Електронната поща едновременно революционизира професионалния ни живот и ги направи главоболие.
От страна на революцията способността да изпращате на хората своевременни съобщения - и да ги получавате точно пред лицата си по всяко време - е доста прекрасна. Можем да се свържем с другите, без да прекъсваме вечерите им, да ги събуждаме през нощта или да ги накараме да спрат насред среща, разговор или друго събитие, за да ни признаят. И все пак, в същото време ние осъзнаваме, че нашите съобщения вероятно ще бъдат видени след минути или часове след изпращането им.
От страна на пълното главоболие обаче, имейлът нарушава качеството ни на живот, способността да свършим работа и - за мнозина - всяко чувство за благополучие. Проучванията през последните години показват, че средният професионалист прекарва до една трета от работната си седмица първо във входяща поща. За заетите професионалисти, които не могат да си позволят да се откажат от една трета от дневните си часове, това също често се изразява в много късни нощни часове, прекарани в съобщения, само за да се събудят и да намерят десетки нови точно там, които чакат.
И след месеци или години от този цикъл, можете да си представите как човекът в края на получаването на вашият толкова важен имейл може да се почувства само мъничко отвращение, преди дори да го отвори.
И така, как можете да използвате този инструмент в своя полза - било то чрез активно търсене на работа или в ежедневния ви професионален живот - без да създавате развалини във входящата кутия на другата страна или да го накарате да се почувства погребан?
Стъпка 1: Попитайте себе си, „Това съобщение ли е достатъчно, за да заслужава имейл?“
Нека бъдем честни. Един разумен процент от бележките, които изпращате (особено страховитите чаровници „Мисля, че ще продължа напред, и всички CC“) вероятно не трябваше да бъдат изпращани. Можеше да изскочиш на бюрото на колегата си, да изпратиш бърз текст или да прецениш каквото е всичко от твоя самотен.
Така че преди да поръсите с пипер земята с комуникация, запитайте се „Трябва ли да се изпрати това?“ И веднага след това (ако приемете, че първият ви отговор е „да“), запитайте се: „Това ли е най-доброто средство за съобщението, от което се нуждая да предадат?"
Ако да, продължете.
Стъпка 2: Използвайте добре темата
Ако искате вашето съобщение да бъде получено благоприятно, прочетете бързо и, ако заслужите, отговори на това, направете това: Стратегирайте направо от темата.
Вместо да се хвърляте в някакъв загадъчен, прекалено използван или напълно скучен предмет (напр. „Проследяване“ или „Въпрос“ или „Нуждаете се от помощ“), вземете човека привет. Помислете за нещо от рода на „Препоръчано от Бил Смит - ролята на маркетинг мениджър“ или „навременна заявка - нужда от подпис до обяд в четвъртък“ По дяволите, ако съобщението ви е достатъчно кратко, направете целия имейл на темата („Може ли да ви заеме вашия офис @ 2 Премиер Днес? ”)
Важното тук е следното: Да приемем, че вашият имейл ще седи в буца с куп други хора във входящата поща на получателя. Убедителната тема ще помогне да се гарантира, че е прочетена (и е отговорила) навреме.
О, и странична бележка, запазете опцията „маркирайте тази спешна“ за наистина спешни ситуации. Най-бързият начин да дразниш някого е да „зачервиш знамето“ нещо, което е спешно за никого освен теб.
Стъпка 3: Улеснете нещата от другата страна
Като човек, който получава 100+ имейла всеки ден, много работя, за да улесня живота на хората, на които изпращам имейли. И аз го обичам като луд, когато правят същото за мен. Как конкретно можете да направите това?
Първо, ако бележката ви е по-скоро информационна, отколкото нещо, на което очаквате отговор, помислете да започнете с нещо от рода на „Не е нужен отговор - просто исках да ви уведомя, че…“
Това също ще облекчи тежестта на вашата пощенска кутия, защото другата страна няма да се почувства принудена да изпрати обратно бележка, казвайки: "Благодаря за това" или "Съобщение получено."
На следващо място, дръжте нещото възможно най-кратко. Преминете и проверете, преди да натиснете изпращане. Кратка ли е? Можете ли да изрежете нещо, което не е жизненоважно? Продължихте ли по бурен поток от мисли и завършихте с есе от 14 параграфа? Не изпращайте нещо тромаво, ако можете да получите същото съобщение с половината от копието.
Освен това, ако имате една или две точки „не може да пропуснете“, които се опитвате да направите, помислете за удебеляването им, така че рецензентът да ги види веднага. (Просто използвайте грижи - не искате да изглежда така, че крещя на човека.)
И накрая, работете като луд, за да поставите всичко необходимо за комуникация в един имейл, а не в пет. Случайно, „Ами сега! Забравих прикачения файл! “Или„ О, стреляй, още нещо… “хълцането се нарича човек. Обикновено изпращането на три или четири съобщения за бърз огън на един човек - тъй като не сте успели да съберете мислите си преди да седнете на компютъра си - няма да се разглежда като приятно.
Със сигурност не бива да избягвате да изпращате имейли напълно на някой от страх, че той ще бъде негодуващ, че сте се осмелили да попълните тяхната поща. Това е един от най-добрите инструменти за бизнес комуникация, които имаме, особено за тези от нас, които работят с хора в различни часови зони.
Но прилагането на стратегия във вашия подход - и да бъдете внимателни към получателя - определено ще ви помогне да увеличите максимално силата на съобщението и шансовете, че ще получите благоприятен отговор.
