О, имейл. Независимо дали управлявате няколко души, голям екип или просто себе си, това може да ви помогне и да попречи на успеха ви. Защото, както съм сигурен, че сте забелязали, колкото повече хора си сътрудничите, толкова повече съобщения се натрупват и по-предизвикателно е да преминете през тях в петте минути, които имате между срещите отзад назад.
Въпреки че не мога да размахвам вълшебна пръчка и да реша този проблем за вас, мога да ви кажа, че открих система, която наистина работи за мен като мениджър - всичко се свежда до това, че във вашата пощенска кутия има няколко надеждни етикета. (Ако нямате идея как да ги използвате, ето 101 тук за Gmail и за Outlook.)
За разлика от филтрите, които използвам за постоянно попълване, тези три са временни и просто се използват за привличане на вниманието ми към важни неща. Веднага щом адресирам съобщението, премахвам етикета и файла, както обикновено.
Така че, без повече обожание:
1. „БЛОКЕР ЗА ДРУГИ“
Да, този е във всички шапки. Дори промених цвета във входящата си поща, за да го направя червен. Всяка сутрин минавам през входящата си поща, за да съм сигурен, че съм идентифицирал критични съобщения, които изискват моя отговор. (Ака: Без моя отговор хората не могат да продължат напред. Въобще.) Като ги идентифицирам конкретно, гарантирам, че не поставям приоритет на бързи отговори пред важни.
В края на всеки ден се уверя, че всички останали имейли с този маркер се обработват първо. И като изключа рядкото изключение, аз не се отписвам за през нощта, докато това не стане. Това не само означава, че не задържам никого, но и че мога да завърша всеки ден, знаейки, че са решени най-належащите проблеми.
2. „Името на всеки, с когото се срещате редовно“
Всяка седмица имам среща един на един с моите директни доклади и докато поддържаме текущ дневен ред в Google, който ще обсъдим, открих, че понякога бързи въпроси или БЮР попадат през пукнатините.
Това, което промени това за мен, беше да създам по един етикет за всеки човек с името му, например „За Линдзи“ и „За Юсуф“. Тъй като имейлите влизат в моята входяща поща, която мисля, че би била подходяща за тях, или че искам актуализация на, добавям маркера с името им. След това, в седмичните си срещи, мога да направя бързо търсене, за да видя дали съм говорил с тях за всичко, преди да приключим. След като тази мисия е изпълнена, премахвам маркера.
Въпреки че използвам това за директните си отчети, можете да го използвате за всеки , с когото се срещате редовно, от вашия собствен мениджър до маркетинговия екип до ръководителя на проекта.
3. „Бърз отговор“
Писах за това и преди, но ми се стори невероятно полезно да има списък с имейли, на които мога да отговоря след пет минути или по-малко. Когато чакам на опашка за кафе, спирам метрото няколко спирки или рано за среща, сега имам първата си спирка (да, преди Twitter или Instagram), за да се уверя, че се справям с всякакви молби.
Най-добрата част от този етикет? Ще се почувствате супер осъществено, много бързо.
И това е, три прости етикета, които можете да настроите лесно един следобед. Имате ли други трикове за входяща поща, които ви помагат да управлявате? Споделете ги с мен в Twitter @acav!
