Уважаеми преговарящи,
Перплексиран корпоративен комуникатор
Уважаеми объркани,
Изминаха 20 години откакто бизнесмените започнаха да използват електронна поща, а ние все още не сме измислили начин да избегнем повечето проблеми, които причиняват.
Според д-р Ранди Гюнтер, клиничен психолог от Южна Калифорния, рискуваме да общуваме помежду си, ако не успеем да използваме някой от петте режима на комуникация: думи, тон на гласа, докосване, поза и изражение на лицето.
Когато говорим по телефона, ние коригираме това, което казваме не просто в отговор на изговорените думи, но и на тона, с който тези думи се предават. Нашият бизнес партньор е взискателен и суров, настоятелен и директивен, студен или топъл, съмнителен или определен, небрежен или официален? Ние повече или по-малко естествено настройваме собствения си тон, за да съответстваме на този на другия или да го понижаваме, ако температурата му изглежда твърде висока за съвместно решаване на проблеми.
Но дори телефонът пропуска пълния израз на нашите идеи. Когато говорим по телефона, ние пропускаме езика на тялото и изражението на лицето, като и двете могат да предизвикат съмнение, когато подчертаваме своята сигурност, съпротива, когато претендираме за съответствие или хумор, когато избягваме конфликтите.
Добавете към тези дефицити и взаимното ни непознаване на контекста, в който всяка страна комуникира, и вие имате това, което професор Реймънд А. Фрайдман от АУ Оуен завършва училище по мениджмънт нарича „дълбоко асоциален разговор“.
Това е лошата новина.
Добрата новина е, че „думите сами“ са способни да предават контекст и тон, както и съпричастност, страст, любопитство и съмнение. Ако не беше така, не бихме се разплакали, когато родителите ни ни четат Бамби , нямаше да се разсърдим, когато четем за най-новото етническо прочистване, и нямаше да се смеем, докато четем хумористична колона в нашата емисия във Facebook. Просто е необходимо малко повече грижи.
Ето само няколко от начините, по които можем да добавим подходящ тон, текстура, контекст и емоция към преговорите, провеждани по имейл - с примерен скрипт, който можете да адаптирате според вашата собствена ситуация.
1. Задайте сцената и приведете чувството в разговора
3. Споменете чувствата, които бизнес комуникациите обикновено липсват
6. Не се страхувайте да споменавате собствения си съмнение
7. Затворете, като подчертавате висока степен на увереност в способността си да намерите взаимоизгодно решение
Накратко, внесете колкото се може повече от вашата собствена личност, закалена емоция, уважение към вашия партньор за преговори и оптимизъм относно способността ви да постигнете съгласие, колкото можете. Колкото повече имитирате разговор в реалния живот в имейл, толкова по-малко място ще има за подозрения и неразбиране. Този примерен разговор оставя много място на партньора ви за пазаруване да търси разяснения, да задава въпроси и да прави допълнителни предложения. Само това трябва да избягва недоразумения, водещи до безизходица.
Нямам причина да се съмнявам, че както казвате, вие сте добри в преговорите едно на едно и лично. Включете в имейла си каквито и качества да придадете на тези сесии за договаряне, независимо дали те са прилика, авторитет, яснота, загриженост за благополучието на партньора ви, споделени ценности или най-добрите умения за решаване на проблеми.
Успех с вашите конкретни предизвикателства и не се колебайте да ни пишете за повече подробности, по-добро обяснение или доклад за успеха на новите умения, които сте положили да работите в своите имейл преговори.
Тази статия е част от нашата серия Ask an Expert - колона, посветена да ви помогне да се справите с най-големите си проблеми в кариерата. Нашите експерти се вълнуват да отговорят на всички ваши горещи въпроси и можете да ги изпратите, като ни изпратите имейл на редактора (at) themuse (dot) com и използвайте Попитайте експерт в темата.
