Аз съм професионалист при достигане на нула във входящата кутия. С казаното, все още не съм далеч по стълбата, така че получавам само шест имейли на час.
Но като започнете да се изкачвате по редиците, този номер на уведомление става все по-голям и по-голям. И по-важното е, какъв е и броят на другите отговорности, които поемате. По принцип имейлът се премества в долната част на списъка „неща, които трябва да направите“, защото трябва.
Това обаче не спира съобщенията да се трупат. Докато много хора използват приложения и хакове за управление на потока, изпълнителният директор Том Патерсън предприема друг подход. Според една от най-високо оценените статии на LinkedIn за годината, той решава този проблем, като използва съобщение на OOO, докато е в офиса :
Доста умен, нали? Като мениджър това му позволи да се съсредоточи върху нещата, които имат значение, като едновременно с това насърчи екипа му да решава собствените си проблеми. Бети Лиу, топ влиятел на LinkedIn и автор на статията, обобщава защо този подход работи толкова добре:
„Въпроси, които изглеждаха неотложни, са решили сами без 200 имейла, прелитащи през терен„ Отговори на всички “. Неща, които наистина бяха спешни телефонни разговори. И ако хората на Том знаеха, че той трябва да бъде прекъснат само за наистина важни въпроси, те го взеха върху себе си, за да вземат свои собствени решения. Нищо от това нямаше да се случи, ако Том беше на разположение през цялото време по имейл, за да се грижи за всеки малък детайл. “
С това казано, вие вероятно не сте изпълнителен директор - което означава, че тази техника може да не работи за вас и дори може да дразни някои хора над и под вас. Но това подсказва, че има начини, по които можете да използвате и съобщения на OOO, за да ви помогне.
Например, когато сте на път да отидете на почивка, можете да настроите съобщението си в OOO ден по-рано, за да намалите ненужните връщане назад. Или можете да създадете автоматичен отговор, който да излизате всеки уикенд, за да обучите шефа си да изпраща по-малко съобщения след работно време. Или можете да го използвате един следобед за вашия вътрешен екип, когато се опитвате да приключите с огромен проект и няма да имате време да отговорите на неотложните въпроси.
Изглежда така:
Прекарвам този следобед за попълване на тримесечния отчет за данните. За да го направя навреме (и за да изглежда добре за всички ви хора), аз отговарям само на спешни имейли между 13:00 и 18:00 днес. След това ще се върна на всички. Благодаря за разбирането!
Моята гледна точка? Не е нужно да сте изпълнителен директор, за да поемете контрола над входящата си поща. Просто трябва да сте готови да намерите подход, който има смисъл за вас (и вашия екип).
