Всички сме имали онези дни.
Дните, когато пристигате в офиса в 9 часа сутринта, подготвени за производителност. Имате херметичен план за попълване на всичко в списъка си със задачи.
Следващото нещо, което знаете, е 18:30 и сте избили само едно нещо от вашия постоянно растящ списък. В този момент сте твърде уморени, за да правите нещо друго, така че оставяте да прекарате пътуването си до вкъщи, чудейки се къде е отишло през цялото време.
След като преживях това повече пъти, отколкото бих искал да призная, най-накрая спрях да мисля какво става.
Разбрах, че най-добрите намерения падат настрани, защото, е, никой не е остров: Всички имаме колеги, които се борят за нашето внимание, имейли, които никога не спират да идват, и срещи, които смучат през цялото ни време.
В култура, в която времето е на върха, най-ценните служители са тези, които не само управляват собственото си време, но и управляват ефективно времето на другите - като по същество си позволяват повече недвижими имоти през деня, за да си направят свои неща.
И така, начинът за подобряване на управлението на времето е решаването на проблеми за другите. Всичко е в това да помагате на хората да ви помогнат .
За да го разчупя по начин, който се чувства възможен, създадох три широки групи от хора, с които редовно общувате: новия ви наем, вашият съотборник и шефа ви.
1. Вашият нов наем: Помогнете им с приоритет
Присъединяването към нова компания е едновременно вълнуващо и изтощително. Повечето хора желаят да направят голямо влияние още в началото, за да докажат, че компанията е направила правилния избор при наемането им.
Но според моя опит - и като новото дете в блока, и като колега-ветеран - всичко е твърде лесно да се затрупате с информация, имена и системи. Това, от което се нуждае всеки нов служител, не е повече информация, а начин да го даде приоритет. По този начин те могат да влязат в най-важните аспекти на работата и да започнат да приписват с разбирането, че всичко останало идва с времето.
Може да звучи време, но е по-лесно, отколкото си мислите, и може да се постигне с кратко 30-минутно съвместно упражнение.
Опитайте това: Напишете всяка задача, която ще бъде помолена да изпълни. Посочете нивото на важност на задачите (високо, средно, ниско), най-добрият човек, който да задава въпроси (POC), и колко от времето си трябва да отделят за това (например 10% процента от седмицата ви).
Важно е да се внимава нивата и времето, които нещата трябва да отнемат, да се променят или да се развият. Идеята е да изложите всичко, което човек има нужда, което ще ви позволи да не се налага да изпускате всичко на всеки час, за да обяснявате и отговаряте на въпроси.
2. Вашият съотборник: Общувайте ясно и последователно
Независимо дали става дума за срещи без цел, за преработка на работа поради лоша комуникация или за изтриване на задачи без ясна посока, най-важното е, че времето се губи. Ако искате да се почувствате изпълнени, когато всеки ден излизате през вратата, трябва да намерите начин да намалите тези проблеми.
За да управлявате колега по начин, който повишава вашето управление на времето, ще трябва да се справите много добре в общуването.
Една от идеите е да изпратите предварително четене на тестето. Когато споделяте презентация, често нямате възможност да проведете продуктивен разговор при следващи стъпки или предприемане на действия, тъй като хората все още обработват информацията. Това води до множество срещи по линия.
Изпращането на презентацията рано облекчава безкрайния низ от срещи и непрекъснати вериги за електронна поща. Той също така насърчи хората да идват на срещата подготвени, което доведе до по-добра, по-фокусирана дискусия. Понякога дори съм установил, че мога да елиминирам срещата напълно, ако всички са подравнени.
3. Вашият мениджър: Собствените си работни потоци
Колкото по-възрастен човек става, толкова по-разтегнати се чувстват. В действителност обаче не е свежият работен обем, който е преобладаващ за шефа ви - това е тежестта да се чувствате отговорни за „всичко“ по всяко време. Това, за което всеки в тази ситуация жадува, е някой, който може да им помогне да компенсира психическия си стрес.
Като директен отчет има лесен начин да управлявате в този случай: Собствените си работни потоци.
Шефът ви трябва да може да ви предаде нещо и да не се притеснявате за това, докато не е на етап подписване или окончателно одобрение. Ако те могат да ви дадат задача и по същество смятат, че тя е проверена от списъка им със задачи, вие сте направили безценна. Вие не само им спестявате време, но и им предоставяте необходимото мисловно пространство и облекчение, за да се съсредоточат другаде.
Това изисква доверие, което е от ключово значение за получаването на свобода да задавате свой собствен график и граници. Ако вашият мениджър може да разчита на вас да си свършите работата, те ще се занимават по-малко с тактиката на това как вършите работата си: когато влезете, работното си време и т.н.
Не сте сигурни колко добре се подреждат уменията ви за управление на времето? Вземете този тест, за да видите колко далеч ще трябва да отидете, за да се подобрите. И не забравяйте ползата да се възползвате от златните си часове. Тази статия по тази тема обяснява как планирането на определени работни елементи през този период ще ви направи безумно продуктивни.
Ако подходите към управлението на времето от гледна точка на това да помогнете на вашите колеги да бъдат по-ефективни, това ще ви спести много повече време в дългосрочен план. Чувствате ли се като опитате това? Кажете ми какво мислите в Twitter.
