарям или да се разсейвам с маловажно съобщение, а не просто да го изтрия.
Освен това, отговарянето на имейлите ми през определени части от времето ми изглеждаше по-малко от безкраен труд и по-скоро като просто още нещо от списъка ми със задачи, което беше много по-лесно да се преодолее. Преди тази седмица не разбрах, че входящата ми поща винаги е в задната част на ума ми и бях в постоянно състояние на ужас да проверявам акаунта си през целия ден. Тъй като това стана част от графика ми, както всичко останало, аз не питах кога трябва да изпратя следващия си имейл; Току-що направих време за това.
Освен това беше супер приятно да „излезете“ в края на сесия и да не се притеснявате какво се случва в света на киберпространството.
2. Отговорете веднага на повечето имейли
Лично около 65-70% от имейлите във входящата ми поща изискват бързи отговори, които ми отнемат по-малко от минута или две. Твърде често имам лош навик просто да ги оставя във входящата си поща и да казвам: „Е, това е лесно. Ще се свържа с тях по-късно. ”Но както разбрах, всъщност ми отнемаше повече време и енергия да ги прочета, да ги обработя достатъчно, за да преценя, че са достатъчно лесни за отлагане до по-късно, и после да се върна по-късно и да обработя те отново да отговорят.
Всъщност принуждавайки се да отговарям на тези кореспонденции точно тогава и там по време на ценното ми време за „отговаряне по имейл“, бях в състояние да извадя още неща от входящата си поща и извън ума си - и да се приближа до тази неуловима нулева пощенска кутия.
3. Изпратете други имейли към стратегически времена
Най-накрая инсталирах приложението Boomerang в Gmail миналата седмица, след като много натоварен мой приятел продължаваше да настоява да го получа („Това е спасител!“, Тя продължаваше да казва). И трябва да призная: тя беше права.
Много просто, Boomerang ви позволява да пренастроите кога имейлите се появяват във входящата ви поща. Макар че може да звучи като измама, просто да планирате всичко за по-късно („Довечера стигнах до входящата поща, като планирам 45 имейла, които да се показват във входящата ми поща утре сутринта!“), Въпросът е да бъдете стратегически с това как го използвате.
Например, като съосновател на популярен уебсайт за прием в колеж, служителите в гимназията постоянно ми изпращат чернови на есета за колежа, за да ги редактирам, нещо, което обичам да правя. Не е забавно обаче тези чернови да седят в моята пощенска кутия дни по време и нямам време да ги редактирам на секундата, когато се появят. Вместо това използвах Boomerang, за да ги планирам да се върнат, когато имах повече време да ги редактирам (в моя случай това е в петък следобед).
Възможност за планиране на това, което попадна във входящата ми поща, когато направи огромна разлика в производителността ми и колко успях да свърша.
За друг начин да направите това, геният на пощенската кутия Алекс Кавулакос писа тук за система за стратегическо управление на имейли, изискващи различни нива на усилие, използвайки етикети и папки. Говорейки за което:
4. Използвайте етикети или папки
Маркирайте думите ми: Не използвайте входящата си поща като някакво сметище, за да изхвърлите всичките си имейли; използвайте етикети, раздели или папки (каквото и да се казва от вашия доставчик на електронна поща), за да организирате правилно и подавате всичко, което получавате.
Имам над 30 различни етикета в моя имейл акаунт и въпреки че това може да звучи натрапчиво или конкретно, той ми помага бързо да извличам съобщения, които ми трябват, и да подавам неща, след като свърша с тях, което прави входящата ми поща изглежда много по-малко страшна.
Например в момента имам няколко кореспонденции назад и напред с някои от моите служители от The Prospect . Вместо да оставям непрекъснато тези имейли във входящата си поща през цялото време, аз ги подавах под съответните им папки, свързани с проспектите, така че те да изскачат само ако има ново съобщение. Това физически изчиства входящата ми поща от неща, с които вече съм се занимавал, което прави на свой ред други неща, от своя страна, много по-управляеми.
5. Отписване от списъци с имейли
Този съвет е доста обяснителен: Отървете се от целия пух. Просто отивате направо към иконата на кошчето във вашата пощенска кутия, когато пристигнат определени бюлетини? Просто се отпишете. И дори не издърпвайте извинението „Но бих могъл да го прочета по-късно!“. Моето правило е, че ако изтрия бюлетин три пъти подред, се отписвам на място.
Аз лично прочетох много бюлетини за различни концерти, така че за да премина през лозунга, използвах Boomerang, за да намеря по-удобни времена за бюлетини, които харесвах да се появяват във входящата ми поща, и се отписах от всичко останало.
Като се свалих от тези имейл списъци, аз по същество се въздържах да получавам по няколко десетки повече имейли всеки ден. Преди имах чувството, че прекарах половината от времето си за входяща поща само за изтриване на бюлетини и други масови списъци с имейли, за които вече не се налага да се притеснявам. Изглежда, че входящата ми поща е за личен имейл, който е насочен специално към мен, а бюлетините, които съхранявах, са неща, които всъщност очаквам да прочета.
Поглеждайки назад към моя експеримент, струваше ли си да се опитвам да стигна до нула във входящата поща всеки ден?
Мисля, че краткият отговор е „не“, не бива да мърдате небето и земята, за да виждате онзи прекрасен банер „Няма нова поща!“ В Gmail всяка вечер преди лягане. Този експеримент обаче ми доказа, че не е нужно да имам десетки (ако не и стотици) имейли, седящи във входящата ми поща по всяко време; имаше начини да намалите съобщенията и следователно да намалите нивата на стрес, предизвикани от електронната поща. Вече съм по-наясно, че отговарянето на имейли не трябва да бъде непрекъснато дело - това е просто още една забележка в ежедневния ми списък със задачи, което от своя страна ме кара да се чувствам по-малко притеснена от това.
Променяйки навиците си за електронна поща, направих целия процес на получаване и изпращане на имейли много по-лесен за себе си - и спестих много време да го правя. Сега кой не обича това?
