Не е ли досадно, когато отделите време, за да изпратите добре обмислен имейл на колега, който излага различни проблеми на проекта и възможните решения и в отговор получавате „Звучи добре“ или „Работи за мен“.
Вероятно реагираш, като крещиш. Или искаш да крещиш, но вместо това втренчено се взираш в компютъра си. Но знаейки това, колко често прекъсвате бързите отговори в усилията си да прочетете всички непрочетени съобщения?
Повярвайте ми, когато кажа, че разбирам злоупотребата, която е вашата пощенска кутия. Точно когато мислите, че сте до нула нови съобщения, още три се появяват сякаш от магия. Ето защо толкова бързо отговаряте - печатни грешки, смесени съобщения и въпроси без отговор.
Но ако се дразните, когато някой ви прави това - защо го правите на други хора?
Когато вземете преки пътища и просто прегледате съобщение, преди да отхвърлите прибързания отговор, рискувате сериозно да дразните вашите колеги (или по-лошо, клиентите). Вместо да изпращате отговори, които заплашват да ви се сторят мързеливи или неистови - нито е печеливша характеристика - направете усилие да покажете, че обръщате внимание.
Това е наистина толкова лесно, колкото:
- отделяйки време да прочетете всяко съобщение в неговата цялост
- двойно проверете дали отговаряте на всякакви въпроси
- корекция преди да натиснете изпрати
И ако отидете отвъд това и направите нещо като да очертаете следващи стъпки или доброволно да последвате, може да направите деня на колегата си.
Това е истинската тайна за писане на по-добър имейл. Като отделите време да прочетете напълно това, което е във входящата ви поща, преди да заснемете отговор, не само ще подобрите репутацията си, но и ще спестите лице с колеги, клиенти и шефа си.
