Това е красива лятна петъчна сутрин и сте позиционирани за ранно бягство от офиса. След това проверявате входящата си поща и отметка. Може би се кълнете. Ето го - заглавието на съобщението в червено, възклицателният знак го маркира спешно. Мечтата ви за слънчев петъчен щастлив час на плажа се стопява, докато четете молбата, която е необходима до 16:00 днес.
Всички сме били там. Страховата пожарна тренировка - офисен жаргон за непредвиденото, неочаквано, високоенергийно проникване във вашия спокоен петък. Защото нека си признаем, противопожарните тренировки никога не се случват в добро време, нали?
Тези неотложни ситуации не просто се вписват в плановете ви да напуснете рано в петък следобед - те също често изтръгват останалата част от списъка ви със задачи. Изведнъж сте прекарали целия ден на една пожарна тренировка, а останалите задължения паднаха край пътя. Как да го поддържате заедно и да следите, когато тези бомби падат върху вашата производителност?
Независимо къде работите, тези спешни случаи несъмнено ще бъдат част от професионалния живот. Използвайте тези съвети, за да ги подходите с нова перспектива, за да можете да се движите по тях по-ефективно и да се възстановите по-бързо - и в идеалния случай да ги избягвате в бъдеще.
Изяснете заданието
Няма нищо по-лошо от това да се разкъсаш чрез задача за противопожарна тренировка и след това да ти бъде казано: „Това не е точно това, което исках.“
Когато се движите бързо, често забравяте да зададете въпросите, които ще осигурят ясно намерение за това, което трябва да доставите. И когато вашият мениджър изпада в паника, той или тя може също да не са 100% ясни. Задаването на добри въпроси - като следното - може да ви спести много време:
-
Какъв е проблемът, който се опитваме да разрешим? Това ще ви помогне да изясните какъв трябва да бъде евентуалният резултат. Преди да се потопите, искате да сте сигурни, че работата ви ще се справи с проблема.
-
Каква е точната доставка, която трябва да осигурим? Очаквате ли да създадете слайдове, електронна таблица, разказ или нещо друго?
-
Какво води до необходимостта да го завършите до 16:00? Шефът ви може да иска да го види до 16:00 - въпреки че не е до средата на следващата седмица - така че той или тя да имат време да го разгледат. В такъв случай той може да отвори прозорец за предоговаряне на времевата линия.
-
Какви други опции имаме? Може би вече е свършена работа, която може да бъде пренастроена и актуализирана, вместо да се създаде нещо от нулата.
-
Каква допълнителна информация ни е необходима, за да свършим това? След като вдигнете главите за спешна задача, помислете кой друг ще трябва да изтеглите, след което ги върнете в режим на готовност. Обадете се на Меган в счетоводството с глава нагоре, че ще ви трябват номера, или се обадете на Доринда в обслужването на клиенти, за да й уведоми, че трябва да вземе най-новите данни от проучването.
- Каква е възможната цена за преместването на всички на тази пожарна тренировка? Нека някой знае какво ще падне от чинията ви днес заради това развитие. Това ще ви помогне да определите дали противопожарната тренировка наистина трябва да бъде ваш приоритет или дали друг от вашите проекти трябва да задържа вниманието ви.
Повторно договаряне на времевата линия
Веднъж работех за мениджър, който беше решен да прекалява с доставчиците. Ако имаше три дни, за да включи нещо, тя щеше да изпуснем всичко и да го направим след няколко часа. Въпреки че този бърз обрат просто е предназначен да впечатли по-високите прозорци, той за съжаление означава противопожарни тренировки за всички останали.
Ако смятате, че това може да се случи, проведете разговор с шефа си. Вижте дали можете да преговаряте за времевата линия, така че да не е пълна крах на производителността, но все пак е направена по начин, който го прави да изглежда като рок звезда. Ако можете да си купите дори само допълнителни 24 часа, това прави тренировката по-поносима, като същевременно ви дава време да присъствате на първоначално планираната работа.
Не стреляйте за съвършенство, ако „First Pass” ще го направи
В ранната ми кариера пожарните тренировки бяха убийци, защото бях обсебен от работата, за да гарантирам, че е абсолютно перфектен. Тогава - след като прекарах няколко кръга, преработвайки го, - разбрах, че за противопожарните тренировки често е необходимо само „първо преминаване“ или груба първоначална тяга.
Преди да започнете работа по противопожарна тренировка, проверете къде ще свърши работата, когато приключите с нея. Ако не е за изпълнителен директор или клиент (все още), не се обсебвайте от него, опитвайки се да го направите перфектен. Противопожарните тренировки често позволяват първо преминаване при нещо, което може да бъде преразгледано и усъвършенствано по-късно.
Възстановяване бързо
Противопожарните тренировки могат да ви изхвърлят от това, върху което сте работили, дори и след като сте се справили с аварийните ситуации. За да се върнете бързо на път, винаги поддържайте видим и в реално време списък със задачи в ръка. В зависимост от това как работите най-добре и какъв таблет или смартфон използвате, разгледайте приложения като todoist, Google Keep, Any.do, Wunderlist или HabitRPG, за да следите вашите неизпълнени задачи.
Докато се занимавате с противопожарни тренировки, премествайте артикулите нагоре или надолу в списъка си в зависимост от това, което все още имате време за изпълнение. Това ще ви помогне да се почувствате продуктивни въпреки загубата на известно време.
Също така е полезно да имате няколко изпробвани хакчета за производителност в задния си джоб, за да ви помогне бързо да върнете инерцията си. Например, може би използвате метода Pomodoro, за да зададете таймер за 25 минути, след което да групирате всичките си (основни) задачи, свързани с имейл. След това направете същото за телефонни обаждания, след това същото за подготовка за срещите, които имате следващата седмица. Събирайки и оран чрез подобни задачи, ще възвърнете усещането си да свършите нещата въпреки пожарните тренировки.
Направете преглед след действия
След като образният дим се е изчистил, докато паметта на всички е свежа, разговаряйте с вашия екип какво се е случило и защо. Отборът има сляпо място? Дали лошото планиране се превърна в спешност на всички? Беше ли нещо, което можеше да бъде избегнато?
За да избегнете противопожарни тренировки в бъдеще, вашият екип трябва да разбере какво се е случило и да разбере какво можете да направите, за да не се случи в бъдеще.
Водете разговор с шефа си
Ако във вашия офис има постоянен модел на противопожарни тренировки, време е за разговор от различен вид. Помислете да насърчите шефа си да проучи модела и да види какво може да направи, за да намали честотата.
Бъдете фактически и директни: „Кармен, през последните три седмици имахме седем противопожарни учения, които извадиха екипа от ключови приоритети. В резултат на това нашите резултати по проекта ABC изчезнаха и това не изглежда добре за нас или за вас. Какво можем да направим, за да намалим тази зависимост от аварийните завои и да включим част от тази работа в нашия редовен план? “
Като посочвате честотата и цената на тези тренировки, може да успеете да създадете ново ниво на осведоменост. И като имате стратегия за възстановяване, няма да се почувствате, че сте прекарали целия ден в стресиране за това, което не сте направили.
