Като мениджър един от най-важните ресурси, който имате, е изпълнителен или административен асистент. Той или тя може да поддържа вашия ред в ред, вашия график на път и да взема някои от ежедневните задължения от чинията си.
Но нейната ефективност има много общо с вас - колко добре я тренирате, споделете очакванията си с нея и й дайте отзиви. Необходима е мисъл и планиране да се създаде среда, в която един асистент може да си свърши добре работата (особено за тези от нас, които сме свикнали да вършим всичко сами!).
Така че, независимо дали сте нов в управлението или не, ето няколко добри напомняния за това как да се възползвате максимално от този ценен ресурс.
1. Въоръжете се с нея или с нея за успех
Вашият административен асистент е там, за да улесни живота ви - но тя няма да може да го направи, освен ако не знае как точно, може да помогне. От начало се уверете, че й отделяте достатъчно време, обучение и ресурси, за да се отличи. Предоставете инструкции за това, от какво се нуждаете и кога имате нужда, заедно с конкретни примери за това, което търсите. Това е особено вярно, ако асистентът ви е нов - но признайте, че дори и да е ветеран, може да искате нещата да се правят по различен начин, отколкото е направил последният й шеф. Ясното и предоставяне на основите създава и двамата за ефективност и успех.
2. Изградете доверителни отношения
Планирайте да се срещате редовно с вашия асистент, за да обсъждате текущи проекти и актуализации на състоянието. Уведомяването й какво се случва на други нива на компанията ще й помогне да разбере как работата й се вписва в по-широката картина. И когато тя може да оцени повече за това, което правите, тя ще бъде в състояние да идентифицира допълнителни начини да ви помогне да постигнете целите си.
3. Дайте (и вземете) обратна информация
Ако асистентът ви направи нещо, което не отговаря на вашите очаквания, не просто се разочаровайте - посочете къде сте били недоволни и предлагайте предложения за това как трябва да се работи по различен начин в бъдеще.
Това, което е също толкова важно, е отварянето на нейната обратна връзка. Компанията е различно място от нейната гледна точка, така че позволяването й да споделя открито своите мисли и предложения може да ви даде ценна информация. Плюс това, може да имате лоши навици, които не осъзнавате - като например давате противоречиви устни и писмени инструкции или не давате достатъчно известие, когато искате резервирана голяма конферентна зала -, която можете да промените, за да улесните и двата си живота.
4. Покажете своята благодарност
Страхотен асистент облекчава натовареността ви и ви прави да изглеждате добре, така че бъдете щедри с похвали, когато се наложи. Събития на служители или офис е чудесно място за публично показване на оценката ви, но също така никога не пренебрегвайте възможността да покажете своята благодарност с проста, словесна „страхотна работа“. Можете също така да го почерпите с случайно капучино или двойка билети за филм. Добрият работодател знае, че щастливите служители правят живота на шефовете им много по-лесен!
5. Дръжте го професионално
Освен ако не е посочено по време на интервюто за работа, всичко, което поискате от административен асистент, трябва да бъде пряко свързано с корпоративната мисия. Макар че предлагането на кафе на клиент или вземането на офис консумативи на връщане от обяда не е нетипична заявка, задължителни предмети като резервиране на следващата ви зъболекарска среща или поръчване на предстоящото четене за вашия клуб за клуб е ваша отговорност, а не нейната, Тя е наета да ви помогне в професионалната сфера - така че продължавайте така.
Не забравяйте, че колкото повече помагате на асистента си да върши добре работата си, толкова по-лесно ще е тя да ви помогне с вашата. Бъдете най-добрият мениджър, който можете да бъдете и ще настроите и двамата за успех.
