Ако някога сте работили в офис, знаете, че срещите са черната овца на работните задачи. Обичаме да ги мразим и се стремим да ги премахнем завинаги и въпреки това продължаваме да ги имаме - отново и отново, докато не се чудим защо се прекарваме толкова време в тях.
Всеки има своите тайни за навигиране на трудния пейзаж на срещите (а някои са по-добри от други.)
И така, закръглих стратегии за намаляване на натоварването на вашите срещи (и увеличаване на вашата производителност) от четири успешни лидери на компанията. Кой знае, може да успеете да изпробвате някоя от тези тактики в собствения си офис!
1. Създаване на времена
Това е най-старият и лесен трик в книгата за всеки, който се бори да насрочи работата с главата надолу.
И работи за Andrew Fingerman, главен изпълнителен директор на PhotoShelter:
„От малко повече от година отказвам да провеждам срещи преди обяд. Влиянието върху производителността ми беше изумително. Като някой, който също има ADHD, установих, че сутрините са наложителни за работа, която изисква най-високото ми ниво на критично мислене. Така че, ако някой отчаяно има нужда да се срещне с мен сутрин, аз почти винаги отказвам и вместо това питам дали можем да изберем време следобед. Единственото условие, при което ще спася, е дали срещата идеално се приведе в съответствие с основните ми приоритети. "
В The Muse сме възприели подобна стратегия, като прилагаме „Победителни сряди“, където от 9:00 до 13:00 в сряда никой от компанията не е позволен да насрочва срещи.
„Най-често срещаните оплаквания бяха, че хората не разполагат с достатъчно последователно време за мислене, защото срещите ще прекъсват толкова често“, казва нашият вицепрезидент за хора и таланти Тони Томпсън. „Има няколко срещи, за които хората ми казаха, че не могат да спрат, но ако усилията намалят дори до 70% от непродуктивните срещи и заменят тези с много производителност, креативност и здрав разум на служителите, струва си.“
2. Да имаш срещи само един ден в седмицата
Матан Грифел е съосновател и изпълнителен директор на One Month. За да разреши проблемите си със собствените си срещи, той реши, че вместо да блокира определени времена, ще блокира всеки ден освен един.
Противно на собствената система на Muse, Грифел провежда срещи единствено в сряда: „Не се занимавам много с това. Ако някой поиска да вземе кафе във вторник, ще попитам дали сряда работи вместо това. Ако тази сряда е напълно резервирана, ще попитам за следващата сряда (Понякога се налага да резервирам две или три сряди навън) “, казва той в скорошна статия на Forbes . Изненадващо просто, нали?
Резултатът, според него, не е просто огромни блокове от време, за да се съсредоточи върху други задачи, но и че „принуждаването на хората да чакат до сряда често филтрира маловажните срещи. Това ще премахне хората, които искат част от вашето време, но не желаят да го чакат или да работят в рамките на вашия график. Това е чудесно за мен, тъй като така или иначе не искам да се срещам с тези хора. "
3. Ревизирайте редовно календара
„Ние редовно преразглеждаме срещи на тримесечна основа, за да преработваме графиците на срещите, когато е необходимо“, казва Дина Алобейд, директор по комуникациите в Greenhouse. Това означава, че на всяко тримесечие всеки от компанията разглежда своя календар и решава дали определени дискусии могат да бъдат преместени в друг канал.
Можете лесно да направите това със собствен график. За да помогне за ограничаването на срещите, които се случват и не се случват, Alobeid предлага да се намали времевата рамка: „Започнете с 30-минутни срещи и ги намалете до 20 минути, когато е възможно; същото важи за 60 минути, защо да не опитате 45? “Може да откриете, че можете да постигнете точно толкова за по-кратко време, ако не чрез имейл или документ на Google.
Освен това тя казва: „Прекарайте време в понеделник, като очертаете какво искате да постигнете тази седмица и кои срещи трябва да се случат, за да свършите работата и да преместите определени проекти напред.“ Ако те не се чувстват в съответствие с вашите приоритети, премахнете тях.
4. Провеждане на среща за почистване
Алекс Вила, главен оперативен директор на Healthify, поема горепосоченото още повече, като организира „чистка за срещи“ в неговата компания:
„Това е специфичен момент на всеки шест до девет месеца, при който изтриваме 100% от повтарящите се срещи и правилата за институти, чрез които те могат да бъдат добавени обратно.“
И така, какво точно означава връщане на среща в календара за Вила и неговия екип? „За неповтарящи се и срещи с клиенти, можете да запазите или изтриете срещата по ваша преценка. Изтритите срещи не могат да се добавят обратно поне две седмици. След тези две седмици можете да добавите срещата само ако повечето от присъстващите активно искат да бъде върната (лобирането за вашите собствени срещи е забранено!) “
Отговорът на компанията му беше невероятно положителен, въпреки че беше толкова плашеща молба: „Всеки го обича и няма търпение да изтрие всичко. Без да признаете проблема, започвате да имате неловката ситуация, когато никой не иска да бъде този, който да каже: „Тази среща не е полезна, можем ли просто да я отменим?“ В крайна сметка преминаваме през цикли на оптимално представяне, при които хората постигат добър баланс от възможността да си сътрудничат, като все още имат време да правят индивидуалната си работа. "
Макар че всички членове на вашия екип на борда с този план могат да бъдат трудни, струва си да се тествате за по-малки срещи. Говорете с колегите си относно премахването на неотложните проверки за няколко седмици и вижте дали това изобщо се отразява негативно на работата ви.
Решаването на претоварването на срещата наистина се свежда до приоритизиране на натовареността ви, поради което горните стратегии са толкова ефективни.
