Всички сме били в края на онези имейли, които буквално вдъхновяват дима, за да започнат да ни душат от ушите.
Една минута сте напълно спокоен, хладен и събран. Но, когато вашата пощенска кутия умира? Това едно на пръв поглед невинно съобщение ви тласка право през ръба.
Преди да го разберете, сте отхвърлили брутален и кратък отговор, който казва нещо като: „Сериозно, Джанет, колко пъти трябва да ти кажа да разменяш номера в горния ъгъл на електронната таблица ?! Това става РИДИЧНО. “
Cringe, нали? Обикновено сте достатъчно мъдри, за да направите пауза и да се съберете, преди да отговорите. Но днес? Е, Джанет и нейната некомпетентност в електронните таблици се получиха най-добре от вас - и вие отговорихте, преди да имате възможност да вдъхнете своя къс предпазител.
Знаеш, че имейлът ти е бил груб и може би малко по-агресивен от искания разговор. И така, как можете да се откажете от тази ситуация - без да си спечелите репутация на колегата, който ще загуби хладнокръвието си за момент?
Е, започнете с отговора (възможно най-скоро!) На същия този имейл със съобщение, което прилича много на този.
Шаблон за имейл Как да проследим след изпращане на груб имейл
В нашия пример за онази досадна Джанет и нейната неспособност да попълни правилно тази рутинна таблица, ето как би изглеждал последващ имейл с необходимите подробности.
Проба
Ето едно важно нещо, което трябва да се отбележи: Въпреки че можете и трябва да дадете кратко обяснение защо отговорът ви е бил груб, запазете това доста общо и се противопоставяйте на желанието да се изтръгне от куп извинения.
Получателят на вашето прекалено ядосано съобщение вероятно няма да се интересува от факта, че сте запънали пръста на краката си тази сутрин, имате лошо храносмилане и колата ви няма да започне по пътя към обяда на клиента ви - той или тя просто иска да знае че сте наясно със своята безчувственост и сте готови да бъдете отговорни за собствените си действия.
За съжаление, няма начин да си върнете този лош маниер на свой гръб (това би било хубаво, нали?). Но незабавното проследяване с извинителен имейл трябва да помогне да се изгладят нещата и да се отмени част от тези щети, които сте причинили с твърде далеч времето за реакция.
