Най-малко любимите ми дни на работа са тези, които наричам „лилави стекове“. Моята компания използва Google Календар, а цветът за личния ми график е лилав, така че в онези ужасни дни не виждам нищо, освен парчета време, блокирани от 9:30 ч. до 18:30 ч. Винаги ме кара да се чудя: „Как, по дяволите, се случи това?“
Освен че се чувствам сякаш нямам място да дишам или да правя реална работа в онези дни, страхувам се да не съм „онзи човек“, който трябва да вдигне пръсти от среща рано, а след това да отделя допълнително време по-късно, за да разбера какво съм пропуснал или кой показва късно до следващата ми среща, защото предишната продължи твърде дълго. (Тъй като писах за това, че никога не закъснявам или не съм подготвен за срещи, моите колеги ме следят!)
„Заетостта” е такъв трик. Кара ни да чувстваме, че колкото по-дълги са нашите списъци със задачи, толкова по-успешни сме. Кара ни да чувстваме, че колкото повече имаме на чиниите си, толкова по-успешни сме. Но от кога да имате препълнена чиния за вечеря, не ви дава нищо друго освен спазми или хранителна кома? Не трябва да е така и аз вземам открита резолюция, за да се боря с нея.
Срещите завършват на нашите календари по два начина: защото ги приемаме и защото ги създаваме. Именно в тези точки на решение можем да направим нещата малко по-различно, за да си върнем календарите и да дадем на себе си (и на своите колеги) време да сме подготвени и продуктивни. Ето три начина да го направите:
1. Говорете нагоре
Преди да изпратите или приемете покана за среща, уверете се, че разбирате какво трябва да постигне и как трябва да се подготвите. Ако не говорете, говорете с организатора и слушайте дали има конкретен дневен ред. Ако няма такъв, помолете го да създаде такъв (или още по-добре, доброволно да помогнете). Най-добрите програми са специфични с разпределението на времето, за да се гарантира, че всички съответни елементи са обхванати. Ако няма достатъчно време за създаване на дневен ред, доброволно помагайте на организатора да следи часовника.
Ако организирате срещата, използвайте програма, за да планирате колко дълго трябва да бъде срещата. Каналните покани на Google по подразбиране до един час и е лесно да щракнете върху „изпрати“, без да мислите да ги съкращавате, но тази настройка може да бъде променена! Ще се изненадате колко можете да покриете за 15, 30 или 22 минути. В зависимост от връзката ви с организатора, ако видите, че срещата е насрочена за час и не вярвате, че трябва да бъде (защото разбирате целта и очакваните резултати), поискайте времето да бъде съкратено.
И накрая, ако сте приели покана за среща, която завършва по същото време, е насрочена друга среща (сериозно, как да се убедим, че можем да бъдем на две места наведнъж?), Уведомете предварително организатора, че ще трябва да напуснете тази среща по-рано. В идеалния случай това ще насърчи организатора да завърши срещата до момента, в който трябва да се отклоните. Най-малкото ще се почувствате комфортно да излизате без да прекъсвате и организаторът няма да бъде изненадан, когато го направите. За допълнителна застраховка продължете напред и уведомете организатора на следващата ви среща, че може да пристигнете късно.
2. Подложете времето си
Щом се потвърди времето за среща и ако в календара ви има място около него, защитете го! Добавете 15-30 минути преди и след срещата, наречена „Време на преход“. Преди срещата използвайте времето, за да прегледате всички материали, направете почивка в банята и пристигнете на мястото, преди да започне. След срещата е подходящ период за размисъл върху материала, докато той е още свеж. Разумно е да очаквате колегите да се съобразяват с всичко, което е в календара ви; те просто планират, където има общо свободно време. Така че, ако една среща приключи в 15 ч. И вие блокирате време за повторно качване след това, те вероятно (надяваме се?) Няма да настръхнат при започване на нова среща в 3:15 или 3:30.
3. Блокирайте времето си
Това е светият граал на производителността: да имате парчета време - дори дни! - без срещи. BuzzFeed обяви вторник и четвъртък без срещи. Можеш ли? Въпреки че може да отнеме умишлено усилие от висшето ръководство на вашата компания, за да изчистите цял ден, си струва да разгледате собствените си работни навици, за да видите кога най-добре свършите работата си. Ти сутрин ли си, или наистина се дрънкаш след 14 ч.? Проучете графика си и вижте къде можете да блокирате два до четири часа само веднъж седмично, за да се съсредоточите върху правенето или правенето. Просто може да зададете тенденция във вашата компания от самото начало!
И така, това е моят ангажимент да си върна календара! Кой е с мен?
