Кимате заедно, когато всички около вас говорят за това как постигат нула във входящата кутия. Но истината, никога не се чувствате така, сякаш стигате до там.
И във ваша защита това е така, защото получавате съобщения, които изискват дълги или обмислени отговори. Някой поиска вашето мнение и бихте искали да отделите време да го формулирате. Или има прикачен файл от пет страници за вашия отзив - и затова ще трябва да го прегледате. Или искате да сложите отговора си по определен начин и бихте искали да изчакате, докато сте свежи.
Стандартните решения за тази ситуация всякакви смучат. Можете да „потвърдите получаването“, но това звучи супер официално и няма да се каже кога другият ще ви предостави бележка, която грубо се превежда като „и…?“ Можете да оставите автоматичен отговор на 24-7, но това може да не е вашият стил - и все още не предоставяте конкретен отговор. Или можете просто да отделите време, но ще оставите другия човек да се чуди и чака.
Има един трик, в който наскоро попаднах, който реши този проблем за мен. Стремя се да отговоря в рамките на 24 часа (ако не много по-рано) с линия, която ми купува известно време. Това удовлетворява другия човек, който съм на него, дава ми време да проследя, когато работи според графика ми, и ме доближава толкова много до нулата на входящата кутия. Ето три от любимите ми.
1. „Ще бъда във връзка приблизително“
Имах бивш шеф, който винаги подчертаваше значението на управлението на очакванията. Информирането на хората в предния край ви позволява да заобиколите объркване и безсилие. И най-добрият начин да го направите - по думите на популярната поговорка - недостатъчно обещание, прекаляване.
Ако просто изчакате седмица, за да се върнете при някого, той ще приеме, че сте го считали за нисък приоритет - и това не кара никого да се чувства добре. Ако обаче му пишете веднага, като изяснявате кога ще имате връзка, изглежда, че наистина е било важно да осигурите времева линия възможно най-скоро.
Задавайки очакване за това кога той може да очаква задълбочен отговор, вие сте замислени. И ако победиш тази дата, вече не си човекът, който отне пет дни, за да отговори: Ти си човекът, който каза, че ще има нужда от седмица, но отговори два дни по-рано.
2. „Стискам краен срок“
Когато отлагате заявка, хората често обичат да знаят защо. Помислете за това: ако някой спре до бюрото ви, за да се замине с мозъка, тя вероятно ще бъде изхвърлена, ако кажете „не“ и след това ще се върне обратно към клавиатурата си. Но има по-малка вероятност да се обиди, ако й кажете, че не можете, защото сте заети с подготовката за среща (или някакво друго напълно валидно извинение, като например приключване на проекти преди ваканцията).
Този отговор следва подобна логика. Споделяйки това, което е на чинията ви, вие правите възможно връзката ви да съпричастна с натовареността ви. Тя ще знае, че не я игнорираш; по-скоро сте заети и имате нужда от няколко дни, преди да можете да й дадете имейл на цялото си внимание.
Опитах този подход и открих, че хората оценяват, че дори отделих време да се върна в такова разрушено време. Вместо да ме разочароват или да ми изпращат имейл ден-два по-късно, за да търсят отговор, те ми пожелаха късмет и ми казаха да проверя отново, когато работи за мен.
3. "Бих искал да управлявам това от колега, който е извън офиса"
Това е друг ред, на който се натъкнах, просто като казвам истината. Повечето от екипа ми бяха извън офиса преди няколко седмици и затова трябваше да отложа всички отговори, които изискват вътрешна обратна връзка или одобрение.
Вместо да реагират така, както ги карах да обикалят наоколо, хората бяха - отново - много разбиращи. Всички сме имали онези работни дни, когато ръцете ни са вързани и тъй като сте споделили, че не можете да ускорите отговора си, няма причина другият човек да ви притиска да му пишете обратно.
Своевременно отговаряне на имейли си заслужава за всички участващи. Помага ви да изчистите входящата си поща и помага на другия човек да получи каквато и да е информация, от която се нуждае. И макар че невинаги е възможно да се даде пълен отговор, почти винаги е възможно да се каже нещо. Така че, пропуснете полуизмислен или прибързан отговор и изберете линия, която ще ви купи известно време. Това ще накара контакта ви да се чувства така, че наистина ви е грижа, и ще ви позволи да отделите време, което ви е необходимо за добра работа.
