Създадохте това, което смятате за идеалния имейл. Приятен е - но не е твърде дружелюбен. Добре е организиран с удебелени секции и точки от куршуми. Дори сте се хвърлили в очарователни емоджи за добра мярка.
Натискате „изпрати“ върху този ваш шедьовър и изчаквате неизбежните отговори да започнат да се включват. Изчаквате един час, след това четири часа, след това два дни. Всичко, което сте чули в отговор на вашето идеално излъскано послание? Щурци - и звукът на вашето собствено безсилие, отеквайки в мозъка ви.
Какво дава? Мислехте, че спазвате всички изпитани и верни правила за електронна поща. Четирикратно проверявате дали сте го изпратили на правилните получатели. Дори го четете за 800-и път, за да гарантирате, че нищо не може да бъде разбрано погрешно като грубо или пасивно агресивно. И така, защо в замяна получавате само радио мълчание?
Забавете се - може да го преодолеете. Всъщност може да се окаже, че имейлът ви е твърде дълъг .
Твърде дълго?
Развълнувате ли се, когато трябва да се прокрадвате по имейл, който е толкова гъст, че ви дава спазъм на ръка от превъртане толкова много? Вероятно не. Вероятно е и вашите получатели да се чувстват по същия начин.
Според проучвания, проведени чрез разширение по имейл, Boomerang, идеалната дължина е някъде между 50 и 125 думи. Съобщенията в този диапазон дават процент на отговор над 50%.
Как точно изглежда тази дължина? Погледнете отново нагоре към „Твърде дълго?“ И след това спрете очите си тук . Това е 87 думи, което е smack dab в средата на диапазона, в който искате да бъдете.
Бумеранг установява, че степента на отговор намалява от 50% за имейлите със 125 думи, до 44% за имейлите от 500 думи. За съобщения, които бяха невероятни 2500 думи или повече? Коефициентите на отговор взеха истински носсив - до под 35%.
Виж какво имам предвид? Онези дългодушни съобщения, които сте изкарали, вероятно ще досаждат на хората до сълзи. По-добре е да държите нещата кратки (но не твърде къси - в края на краищата искате да останете над тези 50 думи).
Как да свиете имейлите си
"Но всичко, което казвам, е супер важно", мърмориш на себе си в момента. Повярвай ми, разбирам го - и самият аз мога да бъда доста сложен писател. Въпреки това, тъй като правя своя жив низ на букви, успях да науча няколко трика и тактики, които ми помагат да поддържам дължината в проверка.
1. Потърсете запетаи
Това е един от любимите ми трикове, който да използвам, когато знам, че трябва да отрежа малко писане. Сканирам обратно през цялото парче, като държа очите си отлепени за всякакви запетаи. Въпреки че често могат да бъдат включени в списъци, ще ги намерите и след много кратки уводни фрази (вече използвах доста от тях в тази статия).
Когато се опитвате да поддържате нещата кратки, тези фрази могат лесно да бъдат премахнати - без да жертвате на цялостното си съобщение. От фрази като „Само за да е ясно“ до „В случай, че се чудите“, до дори едно просто „Излишно е да казвате“, те са ненужни квалификатори, които само заемат ценни недвижими имоти.
2. Премахнете прилагателните и наречията
Изтриването на цветни прилагателни и безполезни наречия от неприятно дългия ви имейл може абсолютно да го съкрати. Искате пример? Извадете ги от това първо изречение и ви остава „Изтриването на прилагателни имена и наречия от имейла ви може да го съкрати“.
Да, те могат да внесат малко дружелюбност и разговорен тон на вашите съобщения. Но когато търсите да намалите броя на думите си, те трябва да бъдат едно от първите неща. В крайна сметка е напълно възможно да пишете по-кратки имейли, без да излизате толкова студени или груби.
3. Прецизирайте фокуса си
Ако преминете през двете стъпки и все още се окажете над тази граница от 125 думи, може да се опитвате да покриете твърде много. Бихте ли по-добре да разделите нещата на различни, по-кратки съобщения?
Вместо да изпратите на целия си екип пропуск, който обсъжда подробностите от скорошния ви проект, пита идеи за пикника на компанията, а също така напомня на всички, че идва рожденият ден на шефа ви, изберете една тема и се придържайте към нея. Вашият имейл не само ще бъде по-кратък, но и по-организиран.
Вземете го от мен, знам, че съкращаването на писането ви не винаги е лесна задача - има причина Уилям Фолкнер да го нарече „убийство на любимите си“.
Ако все още се мъчите да избегнете писането на Война и мир , попитайте си това: Ако тази тема е толкова мащабна, най-подходяща ли е електронната поща? Или трябва да вдигнете телефона, да насрочите среща или дори да създадете Google Doc, където всеки да може да си сътрудничи - вместо да запушвате пощенските кутии на всички?
Въвеждането на това предварително обмисляне, заедно с горните три съвета, ще означава, че имейлите ви са кратки, до момента и - най-важното - да отговарят.
